Googleドキュメントは、煩雑になりがちなプロセスを管理するための豊富なツールのおかげで、ドキュメント共同作業のための頼りになる生産性向上スイートへと成長しました。しかし、変更履歴、コメント、リアルタイムチャットといった機能を備えていても、ドキュメントがまだ対応していない一般的な共同作業要件がいくつかあります。幸いなことに、これらの穴はいくつかの重要なアドオンで補うことができます。
同僚が世界中に散らばっている場合、文書の承認を得るのは大変な作業です。締め切りが迫る中、メールで承認をバーチャルに追いかけるのは、フルタイムの仕事になりかねません。このアドオンは自動化されたワークフローを作成し、全員に催促することなく、文書を承認プロセスにスムーズに進めます。
ワークフローはドキュメントの承認プロセスを自動化するため、レビュー担当者を追跡する必要がなくなります。
ドキュメント作成者は、ドキュメントのワークフローウィンドウにチームメンバーのメールアドレスとメッセージを入力し、「承認をリクエスト」ボタンをクリックするだけです。最初の受信者には、ドキュメントの確認と承認を依頼するメールが届きます。承認されると、次の担当者に転送され、これが繰り返されます。スプレッドシート内でプロセス全体を追跡し、完了すると通知を受け取ることができます。ワークフローはGoogleスプレッドシートのアドオンとしても利用できます。
こんにちはサイン
署名は長年、デジタルワークフローにおける唯一の障害となってきました。ペーパーレスプロセスの最後に、署名者が承認を得るために文書を印刷しなければならないことが多々ありました。Hello Signのアドオンは、法的拘束力のある電子署名を実現することで、この問題を回避する最も簡単な方法です。
HelloSign は、Google ドキュメントに法的拘束力のある電子署名を追加します。
ドキュメントに署名が必要な場合は、HelloSignアドオンを使って署名欄に自分の名前を記入し、Googleドキュメントにドラッグするだけです。他の人の署名が必要な場合は、アドオンからHelloSignのウェブサイトに移動し、ドキュメントに複数の署名欄を追加して、適切な相手にメールで送信できます。無料アカウントでは月3件のドキュメントが、HelloSignのProプランとBusinessプランでは無制限にドキュメントを作成できます。
ドキュメントシークレット
ドキュメントには、財務データや企業秘密など、他の共同作業者に見られたくない機密情報が含まれている場合があります。DocSecretsアドオンを使えば、そのようなコンテンツを権限のない人から隠すことができます。
DocSecrets を使用すると、共同作業ドキュメント内の機密テキストを非表示にすることができます。
DocSecretsはGoogleドキュメントにサイドバーを追加し、ドキュメントに「秘密」を挿入できるようにします。DocSecretsサイドバーのテキストフィールドに隠したい情報を入力し、「挿入」をクリックします。既存のテキストを隠したい場合は、テキストフィールドに切り取って貼り付け、「テキストを検閲」をクリックします。いずれの場合も、情報はAES暗号化によって保護され、ドキュメント内でブロック表示されます。隠されたテキストへのアクセスはドキュメントのパスフレーズに関連付けられており、必要に応じて共同作業者と共有できます。
