明日は2011年の全国ホームオフィス整理デーです。多くの人が、デスクの上で山積みになっている書類や領収書を整理したり、論理的なファイリング システムを実際に導入したり、物理的なオフィス環境の風水を何らかの方法で調整したりすることに集中するでしょうが、デジタル オフィス、つまり PC を整理する時間を取ることも同様に重要です。
PCはオフィスの生産性向上の中心です。オフィスの心臓部であり魂とも言えるPCが乱雑に散らかっていると、他のすべてが台無しになってしまいます。System Mechanicの開発元であるioloの協力を得て、PCを整理整頓するための5つのヒントをご紹介します。
1.アンインストール。不要になったプログラムや使用しなくなったプログラムはアンインストールしましょう。これらのプログラムはハードドライブの容量を消費し、メモリにロードしてシステムリソースを浪費する可能性があります。また、使用していないソフトウェアにパッチやアップデートを適用する可能性が低いため、セキュリティリスクにつながる可能性があります。一部のソフトウェアアプリケーションでは、スタートメニューフォルダにアンインストールオプションが用意されています。しかし、まずはWindowsのコントロールパネルの「プログラムと機能」からアンインストールするのが最適です。
2.削除。使用していないファイル、古いファイル、重複したファイル、メール、メールアドレス、ブックマーク、お気に入りを削除しましょう。全米家電協会によると、平均的なアメリカ人成人は1,800以上のデジタルファイルを所有しています。重複ファイル、使用していないファイル、古いファイルなど、ハードドライブの容量を不必要に消費し、必要なファイルの検索に時間がかかり、プロセッサとハードドライブに負担をかけるファイルを考慮すると、その数は劇的に増加します。Windowsのディスク クリーンアップ ユーティリティは、ハードドライブから不要なファイルを特定して削除する優れた方法です。
3.クリーンアップ。不要なプログラムをアンインストールしたら、レジストリも必ずクリーンアップしましょう。無効または古いレジストリ設定は、コンピューターの起動時間を遅くし、動作中に奇妙な遅延やフリーズを引き起こす可能性があります。Windowsのレジストリをいじることは、やり方を間違えると壊滅的な結果を招く可能性があり、不要なレジストリエントリを特定して削除するのは言うほど簡単ではありません。この点では、System Mechanicのようなサードパーティ製ツールの使用が効果的です。
4.整理整頓。ファイルを整理しましょう。不要なプログラムをアンインストールし、使用していないファイルや重複ファイルを削除し、レジストリをクリーンアップしたら、残りのファイルを整理整頓しましょう。論理的なファイル名付けシステムを使用し、意味があり、覚えやすくアクセスしやすいフォルダにファイルを保存します。ファイルは時系列、顧客別、プロジェクト別など、整理整頓された状態を保ちながら、自分にとって最も使いやすいシステムを見つけてください。
5.カスタマイズ。コンピューターをカスタマイズしましょう。パーソナライズすることで、物事を記憶しやすくなり、整理整頓しやすくなります。さらに、ニーズに合わせて設定されたコンピューターがあれば、「ホームオフィス整理デー」後だけでなく、一年を通して整理整頓された状態を維持できる可能性が高くなります。様々なツールを自由に使いこなし、右クリックで様々なツールを選んでみてください。まずはコントロールパネルから始めましょう。
パソコンを整理整頓するには、以下の5つのヒントに従ってください。パソコンの状態によっては大変で面倒な作業になることもありますが、より効率的かつ効果的に作業できるようになると、その努力は報われるでしょう。
