ジョージア州に拠点を置くNational EMSの救急隊員は、出勤すると人命を救います。同時に、膨大な量の書類も作成します。これらはすべて正確に管理し、最低7年間は安全に保管する必要があります。これらの書類の保管は途方もない作業であり、会社は広大な倉庫スペースを占有して保管する必要がありました。そして、書類の保管と管理、そして必要に応じて書類を取り出すことに費やされる労働時間は、12人の事務スタッフにとって大きな負担となっていました。
こうした書類処理を一元管理するため、National EMSはComputer Troubleshooters NRDに依頼しました。NRDは同社の既存のインフラを評価し、医療保険プライバシーおよび携行性に関する法律（HIPAA）をはじめとする政府規制の厳格な要件を満たしながら、すべての書類管理プロセスを簡素化するソリューションを考案しました。
文書の過負荷
ナショナルEMSは、私たちに依頼するまで、ファイルボックスと大型のファイルキャビネットを使って業務を行っていました。書類の保管には、縦型ファイルキャビネット6台を備えたファイルルームを使用していましたが、数ヶ月ごとにキャビネットがいっぱいになっていました。その時点で、ファイルは長期保管倉庫に移され、そこで7年間保管されていました。その間、同社は書類の回収とオフィスと倉庫間の配送を宅配業者に委託していました。
また、同社はメディケアおよびメディケイドと提携しているため、複数のファイルで使用するために文書のコピーを複数作成する必要があります。従業員は1日に数十回、既存のファイルを保管庫から取り出す必要があり、立ち上がってファイルルームに行き、ファイルを探し、取り出して自分のデスクに戻るまで約15分かかります。私たちの計算では、彼らはフルタイム従業員2人が毎日ファイルを取り出すのと同等の時間を無駄にしていたことになります。
私たちは、こうした紙のやり取りをすべてやめ、会社のワークフローを簡素化し、人件費を削減し、効率性を向上させる計画を立てました。
よりスマートなドキュメント管理
まず最初に、会社のファイルキャビネットと紙への依存を断ち切る必要がありました。すべての書類をデジタル化するために、コダックの両面シートフィードスキャナーを導入しました。請求担当者全員が自分のデスクにスキャナーを1台ずつ持ち、さらに2台の大型スキャナー（https://www.pcworld.com/shopping/detail/prtprdid,27232851-sortby,retailer/pricing.html）を共用のために中央に設置しました。リモートワーカーにも小型スキャナーを配布し、リモートからサーバーに直接スキャンデータを送信します。
ソリューションの中核として、文書管理システム「Cabinet NG」を導入しました。これにより、紙の使用を完全に廃止すると同時に、HIPAAなどの規制へのコンプライアンスを容易にする、安全で監査重視のシステムを実現しました。この負荷に対応するため、既存のサーバーでは処理能力が不足するため、新たにサーバーを導入しました。この新しいサーバーはターミナルサーバーとしても機能し、リモートユーザーが遅延なくシステムにアクセスできるようにします。
Cabinet NG には既存のシステムから情報を取得する機能もあるため、既存のプログラムとインフラストラクチャに統合するために Synchronizer と Retriever のオプションを推奨しました。これにより、特定のクライアントに必要なファイルを請求ソフトウェアで取得することができ、CNG でそのクライアントを検索する必要がなくなります。 Synchronizer を使用すると、請求ソフトウェアなどの既存のデータベースの 1 回限りのインポートまたは継続的な同期が可能です。 Retriever を使用すると、Cabinet NG を既存のプログラムまたは Web アプリケーションにリンクして、そのプログラムで顧客を取得すると、Retriever が CNG 内のドキュメントを取得することができます。これは、既存のプログラムをアップグレードまたは置き換えずにドキュメント管理を統合できるため、大きな利点です。
また、CNGのワークフロー機能を活用して、より頻繁な業務の一部を自動化することを推奨しています。オフィス内での紙媒体の移動は、現在では電子化されています。新しいワークフローにより、すべてのタイムシートを単一のマネージャーに承認のためにルーティングしたり、フォルダー全体を特定の担当者にレビューのために移動したりするなど、重要なタスクを迅速に実行できます。将来的には、ドキュメント作成の一部を自動化し、次に承認または編集する必要がある担当者に自動的にルーティングするワークフローを計画しています。必要なドキュメントに対してアラートや条件を設定できるようになります。
ライセンスコストを抑えるため、指名ユーザーライセンスと同時ユーザーライセンスを組み合わせたCabinet NG 20シートライセンスを推奨します。これにより、同時ユーザーライセンスを複数のユーザー（例えば、異なるシフトで働くユーザー）に割り当てることができます。
報酬
当社のソリューションの最も明確なメリットは、National EMSが膨大な紙の使用と保管コストを削減できることです。HIPAAをはじめとする各種規制へのコンプライアンス維持と追跡が容易になります。各ファイルを複数コピーするために使用していた大容量コピー機の廃止を含め、紙の使用量を削減することで、同社は年間約6,000ドルの節約を見込んでいます。
National EMSは、従業員が紙文書を手作業でファイリングしたり取り出したりする必要がなくなるため、週あたり約80時間の労働時間を削減できます。また、CNGの電子追跡機能により、従業員のアカウンタビリティが向上します。従業員が保有する紙文書はすべてスキャンしてシュレッダー処理できます。今後数年間で、既存のアーカイブが7年間の保管期間に達するにつれて、同社は倉庫スペースを段階的に再利用できるようになります。
プロに会う
ダグ・スミスは、ジョージア州コビントンに拠点を置くIT企業「Computer Troubleshooters NRD」のオーナー兼経営者です。同社のスタッフは合計50年以上のIT経験を誇り、複数のMCSEを含む50以上の業界標準認定資格を保有しています。お問い合わせは、404-477-1302までお電話いただくか、ウェブサイトをご覧ください。
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