Excelは、複雑で貧弱なレポート機能（現在も利用可能です）を改善するためにピボットテーブルを作成しました。ピボットテーブルとは、Excelが複雑な複数ファイルのスプレッドシートデータからより優れたレポートを作成するために使用するツールの集合体です。スプレッドシートデータベースに対してフィルター処理、並べ替え、再編成、計算、集計を行い、特定の情報をレポートに抽出します。
例えば、スプレッドシートに25個のフィールド列が含まれていても、レポートに必要なのはそのうち4つのフィールドだけです。ピボットテーブルツールを使えば、文字通り数秒でデータを精査できます。これは、Excelの従来のレポート機能と比べて大幅に改善されています。
これから説明するタスクを簡単に練習できるように、この記事で使用するすべてのデータを含むダウンロード可能な Excel ブックを作成しました。
ダウンロード
これは複数のスプレッドシートを含むワークブックで、その内容はリレーショナルデータベース、レポート、ピボットテーブルでのExcelタスクの練習に使用できます。JD Sartain
ワークブックをダウンロードしない場合は、記事「Excel データベース: リレーショナル テーブルの作成」を開き、手順に従ってサンプルのリレーショナル データベースを作成します。
単一の「フラットファイル」ピボットテーブルレポート
ピボットテーブルとは、「テーブルとして定義された」スプレッドシートであり、ピボットテーブルツールはこれを使用して、フラットファイルと複数ファイル（リレーショナル）データベースの両方でカスタムレポートを作成します。非常にユーザーフレンドリーなフィルタリング機能も備えたこの強力な機能は、1つの記事で十分に網羅するにはあまりにも広範です。そのため、この記事では単一の「フラットファイル」ピボットテーブルレポートについて解説します。その後、複数ファイル「リレーショナル」ピボットテーブルレポートについても解説します。
1. データベースファイルを開き、「違反」タブをクリックします。カーソルをC列（違反料金）に置きます。下矢印（右側）をクリックし、「最小から最大へ並べ替え」を選択して、「OK」をクリックします。
2. 矢印をもう一度クリックし、「数値フィルター」 > 「より大きい」を選択します。
3. 「カスタムオートフィルタ」ダイアログウィンドウで、「違反料金」というフィールド名が、「違反料金が次の値より大きい」というプロンプト（最初の入力ボックスに表示されます）の下に表示されます。2番目の入力ボックスの横にある下矢印をクリックし、ドロップダウンリストから「$200.00」を選択します。
JD・サーティン / PCワールド200ドルを超える違反料金 の抽出
4. 「デザイン/テーブルツール」タブをクリックします（テーブルがアクティブな場合のみ表示されます）。「ツール」グループの「ピボットテーブルで集計」ボタンをクリックします。
5. [ピボット テーブルの作成]ダイアログ ウィンドウで、 [テーブル範囲]フィールド ボックスに現在のテーブル「VIOLATIONS」を入力します。
6. 次のフィールド ボックスの「ピボット テーブル レポートを配置する場所を選択してください」で、[新しいワークシート] の円をクリックし、[OK]をクリックします。
7.右側のピボット テーブル フィールドパネルに注目してください。
JD・サーティン / PCワールドピボットテーブルで要約する
Excel では、ピボット テーブル フィールド リストが表示され、次のようなメッセージ ヘルパー ボックスが表示されます:「レポートを作成するには、ピボット テーブル フィールド リストからフィールドを選択してください。」
8. この最初のレポートでは、ライセンス番号、違反の種類、違反料金、違反日の4つのフィールドのチェックボックスをオンにします。Excelは入力した数値フィールドを集計し、レポートを作成します。
注：このパネルの下部にあるオプション（フィルター、列、行、値）にご注目ください。矢印をクリックすると、「行」と「値」の下にあるフィールドボックスが開きます。各フィールドに用意されているオプションにご注目ください。これらの機能については、今後の記事で詳しく説明します。
9. Excel が運転免許証番号でソートされた美しいレポートを作成します。違反の種類は各免許証番号の下にアルファベット順に並び、違反の種類ごとに罰金が記録されます。さらに、免許証番号ごとに小計が計算され、下部に総計が表示されます。このレポートに必要なフィールドの横にあるチェックボックスをクリックするだけで、あとは Excel が自動で処理してくれます。素晴らしいですね！
JD・サーティン / PCワールドレポート: 違反行為と罰金、ライセンス番号別
レポートが完成し、クライアントに渡すと、「各ドライバーが獲得したポイント数を確認したい」と言われます。問題ありません。ピボットテーブルレポートにフィールドを追加するのは、チェックボックスをクリックするだけです。
10. 現在のレポートの任意の場所にカーソルを置いて、ピボット テーブル フィールドパネルをアクティブにします。
11. 「ポイント」フィールドのチェックボックスをクリックします。
12. レポートは即座に更新されます。違反点数は各違反の横に表示されます。Excelはライセンス番号ごとに点数を合計し、下部に総計を表示します。これにより、違反料金の以前の合計額は変更されません。
JD・サーティン / PCワールドレポート: 各違反のポイントがリストされ、ライセンス番号ごとに合計されます
13. リボンメニューにタブが追加されていることにもご注目ください。「ピボットテーブルツール：分析とデザイン」です。上記の機能はすべて「分析」タブで利用できます。さらに、「ピボットグラフ」と「おすすめピボットテーブル」も利用できます。
14. 「おすすめのピボットテーブル」ボタンをクリックします。Excelは、このテーブルのフィールドに基づいて、さらに7つのレポートを提案します。これらのレポートのいずれかを使用する場合は、それを選択して「OK」をクリックします。
JD・サーティン / PCワールドテーブル内のフィールドに基づいて提案される追加のレポート
15. [デザイン]タブをクリックすると、リボン メニューが [デザイン] メニューを反映して変わります。
16. レイアウトグループの最初の4つのボタン（各選択項目の下には追加オプションのサブメニューがあります）には、カスタマイズ可能な追加機能があります。各項目をクリックして、選択内容がレポートにどのように影響するかを確認してください。現在のレポートレイアウトは「コンパクトフォーム」と呼ばれています。
小計: 小計を表示しない、すべての小計をグループの下部に表示する、すべての小計をグループの先頭に表示する、フィルターされた項目を合計に含める
総計: 行と列の両方をオフにする、行と列の両方をオンにする、行のみをオンにする、
列のみオン
レポートレイアウト: コンパクト形式で表示、アウトライン形式で表示、表形式で表示、
すべてのアイテムラベルを繰り返す、アイテムラベルを繰り返さない
空白行: 各項目の後に空白行を挿入、各項目の後に空白行を削除
JD・サーティン / PCワールドレイアウトグループの追加の書式設定オプション
17. ピボットテーブルスタイルのオプショングループにある「行ヘッダー」、「列ヘッダー」、「縞模様の行」のボタンをオンにします。ヘッダーはレポートを正確に読むために必要です。縞模様の行は、表内のデータを読みやすくするために、1行おきにハイライト表示または色付けされます。
18. 次に、「ピボットテーブル スタイル」グループに移動します。小さな下矢印をクリックすると、多彩なテーブルスタイルのサブメニューが表示されます。プロジェクトに合ったスタイルを一度クリックするだけで、すぐに変更されます。いくつかの異なるスタイルを試して、色や書式設定によってテーブルがどのように変化するかを確認してください。
19. 「ピボットテーブルスタイル」サブメニューの最後の2つのメニューオプション、「クリア」と「新しいピボットテーブルスタイル」に注目してください。後者を選択すると、「新しいピボットテーブルスタイル」ダイアログウィンドウが開き、数十種類の書式設定機能を使用して独自のカスタムスタイルを作成できます。
JD・サーティン / PCワールドカラフルなピボットテーブルスタイルを選択して、テーブルを美しく演出します
20. 下部にあるスプレッドシートタブをダブルクリックし、レポートに名前を付けて、ファイルを保存します。
ヒント：現在のレイアウトに満足できない場合は、ピボットテーブルフィールドパネルのレイアウトを変更できます。歯車アイコンの横にある矢印をクリックし、5種類のレイアウトから1つを選択してください。また、タスクパネルのオプション（移動、サイズ、閉じる）を変更することもできます。Xアイコンの横にある矢印をクリックし、これら3つのオプションのいずれかをクリックしてください。
注: Excelは非常に人気が高いため、多くのサードパーティベンダーがツールキット、レポートジェネレーター、グラフィック効果プラグイン、そして様々な機能を実行する独立したプログラムなど、数多くのアドインプログラムを開発しています。「ファイル」 > 「オプション」 > 「アドイン」をクリックすると、既にインストールされているアドインアプリケーションの一覧が表示されます。その中から1つを選択し、その機能を試してみてください。きっと、なくてはならない便利なツールが見つかるかもしれません。
JD・サーティン / PCワールドアウトライン形式と表形式のレポートレイアウト
