人々はもはや特定の場所やデバイスに縛られることなく、ノートパソコン、タブレット、さらにはスマートフォンを使って、あちこちを移動しながら仕事をしています。課題は、すべてのデータを同期させ、それぞれのプラットフォームから同じデータにアクセスできるようにすることです。
近所のカフェで作業しているのに、必要なPowerPointプレゼンテーションがオフィスのPCにダウンロードされておらず、生産性が著しく低下してしまう。あるいは、ランチ中に急遽電話をかけなければならなくなったのに、自宅のノートパソコンに保存してある顧客の電話番号が、手元にあるスマートフォンとまだ同期されていないことに気づく、なんてこともあるだろう。
完璧でシームレスなソリューションはまだ存在していませんが、プラットフォーム間の同期を可能な限り自動化し、このような煩わしいシナリオの多くを回避することができます。
メール、連絡先、カレンダーの同期
このようなデータを2つのデバイス間で同期させることは、通常それほど難しくありません。スマートフォンやタブレットには、PCと接続してデータを同期するためのUSBケーブルが付属しているのが一般的です。問題は、コンピューターから離れているときにも最新の状態を維持することです。以下の方法を検討してみてください。
1. ダンス・ウィズ・ゼム あなたを連れて来たもの
一部のプラットフォームでは、デフォルトのシステムが採用されています。例えば、GoogleのAndroid OSを搭載したスマートフォンやタブレットは、Gmail、Googleカレンダー、連絡先などのGoogleサービスと接続することで最適なパフォーマンスを発揮します。BlackBerryデバイスはBlackBerry Enterprise Serverと連携することで最適なパフォーマンスを発揮します。また、Microsoft Windows Phone 7デバイスはMicrosoftのインフラストラクチャと連携することで最適なパフォーマンスを発揮します。メール、連絡先、カレンダーについては他のソリューションを利用することも可能ですが、お使いのモバイルデバイスの標準システムを採用し、可能であればそのシステムを使用してPCや他のデバイスとデータを同期させる方がはるかに簡単です。
2. Exchange Active Syncを使用する
Microsoft Exchange Server または Office 365 をご利用の場合、データの同期は比較的簡単です。Exchange Server はメール、連絡先、カレンダー情報を管理するため、ほぼどこからでも、どのデバイスからでもデータにアクセスできます。ノートパソコンはインターネット接続を介して Exchange に接続でき、ほとんどのスマートフォンやタブレットは Exchange Active Sync を使用して同期を維持できます。BlackBerry スマートフォンとタブレットは、Exchange Active Sync ではなく BlackBerry Exchange Server を使用して同じ目的を達成しています。
3. Googleで検索する
Exchange Active Syncを使用していない場合、または別のPCとデータを同期する必要がある場合は、上記のどちらの解決策も役に立ちません。iOSデバイスとセカンダリPCの両方において、情報を同期する最も簡単な方法はGoogleを利用することです。
シンプルな解決策は、Googleの各種ツールを活用することです。Microsoft Outlookのようにメール、カレンダー、連絡先をローカルで管理するのではなく、Gmail、Googleカレンダー、連絡先を利用すれば、同じデータの複数のコピーを同期させる必要はありません。様々なデバイスからGoogleデータに接続するだけで、変更や追加はGoogleサービス自体で行われるため、別のデバイスから接続した際にも反映されます。
Microsoft Office をご利用で、メール、カレンダー、連絡先の管理にローカルの Outlook をご利用の場合、Google は最も手間をかけずに同期を維持できる手段を提供しています。Google Apps Sync for Outlook は、メール、連絡先、カレンダー、メモを Google Apps と Outlook 間で同期します。ただし、その名の通り、Google Apps の有料会員である必要があります。
Google Appsをご利用でないユーザー向けに、Googleは代替ツールを提供しています。Google Calendar Syncは、GoogleカレンダーとMicrosoft Outlook間でカレンダーの双方向同期を実行します。複数のパソコンでメールを設定する場合は、各システムでメッセージをサーバーにも保存し、各拠点でダウンロードできるように設定する必要があります。その場合でも、連絡先はそのまま残ります。
この問題を解決するために、Google のデータと Microsoft Outlook のデータを同期させるのに役立つ製品が数多くあります。同期させたい各 PC に https://www.pcworld.com/downloads/file/fid,66456-page,1-c,wordprocessing/description.html（30 ドル）や gSyncIt（20 ドル）などの製品を使用すれば、1 台の PC で行った変更や追加が他の PC にも確実に反映されます。
データをGoogleに同期したら、iPhoneまたはiPadでメール、カレンダー、連絡先にGoogle Syncを使用するように設定すれば、これらのプラットフォームでも最新の同期データにアクセスできるようになります。GoogleはExchange Active Syncを使用しているため、iOSデバイスにGoogle SyncをExchangeメールアカウントのように追加し、カレンダーと連絡先をGoogle Syncで更新するように設定します。
あらゆる種類のファイルの同期
ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションなどのデータをデバイス間で同期させるのは、より困難な場合があります。メール、連絡先、カレンダーのデータは、基本的に個別のファイルであり、デバイス間で同じ内容が保持される必要があります。一方、ワープロ文書などのファイルは、はるかに流動的で無制限です。また、ドキュメント、スプレッドシート、その他のファイルは、わずか8GBまたは16GBのストレージしか搭載していないモバイルデバイスのストレージ容量をすぐに超えてしまう可能性があります。
持ち歩きましょう
重要なのは、各プラットフォームで同じファイルを利用できるだけでなく、どのプラットフォームでもファイルを作成または編集でき、どこからアクセスしても変更内容とコンテンツが反映されることです。持ち運べる外付けUSBハードドライブやサムドライブにファイルを保存すれば、デスクトップパソコンからでも、スターバックスのノートパソコンからでもアクセスできます。USBストレージはMotorola Xoomなどの一部のタブレットでも使用できますが、ほとんどのタブレットやスマートフォンでは別のソリューションが必要になります。USBストレージの欠点の1つは、USBデータを複数のデバイスにバックアップすると、同じファイルの複数のバージョンが簡単に作成されてしまうことです。
スマートフォンやタブレットの多くはSDメモリーカードでストレージを拡張でき、デスクトップやノートパソコンの多くにはメモリーカードリーダーも内蔵されています。しかし、iPhoneやiPadにはUSBポートもSDメモリーカードスロットもありません。また、SDカードやキーホルダーにデータを入れて持ち歩くということは、裏で自動的に同期されるような便利な機能は備わっていないということです。つまり、自分でデータを保存・バックアップする必要があります。別の方法を見つける必要があるのです。
クラウド同期
メール、連絡先、カレンダーの同期と同様に、最もスマートな解決策は、Microsoft Windows Live SkyDriveやGoogle Docsなどのクラウドベースのストレージを使用することです。ファイルをオンラインに保存することで、インターネット接続さえあれば、ほぼすべてのWeb接続デバイスを使ってどこからでもアクセスできます。
理想的には、必要に応じてオフラインでも作業でき、かつ様々なプラットフォームやデバイス間でデータの同期を維持できることが望まれます。SkyDriveはMicrosoft中心のソリューションを提供します。Windows Live Meshを使用すると、データはデスクトップからクラウドへ自動的に同期され、Windows Phone 7スマートフォンもSkyDriveに保存されたデータと連携します。他のスマートフォンやタブレットプラットフォームのユーザーもブラウザーを使ってSkyDriveサイトにアクセスできますが、SkyDriveまたはMicrosoft Officeファイル形式がネイティブサポートされていないため、ファイルの操作は容易ではない可能性があります。
Googleは現在、Googleドキュメントをオフラインで操作する方法を提供していません（ただし、今夏には提供開始予定です）。しかし、Memeoのツールを使えば、Googleドキュメントのデータにオフラインでアクセスできるようになります。また、無料のGoogle Cloud Connectアドオンを使えば、Microsoft OfficeソフトウェアからGoogleのクラウドにファイルを同期できます。ただし、Googleドキュメントによって書式が崩れる可能性があるので注意が必要です。
Googleドキュメントとそれほど密接に関連しない、より一般的なクラウドデータストレージとしては、Box.net、Dropbox、SugarSyncなどのサービスがあります。これらのサービスでは、ローカルデスクトップ上の指定フォルダがオンライン保存されたデータと自動的に同期されます。これらのサービスには、WindowsとMac OS Xの両方に対応したクライアントアプリケーションが用意されており（DropboxはLinuxクライアントも提供しています）、iOS、Android、BlackBerryなど、様々なモバイルプラットフォームから同期データにアクセスできるアプリも用意されています。
Dropboxは2GBのファイルストレージと同期機能を無料で提供しており、SugarSyncは5GBを提供しています。Box.netは無料のオンラインストレージを提供していますが、デスクトップの自動同期を利用するには、次のレベルのサービスにアップグレードする必要があります。Box.netは有料会員向けにさらに多くの機能を提供していますが、無料サービスの中ではSugarSyncが最も多くのストレージ容量と柔軟性を提供しています。
ユートピア的な未来では、より標準化が進み、様々なプラットフォームやデバイス間でファイルやデータをシンプルかつシームレスに同期できるようになるかもしれません。今のところは可能ですが、同期が必要なデバイスによっては、全てをうまく機能させるには多少の技術的な工夫が必要になるかもしれません。
