異なる場所から人々が協働して働くことを可能にするテレワークは、中小企業にとって、コスト削減や専門性の高い臨時従業員の迅速な雇用など、多くの可能性をもたらします。ビデオ会議などのテレプレゼンスツールは、テレワークを可能にします。
米国政府は、民間企業がテレワークに再考するずっと前から、テレワークを推奨していました。今では、ライティングからリモートPC・ネットワーク管理まで、インターネット経由で幅広いサービスを提供するリモートワーカーを雇用する企業が増えています。チームメンバーにもテレワークの選択肢を提供することを検討すべき理由をご紹介します。
1. 従業員の生産性が向上します。自宅で働けるようになれば、オフィスにいるときよりも気が散ることが少なくなり、通勤時間も短縮されます。多くの学術研究や企業調査で、テレワーカーは本社勤務者よりも幸福度が高く、生産性が高いことが示されています。従業員によっては監督が必要な場合もありますが、1日の労働時間を監視するのではなく、生産性目標を設定することで監督を実現できます。
2. チームメンバーの物理的な場所に関わらず、連絡を取ることができます。在宅勤務には通常、インターネット接続と適切なソフトウェアが必要です。ツールには、リモートコントロールアプリケーション、コラボレーションソフトウェア、ビデオ会議ソフトウェアなどがあります。オフィスまで歩いて行くよりも、インターネット経由でチームメンバーに連絡する方が簡単な場合があります。LogMeIn、GoToMyPC、Splashtop Remote Desktopなどのリモートコントロールアプリを使えば、ユーザーは自宅からログインして職場のPCを操作できます。Google AppsやMicrosoft Office 365などのコラボレーションソフトウェアを使えば、異なる場所にいるユーザーがドキュメント、ファイル、プレゼンテーションなどのデータを同時に共有できます。また、Cisco WebEx Meeting Center、Citrix GoToMeeting、Google+ Hangoutsが提供する無料の多人数チャットなどのビデオ会議ソフトウェアを使えば、グループミーティングを容易に行うことができます。
3. オフィススペースを節約し、コスト削減につながります。リモートワーカーは、デスクとPCだけでなく、電気代、軽食、水道代、トイレ、通信帯域、電話代なども自分で用意します。オフィスで働く従業員数を減らすことで、オフィス経費を削減できます。インターネット接続や電話の使用料など、一部の費用を経費精算したとしても、必要なオフィススペースの面積が減ることと、それに伴う光熱費を節約できます。
4. IT管理にかかる時間と機器コストを削減できます。一般的に、リモートワーカーは各自で接続環境とPCを用意します。ウイルス対策ソフト、コラボレーションツール、リモートアクセスソフトなどのソフトウェアを用意して設定する必要があるかもしれませんが、マシン、ネットワーク、デスクトップソフトウェアを社内で管理する場合と比べて、全体的なコストははるかに低くなります。ただし、ネットワークにログインするデバイスがウイルスに感染していないか、パッチ未適用のソフトウェアによる攻撃を受けていないかを確認するために、標準を設定し、コンプライアンスチェックソフトウェアを導入することも検討してください。
5. 分散型のクラウドベースのIT機能を活用できます。オフィスにサーバーを設置する代わりに、テレプレゼンスをサポートするクラウドアプリケーションを活用できます。従業員が広範囲に分散している場合、クラウドベンダーは複数のデータセンターと冗長接続によって接続性を確保しているため、クラウドアプリケーションは自社サーバーよりも信頼性の高いサービスを提供できる可能性があります。もちろん、各サービスに加入する前に、利用可能なセキュリティとバックアップのオプションを徹底的に調査する必要があります。
6. 組織の俊敏性が向上します。ツールを適切に設定すれば、テレプレゼンスによって企業の俊敏性が向上し、従業員はプロジェクトの要件をより柔軟に満たすことができます。特定のプロジェクトのために契約社員を迅速に見つけ、採用することも可能です。
7. 従業員のコスト削減につながります。サンフランシスコやニューヨーク市のような物価の高い地域に事業所がある場合、在宅勤務者を活用することで大幅なコスト削減が可能です。彼らはノースダコタ州ファーゴといった生活費が安くインターネット接続環境も良好な都市に住んでおり、大都市の人々が期待するよりもはるかに低い給与でも満足しているかもしれません。さらに、多くの従業員は在宅勤務と引き換えに低い給与でも受け入れる意思があります。さらに、従業員を独立請負業者として雇用すれば、人件費をさらに削減できます。
セキュリティを慎重に管理すれば、テレワークは企業に大きなコスト削減をもたらし、デメリットもほとんどありません。リモートワーカーの監督が難しいという一般的な認識が、テレワーク導入の最大の障壁となるかもしれませんが、最終的な収益性を見れば、この懸念は克服できます。
