マイクロソフトの研究チームは、科学を用いて、私たちがすでに知っていること（連続した会議が多すぎると疲れてしまう）を証明し、Outlook に休憩を組み込む機能を推進しています。
マイクロソフトはEEGセンサーを用いて複数の被験者の脳波を測定し、ストレスに関連するベータ波の活動が、休憩なしの30分間の会議を4回連続して行った際に増加していることに気付きました。しかし、会議間に10分間のバッファ期間を設けて再度テストを実施したところ、ストレスレベルは低下し、参加率も向上しました。
マイクロソフトストレスを受けた脳では、ストレスを示すベータ波のレベルが高くなります。
本日、MicrosoftはOutlookに「すべてのイベントの期間を短縮する」オプションを追加しました。これは個人レベルまたは会社レベルで設定できます。特定の時間に予定されている会議は、開始時間を遅らせたり、終了時間を早めたりすることで「短縮」できます。この機能は、Outlookの設定メニュー（ 「予定表」＞「イベントと招待状」 ）から「すべてのイベントの期間を短縮する」オプションをオンにすることで有効にできます 。
米国の多くの人々と同様に、マイクロソフトもパンデミック後の（願わくば）世界での生活がどのようなものになるのか、今まさに考え始めている。Office 365担当コーポレートバイスプレジデントのジャレッド・スパタロ氏によると、オフィスでの対面勤務と自宅でのリモートワークを組み合わせたハイブリッドワークこそが、未来の働き方だ。しかし、そこには落とし穴もある。「リモートワークの増加は、私たちの健康状態を脅かしています」と、彼はブログ記事に記している。「デジタルオーバーロードは現実であり、何かを変えなければなりません。」
マイクロソフトは、連続する会議の間にバッファを設け、脳をリセットする時間を設けるだけで十分だと考えている。マイクロソフトの脳波スキャンでは、実際にこの時間を瞑想に充てているが、マイクロソフトはこの方法をすべての人に推奨しているわけではない。代わりに、少しの間、散歩したり、少し落書きしたりするなど、脳を切り替えたり「オフにする」ようなことをするだけで十分だ。マイクロソフトの研究者たちは、ほとんどの従業員が賛同するであろうアイデアも推奨している。それは、「すべての会議に会議は必要ではない」というものだ。メモやオンラインチャットで問題を解決できるかもしれない。
マイクロソフト自動休憩時間は Outlook 内の機能になります。
マイクロソフトは会議の短縮を義務付けるのではなく、企業やチームが導入できるポリシー変更として推奨しているだけです。このポリシーが導入されると、従業員が会議のスケジュールを設定しようとすると、短縮された時間を示す通知が表示されます。また、どうしても必要な場合は、制限を無視するオプションも提供されます。
会議を短縮する機能は、MicrosoftがOutlookに残した数少ない利便性の一つです。多くの企業は、Microsoftが2月にリリースした新しい従業員ポータルアプリ「Microsoft Viva」に移行しています。来週から、VivaにはMicrosoftが以前に発表した「バーチャル通勤」などの従業員向けエクスペリエンスが追加されます。また、今年後半には、従業員が仕事から離れられるよう、Headspaceの「厳選されたガイド付き瞑想とマインドフルネス体験」もVivaに追加される予定です。
マイクロソフト短縮された会議スケジュールを示すポップアップが表示されます。
Vivaには、自身の職務経験を分析・評価できる振り返り機能も搭載されます（Microsoftによると、この機能は個人には公開されません）。また、「賞賛を送る」機能も搭載され、Microsoftによると、この機能は「同僚への感謝の気持ちを伝え、賞賛のリマインダーをスケジュール設定」することで、良い習慣を身につけることができるとのことです。
