Zoomではなく紙で宿題をさせる方法

お子さんが終わりのないズーム通話や画面への入力にうんざりしているなら、iOS および Android 向けの Microsoft Office アプリは、昔ながらの方法で作業する別の機会を提供します。お子さんは紙で作業し、保護者はその作業を電子的に提出できます。

マイクロソフトは2月にiOSとAndroid向けのOfficeアプリをリリースしました。パンデミックで私たち全員が外出自粛になる数週間前のことです。家族が在宅勤務や在宅学習に追われる中、私たちはOfficeアプリを使って、妻と私だけでなく子供たちの日々の書類作成作業を管理できることに気づきました。しかも、ほとんどの人はこのアプリの存在を知りません。

以下に、Officeアプリの使い方に関する簡単なチュートリアルをいくつかご紹介します。しかし、Officeアプリの機能は驚くほど豊富です。例えば、本のページを写真に撮れば、Officeアプリの光学式文字認識機能を使ってテキストを自動抽出できます。写真をPDFに変換したり、既に作成したPDFに署名したり、スプレッドシートの写真をExcelの表に変換したり、文書をPDFに変換したり、その逆を行ったりすることも可能です。これらの機能も見逃せません。PDF からWord への変換ツールはなかなか見つからないからです。そしてもちろん、今回レビューした他の多くのPDFエディターとは異なり、これらのOfficeアプリの機能はすべて無料です。

Android向けMicrosoft Officeアプリ — Microsoft の Android 用 Office アプリには、頻繁にアクセスする Office ドキュメントのリストが保存されますが、強力なツールのリストは「アクション」メニュー内に隠されています。

Officeアプリを使ってお子様の宿題をスキャンしましょう

お子さんの先生から、手描きの作品を入力する方法の一つをすでに教えてもらったことがあるかもしれません。それは、パソコンやChromebookのカメラを使う方法です。うちの学校では、生徒にGoogleドキュメントを開き、ツールバーの「画像挿入」アイコンをクリックして、画面に映っているカメラで写真を撮るように指示しています。簡単で効果的ですが、必ずしも分かりやすいとは限りません。

ご希望であれば、モバイル版Officeアプリを使って同じ操作を行うこともできます。より見やすくなっています。Android版Officeアプリを開き、画面下部の「アクション」アイコンに移動してください。

Officeアプリ3アクションMicrosoft — Office アプリの [アクション] メニュー。

興味深いメニュー項目がずらりと表示されます。「スキャンしてPDF化」という、ちょっと分かりにくい名前の項目をクリックします。

すると、ごく一般的な写真画面が表示され、画面下部にはいくつか興味深いオプションがあります。デフォルトでは「ドキュメント」がハイライト表示されています。お子様のワークシートをテーブルやベッドの上に置くと、その周囲に小さな四角形が浮かび上がります。これはOfficeアプリのAIマジックによるものです。ドキュメントの境界線を感知し、PDFが美しく整列するように調整してくれます。つまり、フレーム内でドキュメントの境界線を揃えるのに多くの時間を費やす必要はありません。アプリが自動的に調整してくれるのです。

Android向けMicrosoft Officeアプリのドキュメント — Officeアプリはページに描かれた四角形に過敏に反応し、中央の四角形のような四角形をページ全体と誤認識することがあります。左下にある「重ね合わせた写真」アイコンに注目してください。このアイコンを使うと、複数の画像を使った複数ページのPDFを作成できます。

「ホワイトボード」オプションを選択すると、壁に掛けられたアート作品の写真を撮ることができます。これもOfficeがきれいに加工してくれます。ファイルはPDF形式で保存され、メイン画面からアクセスできます。

Microsoft Office アプリホワイトボード 2 — よく見ると、Office アプリがシーンの残りの部分からアートワークを抽出したことがわかります。

Officeには既存の写真（カメラロールから）をPDFに変換するオプションがありますが、これは画像をPDFに変換するだけで、アプリ本来の機能であるAIによる切り取り機能はありません。元の文書が手元にある場合は、新たに写真を撮影する方が効率的だと思います。

スマートフォンからPDFに署名する方法

お子様がメールまたは直接許可書を受け取り、それを電子的に返送したい場合も、Office アプリを使用すると簡単に行うことができます。

印刷された文書をお持ちですか？上記の「スキャンしてPDF」機能を使って、PDF文書に変換できます。

WordやGoogleドキュメントなどの電子文書をお持ちですか？ Googleドキュメントの場合は、Word形式で保存してください。Wordファイルは、お使いのモバイルOfficeアプリに付属の「ドキュメントからPDFへの変換ツール」で開くことができます。

ファイルの PDF が作成されると、[アクション] 見出しの[PDFをさらに活用] サブ見出しの下に [PDF に署名] オプションが表示されます。

アプリがPDFを開き、署名を追加するおおよその位置を選択します。正確な位置でなくてもご安心ください。位置をタップすると、別のウィンドウが開き、署名を追加できます。署名を保存することもできます。

Officeモバイルアプリの署名 — PDF で署名ツールを使用すると、署名を入力するための十分なスペースと、署名を保存するオプションが提供されます。

署名を入力すると、PDFが再び開き、署名の巨大なオーバーレイが重ねて表示されます。署名をピンチ＆ズームして縮小し、スペースに合わせてPDFを保存します。

オフィスアプリの許可書 — その後、必要に応じて署名のサイズを変更したり移動したりできます。

OfficeアプリからPDFを送信する方法

Officeアプリのメイン画面では、作成したPDFファイルを含むドキュメントを（テキストまたはメールで）共有できます。しかし、ファイルを自分のコンピューター、あるいはお子様のコンピューターに移動してアップロードする必要がある場合はどうでしょうか？これも、Officeアプリが想定しています。

転送オフィスオフィスアプリ — Officeアプリは、スマートフォンとコンピューター間でファイルを簡単に送信できるよう、この中間サイトへ誘導します。メールや他のアプリも自由にご利用いただけます。

「操作」ページ上部の「ファイル転送」オプションをクリックすると、transfer.office.com というウェブサイトにリダイレクトされます。このウェブサイトでは、転送の認証のためにスマートフォンでコードをスキャンするよう求められます。ウェブベースなので、ノートパソコンが Chromebook でも Windows PC でも、PDF ファイルを転送できます。スマートフォンでは、ファイルの転送先が正しいことを確認するために、「送信」または「受信」を選択してください。ファイルエクスプローラーでファイルを見つけ、適切な場所に保存してください。