リストにデータをまとめるときには、「先月、西海岸のオフィスではどれだけの収益が得られたか？」や「昨年、各四半期に各オフィスで対応した顧客の平均数はどれくらいだったか？」などの質問に答える必要があることがよくあります。
Excel のピボットテーブル (Microsoft ではピボットテーブルとピボットテーブルを一緒に使用しますが、他のスプレッドシート プログラムでもピボットテーブルが見つかります) を使用すると、このような種類の回答が得られます。
データをカテゴリ別にグループ化したいですか？ピボットテーブルをご利用ください。個人別、四半期別、カテゴリ別に結果を比較したいですか？ピボットテーブルをご利用ください。「何人？」や「いくら？」で始まる質問にも、ピボットテーブルなら答えられます。これらのタスクやその他のタスクを実行する方法をご紹介します。
この記事で紹介する例を実際に試してみたい場合は、https://www.pcworld.com/downloads/file/fid,239492-order,4/description.html を参照してください。
ピボットテーブルとは何ですか?
ピボットテーブルは、リストをシンプルな形式にまとめるためのExcelツールです。リストからピボットテーブルを作成し、どのフィールドを列に配置し、どのフィールドを行に配置し、どのデータを集計するかを定義します。スプレッドシート内のすべてのデータを使用する必要はありません。質問の答えを見つけるために必要なデータとフィールドだけを使用すれば十分です。ピボットテーブルを作成すれば、質問の答えがすぐにわかります。後からピボットテーブルを並べ替えることで、別の質問に答えるために再利用できます。
ピボットテーブルを作成する
ピボットテーブルを作成する前に、答えたい質問、またはデータから抽出したい情報を検討してください。このステップによって、テーブルの構成方法が決まります。
このワークシートのデータと、「2011 年の各四半期に開発部門からどれだけの利益を得たか」という質問について考えてみましょう。
ピボットテーブルを作成するには、データリスト内の任意の場所をクリックし、「挿入」タブを選択して「ピボットテーブル」をクリックします。Excelは、見出しを含むデータを含む領域を自動的に選択します。領域が正しく選択されていない場合は、領域をドラッグして手動で選択してください。ピボットテーブルは新しいシートに配置するのが最適です。場所として「新しいワークシート」をクリックし、 「OK」をクリックします。
この時点で混乱するかもしれません。ピボットテーブルを作成したことがない方は、この画面に表示されているものは何一つ馴染みがないからです。しかし実際には、見た目よりも簡単です。「ピボットテーブル フィールド リスト」パネルには、その名の通り、リストのフィールドが含まれています。パネル下部のボックスでフィールドを配置するだけです。これで、左側の図がピボットテーブルになります。
画面右側のピボットテーブルフィールドリストで、「四半期」、「カテゴリ」、「手数料」のチェックボックスをクリックします。これらは、「2011年の各四半期の開発収益はいくらだったか」という質問に答えるために必要なデータです。これを行うと、Excelが自動的にピボットテーブルを作成します。データが希望どおりに並べられていないかもしれませんが、簡単に修正できます。
例えば、カテゴリを列、四半期を行として表示したい場合は、「四半期」を「行ラベル」ボックスにドラッグし、「カテゴリ」を「列ラベル」ボックスにドラッグします。これで、ピボットテーブルで質問の答えを確認できます。列Bには、開発部門から得られた4四半期ごとの手数料と、年間の合計金額が表示されるようになりました。
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ピボットテーブルの書式設定
ピボットテーブルは質問への回答になっていますが、もっときれいに書式設定できるはずです。数値データを書式設定するには、値を右クリックし、「数値書式」を選択してください。
「分類」リストで「数値」を選択し、希望する数値書式を設定します。この例では、桁区切りを追加し、小数点以下の桁数を0に設定しました。「OK」をクリックすると、Excelがデータ（テーブル内のすべての数値）の書式設定を適切に行います。ピボットテーブル自体をより魅力的にするには、ピボットテーブル内をクリックし、「ピボットテーブルツール」>「デザイン」を選択して、「ピボットテーブルスタイルギャラリー」からスタイルをクリックします。
1つのピボットテーブルで複数の質問に答える
ピボットテーブルを作成したら、同じテーブルを使って他の質問に答えることができます。例えば、「Davidsonは開発部門で四半期ごとにいくら稼いだか？」という質問に答えるには、テーブル内をクリックしてピボットテーブルのフィールドリストを再表示し、「Consultant」をクリックして「行ラベル」ボックスに追加します。ピボットテーブルのフィールドリストが画面から消えた場合は、ピボットテーブル内を右クリックし、「フィールドリストの表示」をクリックします。
ピボットテーブルで既に回答を確認できますが、ピボットテーブルをフィルター処理して不要なデータを非表示にすることもできます。コンサルタントの名前を1人選択し、ピボットテーブルの「行ラベル」ドロップダウン矢印をクリックします。Davidson以外のチェックボックスをオフにしてください。ドロップダウンボックスに四半期が表示されている場合は、ドロップダウン矢印をクリックする前に、戻ってコンサルタントを選択してください。
次に、カテゴリ（開発またはサポート）のいずれかを選択し、「列ラベル」ドロップダウン矢印をクリックして、「開発」以外のすべての選択を解除します。この操作により、ピボットテーブルがフィルターされ、質問の回答となる情報のみが表示されます。このようにして、作成したピボットテーブルを何度でも使用して、データに関するあらゆる疑問に答えることができます。
スライサーでよりスマートなフィルタリングを実行する
Excel 2010をお使いの場合は、新しいスライサーツールを使ってピボットテーブルをさらに使いやすくすることができます。スライサーを使うと、ピボットテーブルに表示するデータを選択し、より視覚的に表示できます。スライサーを追加するには、ピボットテーブル内をクリックし、「ピボットテーブルツール」>「オプション」>「スライサーの挿入」を選択します。ワークシートに追加するスライサーのチェックボックスをオンにして、「OK」をクリックします。私の場合は、「四半期」、「カテゴリ」、「コンサルタント」のスライサーを追加しました。
ピボットテーブルをフィルターするには、スライサー内の項目をクリックすると、そのデータがピボットテーブルに表示されます。複数の項目を一度に表示するには、Ctrlキーを押しながら表示したい項目をそれぞれクリックします。表示中の項目はスライサー上で色分けされます。スライサーの右上にあるアイコンがアクティブになっている場合は、スライサーがピボットテーブルのデータをフィルターしていることを示しています。フィルターを解除するには、アイコンをクリックしてください。
スライサーを選択し、[スライサー ツール] > [オプション]を選択して、各スライサーに使用するスライサー スタイルを順にクリックすることで、スライサーをフォーマットできます。
データが変更されたときにピボットテーブルを更新する
ピボットテーブルの作成元リストのデータに変更を加えた場合は、ピボットテーブルを更新して変更を反映させる必要があります。更新するには、ピボットテーブルを右クリックし、「最新の情報に更新」をクリックします。
次のページ: ピボットテーブルに基づいてピボットグラフを作成する
ピボットテーブルに基づいてピボットグラフを作成する
ピボットテーブルのデータを簡単にグラフ化できます。グラフを作成すると、Excel が自動的にピボットテーブルにリンクするピボットグラフが作成されます。グラフの構成に変更を加えると、ピボットテーブルにも反映され、その逆も同様です。
ピボットグラフを作成するには、ピボットテーブル内の任意の場所をクリックし、「挿入」を選択して縦棒グラフ（シンプルなグラフが最適です）を選択します。ピボットグラフはピボットテーブルと並んでシートに表示され、ピボットテーブルのデータが表示されます。
後でスライサーを使用してピボットテーブルのデータを更新するか、テーブル レイアウトを変更してデータを更新すると、グラフもそれに応じて自動的に変更されます。
ドリルダウンしてデータを表示する
ピボットテーブルにはドリルダウン機能が組み込まれています。ピボットテーブル内の特定の値（合計など）を詳しく調べたい場合は、その値をダブルクリックします。すると、ダブルクリックした値に寄与したすべてのデータを含む新しいシートが表示されます。このシートを使ってデータを分析し、より深く理解することができます。
ピボットテーブル内の値をダブルクリックするたびに、ブックに新しいシートが表示されます。これらのシートは、使用後に削除しないとブックが混雑してしまう可能性があります。削除するには、シートのタブを右クリックし、「削除」をクリックします。
ピボットテーブルデータで他の計算を使用する
既定では、Excel はピボットテーブルの値フィールドを合計しますが、最大値、最小値、平均など、他の計算を行うようにこの設定を変更できます。たとえば、ピボットテーブル内の値の平均を表示する場合は、データ領域で項目を右クリックし、[値の集計方法]を選択して、[平均]をクリックします。テーブルの左上の見出しが平均値を表示していることを表すように変わり、Excel によってピボットテーブルの値が再計算されて平均が表示されます。変更を元に戻してデータの合計を表示するには、値を右クリックし、[値の集計方法]を選択して、 [合計]をクリックします。
この記事で紹介したのは、Excelのピボットテーブルとピボットグラフで実現できることのほんの一部に過ぎません。しかし、これらの基本的なツールの知識があれば、簡単にピボットテーブルを作成し、独自のデータを要約・分析することができます。
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