見落とされがちな知識をすべて見つけ出すサービス、Highspotをご紹介します

どの企業も同じ問題に悩まされています。重要な文書はメールで送信され、埋もれ、そして必要になるまで忘れ去られてしまうのです。そして、この悪循環が繰り返されるのです。しかし、元マイクロソフト幹部2人が解決策を発見したと語っています。

彼らの新しいスタートアップであるHighspotは、実は非常にGoogleっぽい。ユーザーは登録して自分のデータを「スポット」に集め、フォローできるだけでなく、検索ボックスを使って自然言語で探しているものを検索することもできる。また、このサービスは関連情報を「バブルアップ」するので、例えば同僚が関連ニュースを見つけた場合、Highspotがその情報をプッシュ通知してくれる。

マイクロソフトでサーバー＆ツール部門の製品管理担当コーポレートバイスプレジデントを務めた経験を持つハイスポットのCEO、ロバート・ワーベ氏は、必ずしもうまく機能しない寄せ集めのシステムを使って、単に置き忘れられた情報を探すのに既にあまりにも多くの時間が費やされていると述べている。例えばパラレルズ社では、マーケティング資料の保管にDropbox内のフォルダシステムを使用していたと、同社の最高マーケティング責任者であるジョン・ザンニ氏はインタビューで語った。

「人々は見つからないコンテンツを探すのに時間を費やしています」とワベ氏はPCWorldに語った。「また、既存のコンテンツを作り直すのにも時間を費やしています。その一方で、見つからないコンテンツを作っているのです。」

Highspotは孤立して存在しているわけではありません。例えばMicrosoftは、従業員が互いに「フォロー」し、ドキュメントを共有し、プロジェクトで共同作業を行うことでYammerと同様の目的を果たしていると主張するかもしれません。しかしWahbe氏によると、Highspotのテクノロジーはさらに一歩進んでおり、ドキュメントから社内コンテンツをマイニングし、それがユーザーにとって本当に関連性があるかどうかをより正確に評価します。これにより、ユーザーが作成したメタデータでドキュメントに「タグ」を付ける必要がなくなります。ドキュメントがシステム内で長く保存されるほど、メタデータは古くなり、時代遅れになる可能性があります。

では、どのように機能するのでしょうか？ユーザーがHighspotにサインアップすると、企業は2つのオプションのいずれかを選択できます。1つは、無制限のWebリンク、5つの「スポット」、500個のファイル、月間5回のダウンロードが可能な無料サービスです。もう1つは、ユーザーあたり月額20ドルのビジネスオプションです。ビジネスオプションでは、サービスの無制限利用に加え、スポットエディター、管理ツール、開始時のヘルプ、プレミアサポートが提供されます。

ユーザーは自分の情報を更新し、「スポット」を作成します。これは一見するとGoogle+のサークルに似ています。スポットは、ユーザー自身、企業、または他のユーザーが作成した人物やドキュメントなどのコンテンツのコレクションです。また、チームリーダーなど、他のユーザーを「フォロー」することもできます。特定のドキュメントを「再スポット」、つまり「いいね！」することもできます。

基本的に、企業のナレッジは3つの方法のいずれかでユーザーに提供されます。機械学習アルゴリズムによる自動配信、スポット経由、そして動的検索です。Microsoftのベテランユーザーにとっては当然のことかもしれませんが、このシステムは、ドキュメントが頻繁に改訂・廃棄されるのではなく、維持・更新されている方が最も効果的に機能するようです。しかし、古くなったマーケティングドキュメントは、その旨をマークしたり、同僚が新しいバージョンに移行していく中で、いつの間にか消えていってしまうこともあります。 

Wahbe 氏によると、Highspot は、Office ドキュメント、あらゆる画像形式、PDF ドキュメント、ビデオへの Web リンクを含む Web リンクをマイニングします。

HighspotはOffice 365のような既存のシステムやワークフローを置き換えるのではなく、補完することを目指しているとワベ氏は述べた。実際、HighspotはMicrosoftが最近発表したOffice Graphに似た独自のナレッジグラフを開発している。そして、類似点はそれだけではない。Highspotのナレッジグラフは、同社のチーフサイエンティストであり、MicrosoftのBing検索エンジンを収益化したグループの元ディスティングイッシュトエンジニア兼ゼネラルマネージャーであるポール・ヴィオラ氏によって設計されたのだ。

Microsoftは最近、「Oslo」というプロトタイプアプリをリリースしました。コンセプト的にはHighspotによく似ていますが、Highspotの幹部は、両者は異なるものの、互換性がないわけではないと述べています。

「私たちはOffice Graphと競合しようとしているわけではありません。MicrosoftはYammerという資産を活用し、あらゆる資産を網羅する強力なフィードを作成しようとしています。私たちはPinterest、Amazon、Spotifyなどのサービスを参考に、機械学習を用いて情報を共有する、非常に使いやすい知識共有サービスを目指しています。実際、MicrosoftがOffice Graphを自社のプラットフォームに組み込んでいるように、私たちもOffice Graphを活用するつもりです。」

Highspotの技術は効果があるのだろうか？Parallelsのジョン・ザンニ氏は、効果があると断言する。同社は4～5ヶ月前からHighspotを運用しており、ユーザー数は合計約150名。ザンニ氏は、マーケティング資料を迅速に検索・アクセスするという課題に対する解決策としてHighspotを捉えているという。同社が利用していたCMSシステムもDropboxの手法も効果がなかったという。また、Highspotは、他の方法では見ることができなかった関連性の高い価値あるコンテンツを提供してくれたケースもあった。「私はHighspotの信奉者です」とザンニ氏は語る。

スポットは社外と共有できるが、次のステップは社内での知識共有からパートナーとの共有へと移行することだとワベ氏は語った。 

ベンダーと再販業者の視点からすると、簡単にスポットを公開でき、再販業者が必要な資料を見つけられるようになれば素晴らしいと思います。再販業者が抱える課題の一つは、5,000種類もの製品を扱うとなると、ベンダーの情報が山積みになり、何も見つけられなくなってしまうことです。一方、ベンダーは新しいバージョンをリリースし続けても、適切な担当者に届かないため、非常に困惑しています。

同様に、パートナーコミュニティも同様の情報共有から当然利益を得るだろうとワベ氏は述べた。

2004年にTalentKeepersが行った調査によると、従業員の退職による最も悲惨な影響は知識の喪失であり、これは将来の利用のために知識を発掘・蓄積すべきという主張を裏付けるものです。しかし、そのような知識は再び見つけることができなければ役に立ちません。Highspotは、この問題を解決するソリューションとして考えられます。