1年経った今でも、Microsoft Officeのコラボレーションツールは開発中である。

昨年のOffice 365 Home Premiumの導入により、Microsoftは消費者へのOfficeの提供方法を​​根本的に変更しました。140ドルから400ドルの価格帯で、様々なアプリケーションを含むOfficeスイートを提供するだけでなく、年間100ドルですべてのOfficeアプリへのアクセスと最大5台のPCへのインストール、Skype通話時間の追加、OneDriveストレージの容量増加といった特典を得られるとMicrosoftは考えました。

SkypeとOneDriveの追加は単なるおまけではありません。Google Appsとの競争に後押しされ、MicrosoftのOfficeへの新たなアプローチは、どこからでもドキュメントにアクセスできるようにし、共同作業とファイル共有を容易にすることに重点を置いています。

Microsoft Officeの新時代が始まって1年が経ちましたが、このスイートの評判はどうでしょうか？デスクトップ、Web、モバイルアプリは、どこにいても生産性を維持するために、どれほどうまく連携しているのでしょうか？

これを解決するため、私たちはワークフローを調整し、Office 2013、Office Online、Android版Office Mobile （Office 365 Home Premiumのサブスクリプションが必要）のみを使用するようにしました。リアルタイムでの共同作業、共同作業ドキュメントの正規版の維持、外出先でのファイル編集といったOfficeコラボレーションの現状を、以下にまとめました。

シンプルな共有とライブコラボレーション

前回、Office でのライブ コラボレーションについて取り上げたとき、Microsoft は「ユーザーがドキュメントで共同作業できるようにしたいと考えているが、新しい Office スイートではそれが簡単にはいかない」と述べました。

この点についてはほとんど変化はありませんが、大きな改善点が一つあります。MicrosoftのWebアプリ（最近Office Onlineに名称変更）にライブタイピング機能が追加されました。あなたと他の編集者が一緒に文書を編集している場合、文書の変更がリアルタイムで確認できます。

しかし、デスクトップでのライブコラボレーションは少々複雑です。主な問題は、Office 2013 デスクトップアプリはクラウドに接続しますが、そのコラボレーション機能は Web ベースのアプリケーションと同じように動作しない点です。

デスクトップから共同作業を開始すると、アプリの下部にポップアップ通知が表示され、他のユーザーがドキュメントを編集中であることを知らせます。しかし、Word、Excel、OneNoteで行ったテストでは、デスクトップユーザーが通知を受け取るまでに数分かかりました。場合によっては、他のユーザーがドキュメントを編集中であることを通知される前に、ドキュメントへの変更が反映されていたこともありました。

変更の送信と受信も問題があります。それぞれ異なる方法を使用するためです。共同作業者が確認できるOneDriveに変更を送信するには、「保存」ボタンを押すだけで、変更内容が自動的にクラウドにプッシュされます。しかし、他の編集者による変更を受信するには、ウィンドウの右下に「更新が利用可能です」という通知が表示されるまで待ってからクリックする必要があります。この通知が表示されるまで、ドキュメントを保存してもOneDriveから最新の変更内容がダウンロードされません。

Microsoftがこの決定に至った理由は理解できます。ライブタイピングの合図がなければ、保存後にデスクトップアプリに自動的に表示される編集内容はすぐに分かりにくくなる可能性があります。しかし、最終的には、共同作業中にドキュメントの変更内容を送受信するために、ワークフローに別々の手順を組み込む必要があります。

変更を受け取ると、その変更は強調表示されるので、他の編集者が追加した内容を簡単に確認できます。

ライブコラボレーションのもう一つの根強い欠点は、デスクトップからExcelドキュメントを共同編集できないことです。スプレッドシートでのライブコラボレーションが機能するには、全員がExcel Onlineで作業している必要があります。

チャット

Office では、共同作業者とチャットする方法が 2 つあります。デスクトップ版をご利用で、Skype for Desktop（またはエンタープライズ版 Lync）を開いている場合は、そのアプリ内でチャットできます。Web 版では、OneDrive と Outlook.com に組み込まれているメッセージング クライアントを使用できます。

デスクトップでのチャットは非常に簡単です。Officeアプリの左下にある編集者の名前にマウスオーバーすると、モダンUIスタイルの連絡先カードが表示され、テキストチャット、メール、音声通話、ビデオ通話のオプションが表示されます。チャットアイコンをクリックすると、すぐにSkype/Lyncに切り替わります。

ただし、コンシューマー向けOffice Onlineでは直接チャットを開始できません。OneDriveダッシュボードに戻り、左上隅のメッセージアイコンをクリックする必要があります。これにより、どのオンラインアプリでもチャットサイドバーが自動的に開きますが、これは不要な追加手順です。回避策の一つとして、OneDrive Webアプリでメッセージサイドバーを常に開いたままにしておくと、開いたすべてのドキュメントにメッセージ機能が強制的に表示されます。

Office Onlineとデスクトップ版の両方で、あまり目立たないもう一つの問題は、共同作業者がSkypeの連絡先に追加されていないとチャットできないことです。同じドキュメントを同時に編集するということは、必ず話し合いが必要なのだと思うかもしれませんが、実際にはそうではありません。

MicrosoftのWebベースのチャットコンポーネントには、誰かがメッセージを受信したことを知らせるチャイム通知機能がありません。音声キューがないと、重要なコミュニケーションを見逃さないように、開いているブラウザの共同タブを常に監視する必要があります。

コメント機能はどのコラボレーション ツールにも不可欠ですが、Word 2013 より前では、コメントが乱雑でレイアウトが悪く、操作が非常にわかりにくいことがよくありました。

Office 2013ではそうではありません。モダンUIにインスパイアされたコメントシステムは、はるかに明確で読みやすくなっています。コメントは以前と同じようにドキュメントの右側に配置されますが、バルーンではなく、ブロックにまとめられたコメントが表示されます。コメントにマウスオーバーすると、Wordはすぐにそのコメントが添付されているセクションを表示します。以前のバージョンのOfficeでコメントの使用を避けていた方は、ぜひ再考してみてください。

Android 版 Office

過去1年間のOfficeの最大の変更点は、AndroidスマートフォンとiPhone向けアプリの導入です。（iOS版はiPadにインストールできますが、Androidタブレットユーザーにはインストールできません。）

これらのアプリには、ライブタイピングの表示や編集者とのチャットといっ​​たライブコラボレーション機能は搭載されていません。とはいえ、Androidアプリは、外出先での簡単な編集、コメントの閲覧、ドキュメントの追加状況の確認には非常に便利でした。モバイルチャットがどうしても必要な場合は、SkypeやLyncのモバイルアプリを利用できますが、スマートフォンでOfficeとSkype/Lyncを切り替えるのはすぐに面倒になります。

Officeモバイルでは変更履歴が明らかに欠けています。また、デスクトップやWebアプリのように、共同作業中のドキュメントにおける各編集者の貢献を区別することもできません。

ウェブアプリ

Office Onlineに関しては、アプリが意図的に制限されているのは、同社のデスクトップビジネスを損なわないためだと思われがちです。確かにその通りかもしれませんが、MicrosoftはWebアプリで基本的な機能をカバーしており、徐々に新機能を追加しています。

昨年の夏、Excel Onlineにウィンドウ枠の固定機能が追加され、Wordでは文書の自動保存が可能になりました。そのため、基本的なスプレッドシートやワープロ機能が必要な場合、あるいはリアルタイムの共同作業中に入力状況を確認したい場合は、Office Onlineが最適です。ただし、Excelでピボットテーブルやスパークラインを作成するなど、特に高度な機能が必要な場合は、デスクトップアプリが必要になります。

評決

Office 2013と新しいOffice 365サービスは、他のどのバージョンのOfficeよりも、同僚とのコラボレーションをシンプルかつシームレスな体験にすることを目指しています。Webアプリの段階的な改善と、AndroidおよびiOS向けのモバイル版Officeの追加により、この目標に一歩近づきました。しかし残念ながら、チャットやライブ編集といった機能は扱いにくい場合が多くあります。Microsoftがこれらの問題やその他の問題点を解決しない限り、Officeをコラボレーションツールとして真剣に検討するのは難しいでしょう。