HPやLexmarkといったメーカーから登場したWeb接続プリンターの新たな波は、書類のやり取りのあり方を変えつつあります。HP Photosmart eStationのような最新の多機能クラウドプリンターは、単機能で低機能なデバイスではなく、インターネット接続があれば、ほぼあらゆるデバイスからあらゆる書類を印刷できます。これは柔軟性という点で飛躍的な進歩であり、中小企業の経営者なら誰もが、成功するためには柔軟性を維持し、顧客のニーズに適応する必要があることを理解しています。
Web 接続プリンターは贅沢に思えるかもしれませんが、オフィスのプリンターをクラウドにアップグレードすることを検討する理由がいくつかあります。
1. 利便性
よりシンプル、スムーズ、そして効率的なビジネス運営こそが、プリンターをクラウドに移行する最大の理由です。仕事で国内を横断する場合でも、通りを挟んだスターバックスに行く場合でも、プリンタードライバーやネットワークケーブルに縛られたくないものです。Web接続プリンターなら、インターネットに接続できるあらゆるデバイスから、ほぼあらゆるドキュメントを印刷できます。Lexmark SmartSolutionsスイートのようなプリンターアプリストアの登場により、タイムシートのスキャンや法的文書のFAX送信といった定型業務をボタン一つで自動化できるようになりました。
2. 機密保持
クラウド プリントの最も魅力的な特徴が利便性だとすれば、最も不安なのは機密性です。物理サーバー上で機密データを安全に保つだけでも大変なのに、クラウド間でデータをやり取りする心配はありません。
驚くべきことに、クラウド印刷サービスを利用して機密データを印刷することは、社内ネットワーク経由で印刷するのと同じくらい安全です。HP ePrintの基本サービスはすべてのHP ePrintプリンターで利用でき、誰でも印刷ジョブをデバイスに直接送信できますが、ePrint Enterpriseのようなサブスクリプションサービスは、機密性を重視するユーザーのために、さらなるセキュリティを提供します。ePrint Enterpriseに加入すると、Blackberryから印刷する従業員は、社内ファイアウォールの内側で稼働するePrint Enterpriseサーバーを経由して、社内VPNへの永続的で安全なトンネルにアクセスできるようになります。
3. コントロール
オフィスネットワークで、どのプリンターがどれなのか分からなくなったことはありませんか？オフィスには用途別に4台のプリンターがあり、複雑なラベル印刷ジョブを紙プリンターに、カラー印刷ジョブをモノクロインクジェットプリンターに間違えて送信してしまうことが、週に少なくとも2、3回はあります。
オフィスネットワーク内にクラウドプリントサーバーを設置することで、社内におけるドキュメント印刷の「誰が」「何を」「いつ」「どこで」行うかを管理できるようになり、従業員が印刷ジョブの失敗で貴重な時間とインクを無駄にすることがなくなります。HPの新しいePrint Enterpriseサービスの最も興味深く、そしてオーウェル的な機能の一つは、ルールベースのアクセス制御システム（RBAC）です。このシステムは、従業員のBlackberryメールクライアントに「印刷」ボタンを表示するかどうかを、現在の場所、ファイルの形式、社内の印刷ポリシーといった状況判断に基づいて動的に変更します。
4. 互換性
正直に言うと、オフィス内のすべてのコンピューターを最新のデバイスドライバーにアップデートし続けるのは、本当に大変です。Mac OS、Windows、Linuxマシン（そしてスマートフォンやタブレットも）を同じネットワークに混在させ、複数のプリンター設定で接続すると、最悪の事態を招きます。
印刷ジョブをクラウドに送信すると、互換性の問題が完全に回避されます。デスクトップ上のプリンタ ドライバーによって通常処理されるレンダリングおよびラスタライズ機能は、代わりにプリント サーバーによって処理されるため、プリンタ ドライバーを気にすることなく、あらゆるデバイスからあらゆるものを印刷できます。
5. クールな要素
率直に言って、クラウドコンピューティングこそが中小企業の未来です。HPのePrint Enterpriseサービスは、SalesForce.comやGoogle Appsと肩を並べる、サービスベースの契約形態を持つビジネスソフトウェアです。簡単に設定でき、ビジネスニーズの急速な変化に合わせて拡張できます。理想的な世界では、印刷された紙媒体を完全に廃止し、文書をデジタルで配布できるはずですが、多くの企業は依然として、法的要約、医療フォーム、販売契約書など、大量印刷の紙製品に依存しています。
文書を扱う場合、Web 接続プリンターに投資すると、先見の明のない競合他社よりも柔軟かつ効率的にビジネスを進めることができます。
