メールの心配ほど、休暇を台無しにするものはありません。Gmailの自動返信機能は設定が簡単ですが、仕事ではOutlookを使っている人が多いです。
Outlookの自動返信機能を使って、不在中に面倒な作業を自動化し、休暇を取り戻せる方法をご紹介します。しかも、友人や家族から嫌な視線を浴びることも避けられます。
退職の数日前に設定することもできるので、退職最終日に慌てる必要もありません。
Outlook の組み込み自動返信機能を使い始めるには、まずいくつかの基本オプションを設定する必要があります。これらの設定は Outlook 2013 と Outlook 365 Web アプリの両方で利用できます（Web アプリは、退社前に返信の設定を忘れた場合に便利です）。
Outlook 2013では、「ファイル」>「自動応答」をクリックします。ダイアログが開き、「自動応答を送信しない」オプションが選択されます。ルールの編集を除き、他のすべてのオプションは無効になります。「自動応答を送信する」を選択して、オプションの設定を開始します。
Outlook 365ウェブアプリでも同じオプションにアクセスできます。まず、ページ上部のメニューバーで「Outlook」をクリックします。ページ右上の歯車アイコンをクリックして「設定」メニューを開き、「自動返信の設定」をクリックします。
すぐ下の最初のオプションでは、自動返信を無期限に有効にするか、特定の期間のみ有効にするかをOutlookに指定します。「この期間のみ送信する」にチェックを入れ、日付と時刻のフィールドを使用して、休暇中の期間を入力します。チェックボックスを空のままにすると、自動返信は無効にするまで送信され続けます。
Outlook 2013 では、2 つの日付フィールドの下に、「組織内」と「組織外」という 2 つのタブが表示されます。Web アプリでは、両方のタブが 1 ページに表示されます。
最初のタブでは、組織内の全員への自動返信を作成できます。これはかなり漠然としていますが、Microsoftによると、会社のメールシステムにExchange Serverアカウントを持っている人は「組織内」とみなされます。
いくつかの書式設定オプションが用意されているので、通常の電子メールと同じ形式を使用できます (または、派手なフォントと色を使用して、同僚に休暇中であることをアピールすることもできます)。
「組織外」タブをクリックすると、クライアント、請負業者、同僚以外の人からのメールの処理方法を設定できます。このタブには、最初のタブにはない2つのオプションがあります。
最初のオプションは、自動返信をオンまたはオフにするチェックボックスです。
2つ目のオプションは、自動返信の受信者の扱い方を選択するためのラジオボタンです。アドレス帳に登録されている人だけに返信したい場合は、「自分の連絡先のみ」を選択します。メールを送信する可能性のあるすべての人に返信したい場合は、「組織外の全員」を選択します。
注:「組織外の全員」を選択すると、迷惑メールと思われるメールに自動返信するようになります。これは潜在的なセキュリティリスクとなり、悪意のある人物にしばらく不在になることを知らせてしまう可能性があります。ご自身の判断で設定してください。
完了したら、 Outlook 2013 では[適用]をクリックし、 Web アプリでは[保存] をクリックします。
次に、ルールを使用して Outlook 2013 で特定のメッセージを処理する方法を説明します。
ルールを使って仕事をこなす
休暇後の気分を台無しにしてしまうのは、山積みのメールです。メールの整理と処理のルールを決めておけば、その不安を軽減できます。
注:ルールを使用する場合は、外出前に必ず設定してください。現時点ではOutlookのWebアプリからルールを編集することはできません。ただし、自動返信ページにアクセスして「受信トレイルール」タブをクリックすることで、通常の受信トレイルールを設定できます。
「ルール…」ボタンをクリックすると、「自動返信ルール」ダイアログが表示されます。自動返信ルールは、Outlookの一般的なメール振り分けルールと機能的には非常に似ていますが、オプションが少なく、インターフェースも異なります。新しいルールを作成するには、「ルールの追加…」をクリックすると、「ルールの編集」ダイアログが表示されます。
ルールは順番に処理されます。メッセージが1つのルールに一致して処理されると、Outlookはそのメッセージをリスト内の次のルールと比較し続けます。これを防ぐには、「ルールの編集」ダイアログで「後続のルールを処理しない」にチェックを入れてください。
トリガーを設定する
最初のテキストボックスでは、送信者に基づいたルールを作成できます。例えば、上司からのメールを特定の方法で処理したい場合は、そのメールをトリガーとして指定できます。
2番目のテキストボックスには、メッセージの受信者でもある場合に操作を実行したいメールアドレスまたは名前を入力します。グループも入力できます。これは、部門全体へのメッセージに特別な処理を行う場合に非常に便利です。
名前の綴りがわからない場合は、名前を入力し始めて「名前の確認」をクリックしてください。ダイアログが表示され、入力した名前に類似した連絡先がOutlookに表示されます。
次の 2 つのチェックボックスは説明の必要がないほど明確です。最初のチェックボックスは、自分のメールが [宛先] フィールドに表示されているメッセージを対象とし、2 番目のチェックボックスは、自分が [Cc:] フィールドにリストされているメールを対象とします。
最後の 2 つのテキスト ボックスでは、それぞれ電子メールの件名と本文内のキーワードを検索します。
高度なトリガー
Outlookでは、メッセージの属性に基づいてルールイベントをトリガーすることもできます。「詳細設定…」をクリックすると、「詳細設定」ダイアログが開きます。
最初の「詳細設定」オプションは、メッセージのファイルサイズを属性として設定する機能で、受信トレイやアカウントのメール容量制限を超えないようにしたい場合に役立ちます。1,000語のプレーンテキストメールを自分宛に送信したところ、わずか23KBでした。もちろん、画像やフォーマットされたテキストを追加するとファイルサイズは大幅に増加します。
次のセクションでは、メッセージを受信した際のルールを設定できるため、日付によるメールの振り分けをより細かく制御できます。例えば、8月20日から9月10日まで休暇を取る予定で、人事部のジルからのメールは8月25日から8月27日まで届くとします。その日付範囲を指定して、個人用メールアドレスに転送することができます。
次の一連のチェックボックスを使用すると、添付ファイル付きの電子メールを重要度または機密性に基づいてターゲット設定できます。
そして…アクション！
アクションは、設定した条件を満たすメッセージに対してルールがどのような処理を行うかを指定します。ほとんどのオプションはシンプルですが、それでも非常に強力です。
「アラート通知」アクションは、以前のルールエンジンから引き継がれたもののようです。アラートを確認するためにオフィスにいるわけではないので、あまり意味がありません。
削除アクションは非常に明白ですが、ルールに削除アクションがある場合、Outlook では、メッセージを削除した後に後続のルールでそのメッセージを操作できなくなることに注意してください。
[移動先] フィールドと [コピー先] フィールドでは、選択した特定のフォルダーにメッセージを移動またはコピーして、戻ったときにメッセージを事前に保存しておくことができます。
不在中にどうしてもメールに対応する必要がある場合、メッセージを別のメールアドレスに転送できます。また、「転送」フィールドを使用して、不在中にあなたの仕事を引き受けている同僚に特定のメッセージを転送することもできます。
最後に、「返信」アクションを作成して、選択したテンプレートを使ってメッセージに返信することもできます。これは、特定のクライアントや同僚へのカスタム自動返信を作成するのに最適です。
最後のオプション「カスタム」はプラグインやスクリプトで使用されるため、組織でそれらを使用していない限り、あまり心配する必要はありません。
適切な自動返信とルールがあれば、本来リラックスするべき時にメールをチラチラ見る言い訳はなくなります。さらに嬉しいことに、復帰初日に大量に届く大量のメールを消さなければならないという不安も軽減されます。休暇がこんなに生産的になるとは誰が想像したでしょうか。
