PowerPointはプレゼンテーションの代名詞と言えるでしょう。このアプリケーションには、音声、動画、カスタムアニメーションを駆使したプロ仕様のスライドショーを作成するために必要なツールがすべて揃っています。しかし、洗練されたプレゼンテーションをデザインするための機能の中には、PowerPointのインターフェースの奥深くに隠されているものもあります。
たとえば、グラフにアニメーションを付けたり、要点を説明する準備ができるまでスライド上の画像を非表示にしたり、プレゼンテーションを遠隔地のクライアントにブロードキャストしたりしたい場合はどうすればよいでしょうか。この記事を読み進めて、PowerPoint の知られざる秘密をいくつか学んでみましょう。
1. チャートを1ステップずつ表示する
プレゼンテーション中に、スライド上のグラフを一度にすべて表示するのではなく、1列ずつ表示したい場合があります。PowerPointのグラフアニメーションオプションを使えば、このような調整が可能です。
まず、グラフを選択し、リボンツールバーの「アニメーション」タブをクリックします。 「アニメーションウィンドウ」をクリックして、画面右側のウィンドウを開きます。そこからリボンの「アニメーションの追加」ボタンをクリックし、 「フェード」などの開始アニメーション効果を選択します。
アニメーションウィンドウで、効果を追加したときに表示された項目を右クリックします。「効果のオプション」を選択し、 「グラフアニメーション」タブをクリックします。デフォルトでは、「グループグラフ」オプションは「1つのオブジェクトとして表示」に設定されており、グラフ全体が一度に表示されます。グラフを1つの系列ずつ表示するには、「系列別」を選択します。各系列は1つずつ表示され、間に遅延が生じます。「カテゴリ別」を選択すると、グラフは1つのカテゴリずつ表示されます。
「グラフの背景を描画してアニメーションを開始する」チェックボックスをオンにし、「タイミング」タブをクリックします。スライドが画面に表示された後にグラフアニメーションが自動的に開始されるようにするには、「開始」オプションを「前のスライドの後」に設定します。
「再生時間」リストからオプションを選択してアニメーションの速度を選択します。「OK」をクリックし、アニメーションウィンドウ上部の「再生」ボタンをクリックしてアニメーションをプレビューします。
2. 素晴らしい発表があるまで画像を隠す
スライド上の画像を非表示にしておき、必要な時だけ表示したいとします。これを実現するには、画像を図形にリンクし、図形をクリックしたときに画像が表示されるように設定してください。
まずスライドに画像を追加し、クリックすると画像が表示される図形を挿入します。挿入するには、「挿入」→「図形」を選択します。楕円などの図形を選択し、スライド上に描画します。図形を右クリックし、「テキストの編集」を選択して、図形に「クリックして！」などのテキストを入力します。
画像を選択し、「アニメーション」→「アニメーションの追加」を選択します。「ズーム」などの開始アニメーションを選択します。リボンツールバーの「アニメーションウィンドウ」をクリックしてアニメーションウィンドウを表示しない場合は、アニメーションウィンドウを表示します。次に、アニメーションウィンドウ内のエントリを右クリックし、 「タイミング」を選択します。「トリガー」ボタンをクリックし、「クリック時に効果を開始」をクリックして選択し、ドロップダウンメニューで作成した図形の名前を選択します。「OK」をクリックします。
効果をプレビューするには、リボンの「スライドショー」タブを選択し、 「現在のスライドから」をクリックします。スライドが表示されたときは、画像は表示されません。図形をクリックした場合にのみ画像が表示されます。
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3. スライドマスターでプレゼンテーションのスタイルを設定する
Microsoft WordやPublisherでは、文書内のテキストに統一された書式を適用するためにスタイルを使用することはよく知られているでしょう。PowerPointにはスタイルはありませんが、スライドマスターが同様の機能を果たします。スライドマスターに変更を加えることで、各スライドのテキスト書式を変更できます。
スライドマスターを表示するには、リボンツールバーの「表示」→「スライドマスター」を選択します。画面左側にパネルが開き、上部にスライドマスター、下部に利用可能なスライドレイアウトが表示されます。
テキストの見た目を希望どおりに設定するには、スライドマスターで変更する項目を選択します。例えば、タイトルの書式設定を変更するには、タイトルテキストを選択し、必要に応じて調整します。ここでは、テキストスタイルの一部またはすべてを変更できます。
完了したら、「スライドマスター」タブをクリックし、 「マスター表示を閉じる」を選択してプレゼンテーションの編集に戻ります。プレゼンテーション内のすべてのスライドに変更内容が自動的に反映され、スライドマスターの書式設定がすべての新しいスライドに適用されます。
4. 閲覧ビューでプレゼンテーションをプレビューする
PowerPoint 2010の新機能として、閲覧表示があります。この便利な機能を使うと、画面全体やタスクバーを占有することなく、現在のPowerPointウィンドウ内でプレゼンテーションをプレビューしてテストできます。この機能を試すには、「表示」→「閲覧表示」を選択してください。編集ビューが消え、最初のスライドから始まるスライドショーが表示されます。
プレゼンテーションを進めて、どのように見えるかを確認できます。最後まで進んだら、右矢印キーを押して終了します。また、 Escキーを押せばいつでもPowerPointの編集ビューに戻ることができます。
5. 自動再生プレゼンテーションを設定する
PowerPointは、展示会や会社のブースで自動再生できるスライドショーを作成するのに最適なツールです。そのためには、スライドショーを「キオスク」スタイルで再生するように設定する必要があります。つまり、停止するまでスライドショーが連続して再生されるように設定するのです。
キオスクプレゼンテーションを設定するには、リボンツールバーの「スライドショー」タブをクリックし、 「スライドショーの設定」を選択します。「表示タイプ」オプションから「キオスクで閲覧（全画面表示）」を選択します。「スライドの切り替え」オプションを「タイミングを使用（存在する場合）」に設定します。「OK」をクリックします。
次に、「トランジション」タブをクリックします。「スライドを進める」オプションで「後」を選択し、タイミングを設定します（例えば、スライドをそれぞれ5秒間表示する場合は00:05:00など）。 「すべてに適用」をクリックすると、このトランジションがプレゼンテーション内のすべてのスライドに適用されます。これで、プレゼンテーションを再生すると、トランジションが自動的に実行され、各スライドが5秒間表示され、完了するとループ再生されます。ループ再生を終了するには、Escキーを押します。
6. 別のプレゼンテーションのスライドを再利用する
スライドショーをデザインする際に、以前のプレゼンテーションで作成したスライド（例えば、ビジネスの主要人物の詳細や会社の連絡先情報を表示するスライドなど）を再作成する必要がある場合があります。これらのコンテンツを再利用するには、既存のスライドを現在のプレゼンテーションにインポートします。
まず、リボンツールバーの「ホーム」タブをクリックし、 「新しいスライド」→「スライドの再利用」を選択します。「参照」→「ファイルの参照」をクリックし、再利用したいスライドが含まれているPowerPointプレゼンテーションを選択します。プレゼンテーションが開き、右側のスライドパネルにスライドの一覧が表示されます。スライドの上にマウスを置くと、拡大版をプレビューできます。
スライドをクリックして新しいプレゼンテーションに追加すると、PowerPoint によって新しいプレゼンテーションのスタイルに合わせて書式設定されます。元のプレゼンテーションの書式設定を使用したい場合は、スライドを挿入する前に、「スライドの再利用」パネルの下部にある「元の書式を保持」チェックボックスをオンにしてください。
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7. インスタントフォトアルバムを作成する
PowerPointは、カタログ用のフォトアルバムを作成したり、製品発表会用の画像を表示したりするのに最適です。アルバム形式のプレゼンテーションを作成するには、まずフォトアルバムを設定する必要があります。それが完了したら、それを中心にプレゼンテーションの残りの部分を構築します。フォトアルバム機能は画像用の新しいプレゼンテーションを作成するため、この順序は必須です。
リボンツールバーの「挿入」タブを選択し、 「フォトアルバム」をクリックします。ダイアログボックスが開いたら、「ファイル/ディスク」ボタンをクリックし、フォトアルバムで使用する画像を選択して、「挿入」をクリックします。スライド上の画像の配置方法を指定するには、「画像のレイアウト」リストからオプションを選択します。プレビューには、選択したオプションでスライドがどのように表示されるかが表示されます。選択した設定は、アルバム内のすべてのスライドに適用されます。
「フレームの形状」など、その他のオプションも設定できます。設定が完了したら「作成」をクリックすると、PowerPoint が画像を挿入・配置した新しいプレゼンテーションを作成します。その後、個々のスライドを編集したり、必要に応じてスライド上の画像を移動したりサイズを変更したりできます。さらにスライドを追加してプレゼンテーションを完成させることもできます。
8. ウェブサイトへのワンクリックリンクを作成する
プレゼンテーション内に Web サイト リンクを作成し、クリックするとブラウザーが開いてサイトを表示することができます。
リボンツールバーの「挿入」タブを選択し、「図形」をクリックします。スライド上に好きな図形を描きます。図形を右クリックし、「テキストの編集」を選択して、リンク先のサイトを説明する内容を入力します。図形が選択されている状態で、「挿入」→「アクション」をクリックし、「マウスクリック」タブをクリックします。次に、「ハイパーリンク先:」をクリックし、ドロップダウンリストから「URL」を選択します。表示される「URLへのハイパーリンク」ダイアログボックスで、完全なWebアドレスを入力し、「OK」をクリックします。
プレゼンテーション時にインターネットに接続している場合は、図形をクリックしてシステムのデフォルトのブラウザを起動し、その Web サイトを表示できます。
9. スライドショーで音楽を再生する
PowerPointが誕生した当初から、複数のスライドにまたがって再生される音楽トラックの設定は困難でした。PowerPoint 2010も例外ではなく、この設定はユーザーが気づかないような場所に隠されています。
スライド全体で音楽を再生するには、まず音楽を開始したいスライドをクリックします。リボンツールバーの「挿入」タブを選択し、 「オーディオ」をクリックして、再生する音楽トラックを選択します。次に、スライド上の音楽トラックのリンクを選択し、「オーディオツール」の「再生」タブをクリックします。「開始」ドロップダウンリストから「スライド全体で再生」を選択します。これで、プレゼンテーションが終了するまで音楽が再生されます。
10. Web上でプレゼンテーションを配信する
リモート会議を主催する場合、PowerPoint 2010 では Web 上でスライドショーをブロードキャストできます。完成した .pptx ドキュメントで、「ファイル」→「保存と送信」を選択し、「ブロードキャスト スライドショー」を選択して、 「ブロードキャスト スライドショー」ボタンをクリックします。「ブロードキャスト スライドショー」ダイアログボックスが表示されたら、「ブロードキャストの開始」をクリックし、Windows Live ID を使用してサインインします。プレゼンテーションへのリンクが送信されます。このリンクをクリックしてメールで送信したり、インスタントメッセージなどにコピー＆ペーストして、プレゼンテーションの閲覧を招待したりできます。
参加者がオンラインになっていることを確認したら、「スライドショーを開始」をクリックして再生を開始します。プレゼンテーションはブロードキャストされ、参加者はスライドを操作しながら視聴できます。ただし、別途音声会議サービスをご利用でない限り、ブロードキャストには音声は含まれません。終了したら、「ブロードキャストを終了」ボタンをクリックすると、参加者との接続が自動的に切断され、プレゼンテーションが終了します。
