Outlookメールの作業をスピードアップ：繰り返し作業を自動化する5つの方法

Microsoft Outlookでのメールのやり取りをスピードアップさせるものは何でもプラスになります。同じ段落、同じ情報、説明、指示、手順などを何度も入力するのは、問題の半分を占めています。しかし、これらの5つの簡単で時間節約になるヒントを使えば、簡単に解決できます。

1. 1つまたは複数の署名を管理する

仕事用、自宅用、副業用など、連絡先情報が複数ある場合でも、署名欄を再入力する必要はありません。

新しいメールを開き、「挿入」タブを選択し、「署名」アイコンをクリックして、ドロップダウンリストから「署名」を選択します。「署名とひな形」ウィンドウで、 「新規」をクリックします。「新しい署名」ダイアログでこの署名の名前を入力し、「OK」をクリックします。「署名の編集」ボックスにこの新しい署名の連絡先情報を入力し、「保存」をクリックして、「OK」をクリックします(この署名をデフォルトにしない場合はクリックします) 。この署名をすべてのメールに印刷する場合は、「デフォルトの署名の選択」の下にある「新規メッセージ」および「返信/転送」リストボックスから署名を選択し、「OK」をクリックします。

メールに署名を挿入するには、カーソルを合わせ、「挿入」タブを選択し、「署名」アイコンをクリックして、リストから署名を選択します。署名を変更するには、現在の署名の任意の場所を右クリックし、ポップアップリストから別の署名を選択します。

01 メール署名 — 連絡先情報を再入力する代わりに、カスタムの電子メール署名を使用して時間を節約します。

2. Outlook名刺を作成する

よりプロフェッショナルな署名を素早く作成するもう一つの方法は、名刺を使うことです。新規メールを開き、「挿入」タブを選択し、「署名」アイコンをクリックして、ドロップダウンリストから「署名」を選択します。「署名とひな形」ウィンドウで、 「名刺」ボタンをクリックします。「名刺の挿入」ウィンドウで、名刺に追加したい連絡先名までスクロールダウンします。「署名の編集」ボックスに適切な名刺が表示されたら、「OK」をクリックします。

名刺を挿入するには、「挿入」タブを選択し、「名刺」ボタンをクリックして、リストから名刺を選択します。名刺はカーソル位置に挿入されます。Outlook名刺のカスタマイズ方法については、別の記事で詳しく説明しますので、お楽しみに。

02 メール名刺 — 各メールの最後に連絡先情報を入力する代わりに、カスタム名刺を追加します。

3. クイックパーツを使用して再利用可能なテキストブロックを作成する

同じ段落やテキストブロックを繰り返し入力しているなら、この便利な機能がきっと役立ちます。クイックパーツ（以前はオートテキスト、またはビルディングブロックと呼ばれていました）は、重複するテキストブロックをコピーしてギャラリーに保存し、そこから取り出してすぐに現在のメールに挿入できる機能です。

何度も使用するテキストブロックを入力するか、何百回も再入力したメッセージが記載された以前のメールを見つけます。テキストブロックをハイライト表示し、「挿入」タブを選択して「クイックパーツ」ボタンをクリックし、ドロップダウンメニューから「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」をクリックします。

「新しい文書パーツの作成」ダイアログボックスで、クイックパーツのテキストブロックの名前を入力します。「ギャラリー」フィールドはスキップしてください（このテキストブロックはクイックパーツギャラリーに保存するため）。「カテゴリ」は、「一般」で問題ありません。ただし、保存するテキストブロックの種類に基づいてカスタムカテゴリを作成する場合は除きます。「説明」には、このテキストブロックの簡単な説明を入力します。「保存先」フィールドは変更しないでください。最後に、「オプション」フィールドから配置オプションを選択し、「OK」をクリックします。

03 クイックパーツを作成する — 繰り返し使用するテキストブロックをクイックパーツに保存して、何度もアクセスし、再利用することができます。

テキストブロックを挿入するには、「挿入」タブを選択し、「クイックパーツ」ボタンをクリックして、リストから該当するテキストブロックを選択します。ブロックはカーソル位置に挿入されます。該当するテキストブロックを右クリックし、リストから挿入場所を選択することもできます。どちらの場合も、テキストブロックはすぐにメールに挿入されます。

03b クイックパーツを挿入 — 電子メールにテキストブロック (クイックパーツ) を挿入する方法。

現在、Outlook 2013 ではテキストブロックを編集できません。ギャラリーに保存されているブロック内のテキストを変更する必要がある場合は、編集したテキストブロックを再入力して再度保存し、古いものを削除する必要があります。

古いテキストブロックや使用されていないテキストブロックを削除するには、「挿入」タブを選択し、「クイックパーツ」ボタンをクリックします。該当するテキストブロックを右クリックし、リストから「整理して削除」を選択します。「ビルディングブロックオーガナイザー」ウィンドウで、正しいテキストブロックが選択されていることを確認し、「削除」 > 「はい」 > 「閉じる」をクリックします。

03c クイックパーツを削除 — クイックパーツギャラリーの古いテキストブロックや未使用のテキストブロックを削除する方法。

4. 繰り返しのメールのテンプレートを作成する

複数の段落、1ページ全体、あるいは複数ページにわたる繰り返しテキストがある場合は、クイックパーツのテキストブロックは使用せず、テンプレートを作成してください。例えば、提案書、入札書、マーケティング情報、製品の最新情報、顧客からの問い合わせ、アンケートなどは、すべて「フォーム」タイプのデータであり、テンプレートとして保存して再利用できます。

メールテンプレートを作成するには、新規メールを開いて（またはCtrl+Shift+Mキーを押して）、フォームの内容を入力するか、テンプレートとして保存したい内容を含む既存のメールを開きます。「ファイル」タブを選択し、「名前を付けて保存」をクリックしてテンプレート名を入力し、「ファイルの種類」リストから「Outlookテンプレート」を選択して、 「保存」をクリックします。

注:テンプレートは C:usersusernameappdataroamingmicrosofttemplates に保存されます。

テンプレートを開いて使用するには、「開発」タブを選択し、「フォームの選択」ボタンをクリックします。「フォームの選択」ウィンドウで、「検索先」フィールドボックスの矢印をクリックし、リストから「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」を選択します。テンプレートをクリックし、 「開く」をクリックすると、テンプレートメールがすぐに開きます。変更が必要な場合は、開いたテンプレートを編集し、上記と同じ手順で再度保存してください。