Googleドキュメントを30日間使ってみた：5日目
昨日は、Gmailにメールアカウントを追加する手順を詳しく説明しました。今日は、Gmailの他の設定についてもう少し詳しく解説し、読者からいただいたGmail活用に役立つヒントをいくつかご紹介します。
まず、クラウドベースのツールやサービスの使用を検討する際に最初に頭に浮かぶことの 1 つは、「クラウドが利用できなくなったらどうなるのか」ということです。クラウドに関する注目のほとんどは、Web 上に「ある」ため、どこからでもアクセスできる方法に集中していますが、インターネットに接続できない場合に何が起こるかについては触れられていません。
ありがたいことに、GoogleはGmailにその解決策を用意しています。Gmail画面の右上にある歯車アイコンをクリックし、メール設定に移動して、上部のオプションから「オフライン」を選択します。このオフライン設定で、「このコンピュータでオフラインメールを有効にする」を選択し、ダウンロードするメールの量や添付ファイルのサイズ制限などのオプションを設定できます。
ご希望の設定が完了したら、画面下部の「変更を保存」をクリックします。Google Gears が Gmail サイトにアクセスしてメールをダウンロードすることを許可するよう求めるメッセージウィンドウと、デスクトップまたはスタートメニューにオフライン Gmail へのショートカットを配置するかどうかを尋ねるポップアップウィンドウが表示されます。その後、Gmail はバックグラウンドでメールのダウンロードを開始します。
すごい。これで、外出先でWi-Fiが使えないときや、飛行機で高度35,000フィートにいるときでも、メールにアクセスできるようになります。
さて、昨日お話しした送信メールサーバーの設定に関する問題の一つについてお話ししましょう。Gmailでは、Gmail経由でメッセージを送信するか、ご自身の送信メールサーバーを経由するように設定するかを選択できます。しかし、「Gmail経由で送信」オプションを選択した場合、メッセージはGmailアカウントから送信されたように見えますが、別のメールアカウントの代理送信として表示されます。これは確かに機能するものの、少々見苦しいです。
昨日の「30 Days With…Google Docs」投稿へのコメントで、GregVergho7onyさんが回避策を提案してくれました。「Gmail経由で送信」オプションは選択しないでください。代わりに、ドメインのSMTPサーバー経由で送信するオプションを選択します。ただし、送信メールサーバーとして「smtp.gmail.com」を追加し、認証情報としてGmailのユーザー名とパスワードを使用します。ポートは587のままにして、TLS暗号化を設定することも可能です。
読者の方からメールでもう一つヒントをいただきました。彼はGmailをメインのメールアドレスとして使っているのですが、そのメールをOutlookなどのデスクトップメールクライアントのアカウントに転送するように設定しているそうです。この方法だと、メールはOutlookにダウンロードされ、Outlookの使い慣れたツールや機能も利用できますが、さらにメリットがあります。Gmailのスパムフィルターでメッセージがフィルタリングされ、GmailがすべてのメッセージをWebベースで検索可能なアーカイブとして保存してくれるというメリットがあります。
このようなことを実現するには様々な方法があるようですが、この提案は必ずしも最も洗練された方法ではないかもしれません。必ずしもOutlookを使う必要はありませんし、Gmailを使う必要もないでしょうが、要点は理解していただけると思います。
メールをWeb上に保存しておくことには確かにメリットがあります。iPhoneは最新の200件のメッセージしか保存できません。私にとっては、これは約半日分のメールに相当します。外出中に1、2日前のメッセージにアクセスしなければならないことがよくあるのですが、iPhoneのデフォルトのメールクライアントではそれができません。でも、今はiPhoneのWebブラウザでGmailにアクセスすれば、すべてがそこにあります。
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4日目: GmailでPOP3メールアカウントを設定する
6日目: 自動的に機能する機能が恋しい
