クラウドストレージをシンプルに：ワークフローに統合する方法

クラウドストレージのおかげで、PCのハードドライブからファイルが溢れかえっています。今では、ノートパソコン、タブレット、スマートフォン、さらにはポータブルミニPCやドングルでも仕事ができます。しかし、多くのユーザーはまだクラウドを日々の業務に完全に取り入れていません。そこで、クラウドをワークフローにシームレスに統合する方法をご紹介します。まずは最も重要なポイント、つまりPCと連携するサービスを選ぶことから始めましょう。

空にあるすべての雲

クラウドストレージサービスは豊富にあり、選択肢は数十種類にも及び、毎日新しいプログラムが市場に登場しています。クラウドストレージをハードドライブと同じくらい簡単に使いたいと考えているなら、これらのサービスの中でも特に優れたものをいくつか検討してみる価値があります。

今日の私たちのニーズに最適なソリューションは、Windows ファイルエクスプローラーと緊密に統合され、ローカルと同じようにファイルを開いたり保存したりできるものです。Microsoft SkyDrive（近日OneDriveに名称変更）、Google Drive、Dropbox、MediaFireはすべてWindows ファイルエクスプローラーとの統合機能を備えており、ハードドライブ上でシームレスに機能するローカルフォルダーにファイルを保存しますが、クラウドと自動的に同期されます。

これらのサービスにはそれぞれメリットとデメリットがあります。SkyDriveとGoogle DriveはどちらもWebベースの生産性向上ツールを提供しており、ドキュメント管理には最適です。しかし、SkyDriveはファイルサイズが2GBに制限されているため（Google Driveは10GB）、メディアファイルの保存には適していません。Dropboxはファイルサイズに制限はありませんが、無料ストレージ容量は最も少ないです。MediaFireは無料ストレージ容量が最も大きく（10～50GBを無料で利用可能）、デスクトップアプリのユーザーは無制限にファイルをアップロードできますが、ブラウザでのアップロードは2GBに制限されています。これらのサービス（およびその他のサービス）の無料プランにサインアップして、それぞれの長所を活かし、無料で巨大な空飛ぶハードドライブを作ることができます。 

SkyDriveは、Windows 8およびWindows 8.1ユーザーにとって最適なソリューションと言えるでしょう。OS自体に組み込まれているためです。SkyDriveを使えば、システム設定、パスワード、Internet Explorerのタブ、さらには基本的なデスクトップやスタート画面の設定まで、デバイス間でシームレスに持ち運ぶことができます。

セットアップ

クラウドストレージプラットフォームを1つ（または複数）選択したら、そのサービスのコンパニオンアプリケーションをPCにダウンロードする必要があります。デスクトッププログラムは、Windowsタスクバーにアイコンを配置し、基本的な管理を行うことができます。さらに重要なのは、Windowsファイルエクスプローラーのお気に入りセクションにフォルダーが作成されるため、クラウドからファイルをすばやく開いたり保存したりできることです。もちろん、Windows 8.1でSkyDriveを使用している場合は、この手順は不要です。

しかし、MicrosoftはWindows 8.1に組み込まれたSkyDrive統合におけるファイルの処理方法に大きな変更を加えました。Windows 8.1のSkyDriveフォルダはファイルのローカルコピーを保存しているように見えますが、デフォルトでは、これらのファイルは単なるリンクであり、アクセスするにはインターネット接続が必要です。ファイルをローカルに保存または編集するには、手動でオフラインアクセスを有効にする必要があります。（ご安心ください。ファイルは引き続きMicrosoftのクラウドサーバーと同期されます。）

デスクトップとWindows 8.1のモダンスタイルのSkyDriveアプリの両方で、まさにそれを実現する方法をご紹介します。Windows 7および8用のスタンドアロンのSkyDriveデスクトッププログラムを使えば、ファイルのローカルコピーが自動的に保存されるので、心配する必要はありません。

指を差す

クラウド ストレージを本当にシームレスにするには、お気に入りのプログラムのデフォルトの保存場所をクラウド ストレージ フォルダーに指定することもお勧めします。

例えば、Microsoft Office 2010および2013プログラムでは、「ファイル」メニューの「オプション」をクリックまたはタップすることで、デフォルトの保存場所を変更できます。そこから「保存」オプションカテゴリを開き、デフォルトのローカルファイルの保存場所を変更できます。「デフォルトでコンピューターに保存」の横にあるチェックボックスをオンにし、「デフォルトのローカルファイルの場所」をクラウドストレージフォルダーに変更します。これで、新しいドキュメントを作成するたびに、「保存」をクリックした際にクラウドフォルダーが最初に表示されるようになります。

具体的な方法はプログラムによって異なりますが、ファイルを操作できるソフトウェアのほとんどは、デフォルトで保存場所を選択できるようになっています。すべてのファイルをクラウドに保存すれば、デバイス間ですべてのファイルを同期できます。メールの添付ファイルをデフォルトでクラウドに保存するのは特に便利ですし、OneNoteやEvernoteなどのサービスをまだ使っていないなら、ToDoリストを同期するのも便利です。

Googleドライブは大容量ストレージと1ファイルあたり10GBのファイルサイズ制限を備えているため、デスクトップから大量の画像ファイルを保存するのに最適です。DropboxとSkyDriveには、スマートフォンやタブレットで撮影した写真を自動的にクラウドにアップロードするオプションもあり、手間をかけずにどこからでも写真にアクセスできます。ただし、マルチメディアファイルはすぐに容量を消費し、無料アカウントでは十分なストレージ容量が確保できないので注意が必要です。

外出先でファイルにアクセスする

クラウド ストレージ ソリューションを組み合わせて使用​​する場合、外出中にアプリやサービス間を行き来せずに済むように、クラウド ドライブを中央の場所から簡単に管理できるソリューションが必要になります。

Jolidriveは、シンプルで直感的なユーザーインターフェースを備えた無料のWebベースのファイルエクスプローラーです。接続されたすべてのアカウントのコンテンツを、どこからでもアクセスできる中央ハブに表示します。さらに、各クラウドサービスの空き容量を示すチャートも表示されます。

Jolidrive を使うには、無料アカウントを作成し、セットアップ手順に従って、お使いのクラウドストレージプログラムをすべて Jolidrive にリンクするだけです。これで、最新のデスクトップまたはモバイルブラウザから、さまざまなクラウドプラットフォーム上のすべてのファイルにアクセスできるようになります。さらに、Jolidrive のインターフェースからメディアファイルの再生やドキュメントの編集も可能になります。これは、モバイルデバイスや他のユーザーのコンピューターを使用しているときに非常に便利な機能です。ただし残念ながら、Jolidrive ではファイルをサービス間で直接移動することはできません。

Web アプリは優れた機能を備えていますが、Jolidrive は iPhone および iPad 用のネイティブ iOS アプリも提供しています。

バックアップの影響

ファイルをクラウドにオフロードする場合でも、クラウドに同期されたファイルを保存するローカルフォルダを定期的なバックアップルーチンに追加して、貴重な情報を失わないようにする必要があります。確かに、クラウドストレージの利点の一つは、データがサーバーネットワーク上に保存されるため、失われる可能性が非常に低いことです。しかし、リスクは依然として存在します。特に、クラウドストレージが予期せず、あるいは何らかの理由で突然消失した場合、そのリスクはさらに高まります。

定期的なバックアッププランをお持ちでない場合は、PCWorldの驚くほどシンプルなPCバックアップガイド（データストレージに関する高度な情報が記載されています）や、完全無料ツールを使ったPCバックアップの詳細なチュートリアルを必ずお読みください。SkyDriveのファイルをオフラインで利用できるように設定しておくことをお忘れなく！

この記事は、MediaFire のファイル サイズ制限を明確にするために更新されました。