仕事の効率を高めるのに役立つコミュニケーション ツールとヒントをいくつか紹介します。
電話があなたの居場所を知らせます。いつでも連絡が取れるようにしておくのは、あなたの責任です。Google Voiceは、外出中のビジネスユーザーにとって非常に便利な機能を提供します。1つの電話番号で、他のすべての電話番号（職場、自宅、携帯電話など）に電話をかけたり、特定の電話番号だけに電話をかけたりできます。また、ボイスメールをテキストに変換してメールで送信することもできます。これは、重要なメッセージを確実に受け取るための優れた方法です。
Phonebooth も同様のサービスで、発信者が特定の部署に連絡できるようにビジネスライクな自動応答オプションを設定できるほか、Web サイトに配置できるクリックして通話するウィジェットも提供します。
どちらのサービスも無料ですが、Phonebooth OnDemand (月額 20 ドル) では、無制限の市内通話や長距離通話など、役立つと思われる他の機能が多数追加されます。
繰り返し実行されるメールタスクを自動化。Outlook 2010のクイックステップ機能は、メールへの返信と削除を同時に行う、チーム全体に送信する新規メッセージを作成する、特定の送信者からのメッセージを特定のフォルダーに移動するなど、頻繁に実行されるメールタスクを自動化します。また、独自のカスタム「メールマクロ」を作成し、ワンクリックで実行することも可能です。
電話の代わりにメールを使いましょう。顧客との電話での温かい会話は、信頼関係の構築と維持に非常に効果的ですが、時間に余裕がある時のために取っておきましょう。簡単な質問への回答が欲しいだけなら、電話をかける衝動を抑えましょう。メールを送信して、すぐに訪問しましょう。返信は携帯電話でいつでも確認できます。
メールの代わりにインスタントメッセージを使いましょう。メールは電話よりは速いかもしれませんが、インスタントメッセージよりは遅いです。クライアントのIMアドレスがわかれば、まるで同じ部屋にいるかのように素早く質問できます。
Meeboはブラウザ上で動作するクロスプラットフォームのチャットサービスです。つまり、ソフトウェアをインストールする必要がなく（会社のIT担当者の許可も不要です）、AIM、ICQ、MSN、さらにはFacebookなど、ほぼあらゆるネットワーク上の誰とでもつながることができます。
IMの代わりにテキストメッセージを使いましょう。IMは素早いフィードバックを得るのに便利ですが、必ずしも現実的ではありません。上司が会議中の場合は、代わりにテキストメッセージを送信しましょう（ただし、事前に承認を得ている場合に限ります）。テキストメッセージは緊急性が高いため、会議テーブルの下から覗き見される可能性が高くなります。「WidgetCoとの契約を75,000ドルで更新してもよろしいですか？」のような簡潔で直接的な質問を送信すれば、上司は簡単に「はい」と返信できます。
