差し込み印刷は、企業のコミュニケーションの管理と配信を担当するすべての人にとって素晴らしいツールです。媒体が電子媒体か紙媒体かに関わらず、メーリングリストの連絡先が300件を超え、コミュニケーションに複数のカスタムフィールドが含まれている場合、差し込み印刷は膨大で時間のかかる作業になります。例えば、標準的な連絡先情報（氏名、住所、市区町村、都道府県など）に加えて、受信者のスキル、勤続年数、受賞歴、給与、ボーナス体系、大学の学位、前職など、追加のカスタムフィールドが必要になる場合があります。
Outlookには充実した差し込み印刷機能があり、ユーザーはいくつかのカスタムフィールドを作成できます。また、誕生日、配偶者の名前、子供の数、記念日などの個人情報を入力するための特別なフィールドが多数用意されており、複数の住所や電話番号も入力できます。しかし、最初の段落で述べたすべての詳細を入力するための「カスタム」フィールドの数は十分ではありません。また、受信者ごとに、また大量のメールを配信するたびに、これらの情報を常に変更するのは、時間がかかり、面倒な作業です。
このような作業、特に配布作業が反復的で膨大な量である場合に最も簡単で効率的な方法は、Excelでデータベースを作成し、Outlookの連絡先から更新し、Wordのテンプレートと統合することです。この3部構成のシリーズのパート1では、連絡先リストをExcelにエクスポートする方法を説明します。パート2では、そのデータベースの維持管理方法、パート3では、Excelでカスタムの結合フィールドを含むドキュメントを作成し、それをテンプレートとして保存して後で再利用する方法を説明します。
1. ファイルのエクスポートを開始する
Outlook を開き、アドレス帳/連絡先フォルダを開きます（左パネルの下部にある人のアイコンをクリックします）。連絡先画面で、ファイル>開く/エクスポート>インポート/エクスポートをクリックします。インポート/エクスポート ウィザード ダイアログ ウィンドウで、ファイルにエクスポートを選択し、次へをクリックします。最初のファイルへのエクスポート ダイアログ ウィンドウのファイルの種類の作成で、コンマ区切り値(CSV) を選択し、次へをクリックします。次の (2 番目の) ファイルへのエクスポート ダイアログ ウィンドウのエクスポート元のフォルダの選択で、連絡先を選択し、次へをクリックします。
JD サルティン Outlook を開き、連絡先をコンマ区切り値 (CSV) ファイルにエクスポートします。
2. エクスポートしたファイルに名前を付けて保存する
3番目の「ファイルへのエクスポート」ダイアログウィンドウの「エクスポートファイルに名前を付けて保存」にファイル名を入力し、「参照」をクリックしてファイルの保存場所（例：C:\Users\Owner\Documents\...）を指定します。ファイルの保存先フォルダ（複数可）を指定して「OK」をクリックします。4番目の「ファイルへのエクスポート」ダイアログウィンドウが表示され、新しいファイルの保存場所のパス（フォルダとファイル名）が表示されます。パスが正しければ、「次へ」をクリックします。
JD サルティン 2-ファイルにエクスポートし、エクスポートしたファイルを（ファイル名）として保存します。
3. エクスポート用のカスタムフィールドをマッピングする
5番目の「ファイルへのエクスポート」ダイアログウィンドウが表示され、エクスポート情報が表示されます。チェックボックスをオンにすると、「連絡先」フォルダーから「連絡先」をエクスポートします。ほとんどのフィールドは未使用（つまり空）なので、すべてのフィールドをエクスポートする必要はありません。代わりに、「カスタムフィールドのマッピング」ボタンをクリックします。「カスタムフィールドのマッピング」ダイアログウィンドウの上部に表示される指示に注意してください。左側のソースファイルから値をドラッグし、右側の適切なエクスポート先フィールドにドロップします。削除するには、項目を右から左にドラッグします。
4. 不要なデータフィールドを消去する
まず、すべてのフィールド（約60個以上）を削除して必要なフィールドだけをドラッグするか、デフォルトのフィールドを維持して不要なフィールドを削除するかを決めます。「マップをクリア」ボタンをクリックして白紙の状態から始めるか、「デフォルトマップ」ボタンをクリックしてすべてのフィールドを維持した上で不要なフィールドを削除するかを選択します。一番簡単な方法は？「マップをクリア」ボタンをクリックして白紙の状態から始めるのが良いでしょう。このプロジェクトでは、これらのフィールドのうち必要なのはほんのわずかでしょうから。
5. カスタムフィールドを移動する方法
上記の選択に関わらず、左側のフィールドをクリックし、マウスの左ボタンを押したまま右にドラッグします。右側のフィールドを削除するには、逆の操作を行います。
JD サルティン 3-カスタム フィールドのマップ: エクスポート フィールドを右に移動し、省略されたフィールドを左に移動します。
「カスタムフィールドのマッピング」ダイアログウィンドウの「エクスポート先: カンマ区切り値」ペインの右側にあるフィールドのみがCSVファイルにエクスポートされることに注意してください。エクスポートが完了したら、 「OK」をクリックします。次に、6番目の「ファイルへのエクスポート」ダイアログウィンドウで「完了」ボタンをクリックします。「インポートとエクスポートの進行状況」ダイアログにエクスポートの進行状況が表示されます。
6. エクスポートしたファイルを確認する
完了したら、ファイルを保存した場所（パス/フォルダ）に移動し、ファイルとファイルサイズを確認してください（データが転送されたか、空のファイルではないかを確認するためです）。この例では、ファイル名は「5-15-15 Contact List.CSV」で、ファイルサイズは521KBです。来週はパート2「Excelで連絡先データベースを維持・管理する方法」をお届けします。
JD サルティン 4-カスタム連絡先を CSV ファイルにエクスポートして、Excel にインポートします。
