MicrosoftのOutlookは、世界中の数え切れないほどの組織や多くの人々にとって、なくてはならないツールです。しかし、決して愛されているとは言えません。一日中、メールがぎっしり詰まった受信トレイを整理したり、会議の依頼に返信したりするのは、誰にとっても楽しいことで はないはずです。受信トレイを開いて、必要な作業を済ませ、できるだけ早く立ち去りたいものです。
ここで、Outlook の整理に関するヒントが役立ちます。これら 5 つの簡単な実践方法を採用すると、受信トレイの確認が楽になり、時間も大幅に節約できます。
1. フォルダを使って受信トレイの乱雑さを軽減する
メールを受信トレイに溜め込み、探し物を探そうとすると手動で検索しなければならない、という状況はよくあることです。その代わりに、会社やメッセージに関連するカスタムフォルダにメッセージを移動しましょう。ファイルキャビネットを使うのと同じように。
カスタムフォルダは簡単に作成、管理、検索できます。ディスク容量やシステム管理者による制限を除き、サイズや数に制限はありません。ただし、やりすぎには注意が必要です。フォルダを多すぎるとOutlookの応答速度が遅くなることもあります。ファイルキャビネットに12個程度の文書だけのためにフォルダを作る人はいないでしょう。顧客ごと、会社ごと、あるいは件名や内容（税金、領収書、出張など）ごとにフォルダを作成する場合は、頻度の低いやり取りは「その他」フォルダにまとめても大丈夫です。
カスタム フォルダーの使用を開始する方法は次のとおりです。
1. Outlook の左側のナビゲーション ペインで「個人用フォルダー」オプションを右クリックし、ドロップダウン リストから「新しいフォルダー」を選択します。(または、「フォルダー」タブを開き、「新規」グループの「新しいフォルダー」ボタンをクリックします。)
2. フィールドボックスにフォルダ名（例：Meetings）を入力し、Enterキーを押します。変更したり、入力ミスに気づいた場合は、新しいフォルダを右クリックし、「フォルダ名の変更」または「フォルダの削除」を選択してください。また、右クリックメニューから移動、コピー、お気に入りへの追加も行えます。「アクション」グループからこれらのボタンを選択することもできます。
3. リボンメニューには、その他のフォルダーオプションもすべて表示されます。検索、並べ替え、アーカイブ、ルールの適用、すべてのメールを既読にする、クリーンアップなど、フォルダー管理に必要なすべての操作が可能です。
画像: ジュリー・サルテインすべてのメールを受信トレイに蓄積しておくことも、特定のプロジェクトや人からのメールを簡単に見つけられるようにフォルダーを作成することもできます。
2. カテゴリを作成して割り当てる
カテゴリを使用すると、アクティブな受信トレイ内のメールを整理し、各メールのステータス（保留中、期限切れ、完了など）をすぐに確認できます。また、カテゴリ別に並べ替えることもできます。例えば、メールのメンテナンスを週に1回だけ行う場合は、カテゴリ別に並べ替えて「完了」メールを素早く見つけ、対応するフォルダに移動することができます。
1. 新しいカテゴリを作成するには、「カテゴリ」列の透明な四角いボックスを右クリックし、ドロップダウンリストから「すべてのカテゴリ」を選択します。「カラーカテゴリ」ダイアログボックスで「新規」ボタンをクリックします。「新しいカテゴリの追加」ダイアログボックスで、カテゴリの名前を入力します。
2. 「色」フィールドの横にある下矢印をクリックし、カテゴリの色を選択します。次に、「ショートカットキー」フィールドの横にある下矢印をクリックし、カテゴリのショートカットキー（Ctrl+F2～Ctrl+F12）を選択します。これらのキーはOutlookの他の機能では使用されないため、カテゴリのショートカットとして使用できます。
3.このダイアログで「OK」をクリックし、「色の分類」ダイアログボックスでもう一度「OK」をクリックすると、新しい分類がリストに追加されます。注意：色は25色ありますが、ショートカットキーは11個しかないため、ショートカットキーには最も頻繁に使用する分類を選択してください。
4. メールにカテゴリを添付するには、メールを選択し、「カテゴリ」列の任意の場所を右クリックし、ドロップダウンリストからカテゴリを選択します。注: メールには複数のカテゴリを設定できます。カテゴリを削除するには、選択したメールの「カテゴリ」列の任意の場所を右クリックし、ドロップダウンリストから「すべてのカテゴリをクリア」をクリックします。これにより、選択したメールに添付されているすべてのカテゴリのみがクリアされます。他のメールには影響しません。
画像: ジュリー・サルテインメールにカテゴリを作成すると、後でメールを見つけやすくなります。
3. クイックステップ
クイック ステップは、メールを特定のフォルダーに移動する、削除する、コピーする、転送するなど、複数のタスクを 1 つのステップ (またはクリック) で自動化できる機能です。迷惑メールや親しい友人など、単一の送信者から大量のメールを受信するユーザーにとって、これは素晴らしい時間節約になります。
タスクを自動化するクイックステップを定義すると、任意のメールをクリックし、「クイックステップ」メニューから自動化されたタスクをクリックするだけで、Outlookがすべてのステップを実行します。また、未使用のショートカットキーにタスクを割り当てることもできます。（繰り返しますが、使用できるショートカットキーは9つだけなので、慎重に選択してください。）
1. 新しいクイックステップを作成するには：「ホーム」タブの「クイックステップ」グループの下向き矢印をクリックし、リストから「新規作成」を選択するか、最初のリストから「新しいクイックステップ」を選択し、2番目のリストから「カスタム」を選択します。「クイックステップの編集」ダイアログボックスの「名前」フィールドにタスクの名前を入力します。
画像: ジュリー・サルテインOutlook クイック ステップを使用して、特定のプロジェクトからフォルダーに電子メールを移動するなどの電子メール タスクを自動化します。
2. 次に、「アクションを選択」をクリックし、下矢印をクリックして「フォルダーへ移動」ドロップダウンリストからいずれかを選択します。「フォルダーへ移動」アクションの下に「フォルダーを選択」というフィールドが表示されます。リストから対象のフォルダーを選択します（下の図の例では「ベンダー」）。
3. ここで「完了」をクリックするか、 「アクションを追加」ボタンをクリックして再度「アクションを選択」をクリックし、「既読にする」などの2つ目の自動化タスクを追加することもできます。「オプション」ペインで「ショートカットキー」フィールドをクリックし、リストからキー（Ctrl+Shift+1からCtrl+Shift+9）を選択します。「ツールヒントテキスト」ボックスにツールヒントを入力します。「完了」をクリックすれば完了です。
画像: ジュリー・サルテインクイック ステップを作成したら、電子メールをクリックしてクイック ステップを選択すると、残りの作業は Outlook によって実行されます。
4. このタスクを使用するには（ベンダーの例を引き続き使用します）、ベンダーから送信されたメールをクリックし、リストから「ベンダー」をクリックします。メールは既読になり、「ベンダー」フォルダーに移動されます。すべて1つの簡単な手順で完了です。または、定義したショートカットキーを使用することもできますが、キーボードショートカットは文字キーの上にある数字キーのみに作用します。テンキーの数字は認識されません。
4. メールテンプレート
受信者の名前とメールアドレスだけを変更せずに、まったく同じメールを何十人（あるいはそれ以上）に送った経験は、どれくらいありますか？メールテンプレートを使えば、この作業は簡単に行えます。
1. 送信済みフォルダにある定型文メールを1つ見つけます。自分宛に転送し、受信者の名前、メールアドレス、会社名などのカスタム情報をすべて削除します。次に、「ファイル」>「名前を付けて保存」をクリックし、ファイル名を入力して、ファイル形式として「Outlookテンプレート」を選択します。
画像: ジュリー・サルテイン繰り返し送信する電子メール用の Outlook テンプレートを作成します。
2. テンプレートを使用する/開くには、「ファイル」タブの「新規」グループから、「新規アイテム」>「その他のアイテム」>「フォームを選択」を選択し、下矢印をクリックしてフォームの一覧を表示します。ファイルシステムで「ユーザーテンプレート」を選択し、一覧から保存したメールテンプレートを選択して「開く」をクリックします。カスタムの挨拶文を追加し、メールアドレスを入力して「送信」をクリックします。
画像: ジュリー・サルテインテンプレートを使用すると、送信前に宛先やその他の詳細をカスタマイズできます。
5. 条件付き書式ルール
この便利な機能を使えば、条件付き書式のルールを作成できます。えっと、何ですか？
基本的には、受信メールを目立たせるために、いくつかのカスタマイズされた属性を自動的に追加するだけです。例えば、下線、太字、斜体（太字と斜体は特定の書体のフォントスタイルです）といったフォント属性や、詳細表示設定の「条件付き書式」セクションで定義したルール（または条件）に基づいて色を変更できます。
画像: ジュリー・サルテイン条件付き書式を使用すると、特別なフォントや色を使用して、特定の種類の電子メールを他の電子メールと区別することができます。
1. 「ファイル」タブの「現在のビュー」グループから、「ビュー設定」を選択します。 「条件付き書式」ボタンをクリックし、「条件付き書式」ダイアログボックスで「追加」ボタンをクリックして、このルール/条件の機能を表すわかりやすい名前を入力します。上記の例では、「編集者」と入力しました。編集者からのメールを目立たせて注目を集めたいからです。（やったー！―編集者）
2. 「フォント」ボタンをクリックして、書体の書式（フォント名、色、下線や取り消し線などの属性）を定義します（太字や斜体の場合は、これらの属性が書体の一部として含まれているフォントを選択してください）。完了したら「OK」をクリックします。
画像: ジュリー・サルテイン上司からのメールが明るい紫色のステンシル フォントで表示されていれば、見逃すことはありません。
3. 次に、「条件」ボタンをクリックして条件を定義します。例えば、メール本文または件名に含まれる特定の単語（複数可）、送信元または宛先のメールアドレス、メール内でのメールアドレスの表示場所（宛先、送信元、CCなど）、日時（今日、昨日、先週、先月など）などを選択できます。完了したら、もう一度「OK」をクリックします。
4. ダイアログボックスが閉じたら、「条件付き書式」ダイアログボックスでもう一度「OK」をクリックし、「表示の詳細設定」ダイアログボックスでももう一度「OK」をクリックします。これで、BookCoversPlusの編集者からメールを受信するたびに、上記のように、すべてのメールが紫色のSTENCILフォントで画面に表示されるようになります。
