Google ドライブをチームコラボレーションツールとして使ったことがある方なら、ドキュメントやスプレッドシートを複数の関係者と共有するのがいかに簡単かご存知でしょう。しかし、プロジェクトのワークフローによっては、ファイルを複数の異なるフォルダに分けて、それぞれが異なる人がアクセスできるようにしなければならない場合があります。一部のプログラムでは、各フォルダに配布するためにドキュメントのコピーを作成する必要があります。共同作業者がファイルに変更を加え始めると、同じドキュメントの異なるバージョンが複数存在し、混乱を招きます。
Googleドライブはよりシンプルなソリューションを提供します。1つのファイルを複数のフォルダに「追加」することができ、重複は発生しません。どの場所でファイルに変更を加えても、その変更はグローバルに反映されます。
元のファイルを移動せずに別のフォルダーにファイルを追加するには、Shift + Z コマンドを使用します。
やり方は次のとおりです。
- コピーしたいファイルを選択します。複数のファイルを選択する場合は、WindowsではCtrlキー、Mac OSではCommandキーを押しながら各ファイルを選択します。
- ファイルを選択した状態で、Shift キーを押しながら Z キーを押します。
- ポップアップ表示されるドライブウィンドウで、「マイドライブ」を選択します。すると、ドライブアカウントに保存されているすべてのフォルダとファイルのリストが表示されます。
- ドキュメントを保存したいフォルダまでスクロールし、フォルダを選択して「ここに追加」をクリックします。新しいフォルダを作成するには、プラス記号の付いたフォルダのアイコンを押します。次に、フォルダを選択して「ここに追加」をクリックします。
- これらの手順を繰り返して、ファイルを各追加フォルダーにコピーします。
実際にファイルを移動したり、コピーを作成したりしていないことに注意してください。基本的には、各フォルダにマスターファイルへの参照リンクを作成しているだけです。マスターファイルはドライブ内の元の場所に残っています。これを確認するには、各ファイルを右クリックし、「共有可能なリンクを取得」を選択してリンクを比較してください。リンクは同一であるはずです。
ドライブの詳細メニューを使用すると、特定のファイルがどのフォルダに格納されているかを追跡できます。
このトリックを頻繁に使用すると、特定のファイルがいくつのフォルダにあるか、またはどのフォルダにあるかを忘れてしまうことがあります。詳細メニューを使用すれば、いつでもファイルの場所を追跡できます。
- Googleドライブでファイルを選択し、ツールバーの右上にある「詳細」アイコン（中央に「i」がある円のアイコン）をクリックします。
- [詳細]タブを選択すると、ファイルの作成日時、最終更新日時、現在保存されているフォルダーなどのファイルに関する情報が表示されます。
- 特定のフォルダーからファイルを削除する場合は、その横にある X をクリックします。
