長年培ってきたテクノロジーを捨て去るのは、必ずしも容易ではありません。特に、既存のシステムが問題なく機能している場合です。しかし、マイクロソフトはデルと提携し、その一歩を踏み出す意欲のある2つの中小企業を見つけました。目標は、これらの企業を、テクノロジーブランドの新しいハードウェア、オペレーティングシステム、そしてアプリケーションの好例へと変革することでした。
Microsoft と Dell は、中小企業を旧式のレガシーシステムから最新のテクノロジーに移行するための費用を負担し、すべての作業を行うことを申し出ました。
この改修プロジェクトは、全く異なる2つの事業に焦点を当てていました。1つは、ブティックカップケーキベーカリーチェーンのCupcake Royale、もう1つは家族経営の会計事務所Balin Accountancyです。それぞれ独自のコンピューティングニーズを抱えていましたが、当初はWindows XPなどのレガシーアプリケーションやハードウェアに依存していました。
この2社は、Windows 7をはじめとする既存ツールが自社のビジネスに及ぼす影響を調査するという課題を引き受けました。2010年秋のプロジェクト開始当初から、私はオーナーや従業員と面談し、なぜ彼らが古いプラットフォームやツールに頼り続けているのかを探りました。移行に関する懸念点を聞き出し、その後もフォローアップを行い、どのように適応したか、そしてアップグレードを推奨するかどうかを確認しました。
プレイヤーに会う
Cupcake Royale はシアトル地域でおいしいカップケーキ菓子を作っていますが、地域貢献と社会的責任にも力を入れており、オールナチュラルの地元産の材料と環境に配慮したパッケージを使用しています。
カップケーキ作りはコンピューターを多用するビジネスではありませんが、4つの店舗を構えるCupcake Royaleは、Windowsベースのノートパソコン6台とPOSシステムを4つ所有していました。しかし、同社はWindows 7への移行に積極的ではなく、新規に購入したPCをWindows XPにダウングレードすることさえ選択していました。
さらに南下すると、サンディエゴにある家族経営の会計事務所、Balin Accountancyがあります。Balinは、Microsoft Office 97を搭載したWindows XPのPCと、Lotus Notesが動作するWindows 2000サーバーを所有していました。
Balin の CPA の顧客は Cupcake Royale とはまったく異なり、日常業務の多くを PC で行っています。しかし、新しいテクノロジーの導入に関しては、この 2 つは非常によく似ており、おそらく中小企業の大多数も同様です。
知っている悪魔のほうがましだ…
どちらの企業も、Windows 7やその他の新しいテクノロジーに特に問題を抱えていませんでした。使い慣れた信頼性の高いWindowsシステムの快適さから、アップグレードに伴う面倒な費用や負担を躊躇していました。
「私たちは最先端の会計ソフトウェアに投資しています。それが私たちの主な焦点であり、OSや生産性向上アプリケーションには投資していません」と、Balin Accountancyのオーナー、ジョシュ・バリン氏は語る。「これらは単なるツールであり、そのまま機能します。私たちが最先端である理由も意義もありません。」
Windows XPやそれ以前の生産性向上およびサーバープラットフォームは「壊れている」わけではありませんでしたが、だからといって改善の余地が全くないわけではありませんでした。従業員は古い機器の速度とパフォーマンスに不満を抱いていました。Balin氏はまた、より優れたリモートアクセス機能と、紙の使用を削減するためのツールを求めていました。
Cupcake Royale はまた、マネージャーがカップケーキの製造と販売という本来の業務に集中できる時間を増やすために、書類作業の削減、二酸化炭素排出量の最小化、コミュニケーションの効率化、生産性の向上にも関心を持っていました。
切り替える
Microsoftは、パフォーマンス、コラボレーション、コミュニケーション、生産性の向上など、最新テクノロジーの機能と価値を実証したいと考えていました。Dellは、既存の製品ラインを単に売り込むのではなく、問題解決とITニーズへの対応に重点を置いた、より「包括的な」新しいITコンサルティングアプローチを実証したいと考えていました。
アップグレードにかかる費用や負担がなかったとしても、Cupcake RoyaleとBalin Accountancyには多くの懸念事項がありました。Windows XPからWindows 7への直接アップグレードパスがないため、OSの移行には問題が発生する可能性がありました。新しいハードウェアへの移行、メッセージングプラットフォームの切り替え、その他の変更は、ダウンタイムやデータ損失につながる可能性がありました。
マイクロソフトとデルは、各社に約10台の新品PCを提供しました。各PCにはウイルス対策ソフトウェア、Office 2010、Windows 7 Professionalが搭載されていました。Cupcake Royale社にはDell Vostro 3500ノートパソコン、Balin Accountancy社にはVostroデスクトップが支給されました。
Cupcake Royaleでは、MicrosoftとDellのチームが約2週間かけて移行の計画と実行を行いました。その結果、ほぼ完璧な移行が実現しました。ネットワークとサーバーの設定、そしてユーザーのVPN接続に関して若干の問題が発生しましたが、MicrosoftとDellはそれらを解決しました。サーバー更新中の再起動中は、メールアクセスが5分ほどオフラインになりました。個々のユーザーもシステム更新とプロファイル移行のため約1時間オフラインになりましたが、その後は何もなかったかのようにすぐにオンラインに戻りました。
Balin Accountancy では、Microsoft と Dell がハードウェアとソフトウェアの移行に 4 日間を費やしました。これには、Lotus Notes を実行する Windows 2000 Server を、Exchange Server 2010 を実行する新しい Windows Server 2008 マシンに置き換える作業も含まれていました。両社は約 3 日でプロジェクトを完了しました。
Microsoft は、Cupcake Royale と Balin Accountancy のユーザーに対して、新しい環境のオリエンテーションも提供し、Windows 7 と Office 2010 の入門トレーニングを実施して、新しいソフトウェアの機能と規則をユーザーに理解してもらいました。
Cupcake Royaleのオーナー、ジョディ・ホールさんは、旧モデルのMacBook Proから新しいDellのノートパソコンに乗り換えたそうですが、一番大変だったのはMicrosoft OfficeとOutlookに再び慣れることだったそうです。「でも、新しいOutlookは本当に気に入っています。」
全速前進
様々な変数が関係しますが、新しいハードウェア、ソフトウェアライセンス、そしてDellコンサルタントの時間と労力を考慮すると、このようなプロジェクトは1件あたり約15,000ドルの費用がかかります。企業が同様のことを自力で行う場合、このようなアップグレードが本当に投資に見合う価値があるのか、あるいはそもそも可能かどうかを検討する必要があります。結局のところ、誰かが費用を負担し、ベンダーがスムーズな移行を保証してくれるのであれば、アップグレードは簡単です。
私は各企業に対し、アップグレード後に何が分かったかを知った上で、そうしたプロジェクトに自社の時間と資金を投資する意思があったかどうかを尋ねました。
ジョシュ・バリン氏は「おそらくそうでしょう」と答えます。「スピードと効率性は非常に重要です。専門家1人あたり1日15分の節約は、最終的な収益に直結します。新しいシステムは従業員のストレスを大幅に軽減し、フラストレーションを軽減します。生産性の向上を計算すれば、アップグレードは比較的短期間で元が取れるでしょう。」
Cupcake Royaleのジョディ・ホール氏も、この変更によって会社のスピードと効率が向上したと認めています。さらに、同社はWindows 7の問題ステップ記録ツールを活用してトレーニングチュートリアルを作成し、SharePointを利用して社内トレーニングマニュアルをオンラインで公開し、新入社員向けのワークフローを提供しています。
アップグレードは適切ですか?
ジョシュ・バリン氏は、多くの中小企業が変化への恐怖をコストへの恐怖として隠蔽し、アップグレードにかかる費用を盾に、新しいテクノロジーを導入するのではなく、使い慣れたツールに固執することを正当化していると考えています。
これは多くの企業に当てはまるかもしれませんが、おそらくそれと同数かそれ以上の企業が、その逆の状況にあるでしょう。つまり、新しいハードウェアや最先端のソフトウェアを導入したいと切望しているものの、単に予算が足りない企業です。新しいハードウェアとソフトウェアは生産性と効率性を向上させ、比較的短期間で投資を回収できる可能性が高いという事実も、そもそも資金が確保できなければ意味がありません。
それでも、Cupcake RoyaleとBalin Accountancyの例を見れば、投資に余裕のある企業にとって、新しいハードウェアとソフトウェアへのアップグレードには多くのメリットと利点があることがわかります。この実験が証明したことがあるとすれば、それは、プラットフォームやベンダーに関わらず、たとえ既存のシステムに問題がなくても、新しいハードウェアとソフトウェアは生産性と効率性を大幅に向上させることができるということです。
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