受信トレイの混乱を解消！整理・削除・並べ替えができるメールマネージャー4選

メールの洪水は、あなたの想像ではありません。最近の調査によると、平均的な労働者は週の労働時間の28%をメール管理に費やしています。これはまるでビデオゲームのレベルアップに似ています。攻撃をかわすたびに、息つく間もなく次の波が襲い掛かってくるのです。

しかし、受信トレイを有効活用することは可能です。以下のサービスは、メール管理、ハイライト、並べ替え、削除といった作業を代行してくれるので、毎日大量に届くメールを素早く処理し、本来の仕事に戻ることができます。何より嬉しいのは、設定はどれも数分で完了し、ほとんどの場合、1週間以内に受信トレイがスリム化していくのを実感できるでしょう。

セインボックス

SaneBoxは、メールの自動トリアージ機能のようなものです。受信トレイに監視を張り、到着したメールを優先順位付けします。重要と判断されたメールは受信トレイに残り、それ以外のメールはSaneLaterフォルダにまとめられるので、都合の良い時に処理できます。SaneBoxは、ユーザーがすぐに開くメールと、アーカイブ、ゴミ箱、あるいは無視するメールを監視・分析することで、受信メールのフィルタリング方法を学習します。適切なフォルダへのメールの振り分けも行うことで、SaneBoxの学習速度を加速させることができます。

SaneBoxには、メッセージを翌日まで保管するSaneTomorrowフォルダ、受信トレイに届くはずのメッセージをスパムフォルダから監視するSaneNotSpam、二度と受信したくない送信者をSaneBlackHoleに振り分けることができるSaneBlackHoleなど、いくつかのオプション機能も用意されています。さらに、メールの送信を指定した期間まで延期するオプションや、独自のフィルタリング基準を作成するオプションなど、カスタムオプションもいくつか用意されています。

SaneBoxが最初に受信トレイをスキャンした後、メールの過負荷が約4分の1に減りました。数秒の作業としては悪くない結果です。しかし、本当の効果が現れたのは1週間使ってからでした。その間に、メッセージの優先順位付けをより適切に行えるように「トレーニング」しました。SaneBoxは長く使えば使うほど使いこなせるようになるので、時間をかけて使いましょう。受信トレイを整理するのに最高のサービスだと感じました。

しかし、メールの健全性維持は安くはありません。Snackプランでは、SaneLater、SaneArchive（古いメールを収集）に加え、お好みの追加機能を1つ選んで月額7ドルでご利用いただけます。Lunchプランでは、追加機能が5つになり、DinnerプランではSaneBoxのオプション機能9つ全てが月額36ドルでご利用いただけます。年間契約の場合は30%、2年契約の場合は40%の割引が適用されます。

アンロールミー

メールの最大の敵は、時にあなた自身、あるいはもっと具体的には、ニュースレター、日替わりセール、通知、その他メールの購読登録への衝動です。多くの場合、毎日大量に届く個人的なメールを抑えるだけで、受信トレイをコントロールできるようになります。

通常、この方法では、手動でメッセージを精査し、送信者ごとに個別に購読解除する必要があります。Unroll.meは、はるかにシンプルな代替手段を提供します。無料サービスに登録すると、Unroll.meがメールをスキャンし、すべての購読リストを表示します。リストをスクロールして、受信を希望しないメールの横にある「購読解除」ボタンをクリックするだけです。購読メールの中には、読みたいけれど「今すぐ」読みたくないメールもあるかもしれません。そのような場合は、「ロールアップ」に追加することができます。ロールアップとは、毎日朝、昼、夕方に配信するように選択したメッセージのダイジェストです。

Unroll.me でリストが表示されたとき、なんと127件もの購読登録があることに驚きました。登録したことすら忘れていたものも多く、その大半は続ける気もありませんでした。購読解除手続きを進めていくうちに、購読解除できるのはたった5件だけで、それ以上はUnroll.meのサービスをソーシャルネットワークでシェアしないと解除できないことに気づきました。サービスの利便性を考えればそれほど難しいことではないかもしれませんが、FacebookやTwitterで何でもシェアすることに熱心でない人にとっては少々面倒です。

最終的に、購読者を12名まで絞り込み、毎朝メールを読むのに最も集中できる時間帯に受け取るロールアップメールにまとめました。この選別作業はわずか15分ほどで完了しました。私にとって、これは受信トレイのサイズを減らすための最も簡単で効果的な方法でした。長期的にメールを管理するためにどのサービスを使用するかに関わらず、まずはUnroll.meを使って迷惑メールを整理するのが賢明です。

アルト

AOLのAltoは、メールを仮想スタックに分類するという独自のアプローチを採用しています。Altoをメールアカウントに接続するには、お使いのメールプロバイダーをクリックするだけです（この無料サービスは大手プロバイダーのほとんどに対応しています）。すると数秒で、メッセージが「日替わりセール」「ソーシャル通知」「小売店」「写真」「添付ファイル」「スター付き」といったデフォルトのカテゴリーに分類されます。受信トレイの左側にあるスクロールバーからスタックウィンドウにメッセージをドラッグ＆ドロップすることで、独自のスタックを作成することもできます。メールをスタックに入れると、今後同じ送信者から送られてくるすべてのメールがそのスタックに分類されます。

Altoを使えば、メールをざっと見て、今すぐ対応すべきものと後で対応できるものを簡単に見分けることができます。特に視覚的に情報処理が得意な人にとってはなおさらです。唯一の欠点は、メールクライアントではなくブラウザで操作する必要があることです。これは、人によっては致命的かもしれません。

アクティブインボックス

ActiveInboxは、デビッド・アレンの「Getting Things Done」メソッド（当初は「GTDMail」としてスタート）を基盤とし、メールをタスクに変換して受信トレイを空にするのをサポートします。ブラウザにアドオンをインストールすることで、マウスを数回クリックするだけで各メッセージを処理・整理できます。

メッセージを読んだ後、自分が何かを行う必要がある場合は「アクション」、他の人にアクションを依頼する必要がある場合は「待機中」に指定できます。前者の場合は、期限を設定し、必要なアクションを追加してアーカイブします。その後、そのメールは受信トレイから他のすべてのアクションメールと同じフォルダに移動さ​​れ、いつでもアクセスできます。同様に、他の人にアクションを依頼する必要があるメールは「待機中」フォルダに移動さ​​れ、相手が返信するか、あなたが追跡するまで追跡されます。

ActiveInboxのパーソナルプランでは、個人で1つのGmailアカウントにフル機能アクセスでき、月額3.30ドルです。プロフェッショナルプランでは、1人あたり最大3つのアカウントまでアクセスでき、月額5ドルです。チーム向けのビジネスプランでは、複数のアカウント、チーム管理パネル、そしてチームリーダーへの個別サポートが追加され、月額9ドルです。

ActiveInboxはメール過多に対する有効な解決策ですが、即効性はありません。新しい習慣を身につける必要があり、それを身につけるには時間がかかります。しかし、仕事でメールを頻繁に使用するのであれば、ActiveInbox、あるいは少なくともその基盤となるワークフローは、受信トレイを長期的に管理するための最良の選択肢と言えるでしょう。