グループワークのシナリオでは、チームメンバーの一人がタスクを成功裏に完了できるかどうかは、他のメンバーがフィードバックを提供したり、他のタスクを先に完了させたりする能力に左右されます。最近、キャンディー製造会社のウェブサイトを立ち上げた際、管理対象が一人だけの場合は、自分のメール受信トレイをToDoリストとして利用するのが効果的であることにすぐに気づきました。しかし、チームメンバーの行動や責任を把握するには十分ではありませんでした。
例えば、開発者はデザイナーからグラフィックアセットを受け取らなければ、ホームページのレイアウトを確定することができませんでした。プロジェクトの進捗状況を追跡する負担が、作業そのものよりも重くのしかかるようになってしまったのです。このような状況でこそ、プロジェクト管理ソフトウェアが活躍するのです。
ワークフローを簡素化し、チームメンバー間のコミュニケーションを強化できるサービスはどれでしょうか？今回のまとめでは、人気のBasecampや最近リリースされたAsanaなど、5つのプロジェクト管理プログラムをテストしました。評価基準は3つあります。各ユーザーインターフェースの柔軟性と使いやすさ、メールとの連携のしやすさ、そしてタスクの依存関係を考慮する機能です。
ベースキャンプ
これほど人気のプログラムであるにもかかわらず、Basecamp の機能には驚くほど乏しい。Basecamp は、ToDo リスト、カレンダー、マイルストーン、タグ付けシステムといった基本的なプロジェクト管理の要となる機能を、使いやすいインターフェースで提供している。オンライン掲示板に投稿したり、ToDo 項目やマイルストーンにコメントしたり、メールでユーザーに更新を通知したりもできる。しかし、これらの機能はどれも特に堅牢とは言えない。私のチームと私は、当初はタスクとマイルストーンを Basecamp に熱心に入力していたが、タスク ツリー内の依存関係を警告してくれないため、プロジェクトの途中で Basecamp の使用をやめた。Basecamp では、本当にミッション クリティカルなタスクをそれ以外のタスクから切り離すことができず、私たちは「このプログラムを使う意味は何だろう？」と疑問に思った。
利点:無料版が利用可能。セットアップと開始が簡単
短所:機能が弱い、連絡先管理や進捗状況追跡機能がない、タスクの依存関係追跡機能がない
最適な用途：私のプロジェクトでは、Basecampを使う理由はほとんどありませんでした。プロジェクトの複雑さがそれほど高くない場合は、スプレッドシートやメールといった従来の管理ツールを使い続けるのが良いでしょう。プロジェクトが複雑な場合は、より複雑な状況に対応できるプログラムを選ぶことをお勧めします。
価格:シングルユーザー向けの無料版。ベーシックプランは月額 34 ドルで 15 プロジェクト。プラスプランは月額 49 ドルで 35 プロジェクト、ユーザー数は無制限。追加プランも利用可能。
午後5時
5pmはBasecampよりもはるかに堅牢なプラットフォームで、多くの機能を備えています。インターフェースは私の好みには少し雑然としていますが、便利なキーボードショートカットがいくつか用意されており、分かりやすい説明ビデオを含む、徹底的に解説されたFAQシステムも備えています。
5pmの強みは、タスクと進捗管理機能にあります。タスクを入力すると、誰でも進捗メモやコメントを追加できます。例えば、今後のイベントの会場確保が私のタスクだとしたら、まず10社のベンダーに連絡し、上位3社からの返答を待っていることをタスクの進捗メモに記入できます。タスクがまだ完了していなくても、この機能によりチームメンバーは完了した作業の全体像を把握できます。
さらに、タスク同士を連携させ、親タスクの完了前に完了する必要があるサブタスクを作成することで依存関係を示すことができます。5pm のタイムライン機能は、ガントチャートのようなインタラクティブなチャートで、プロジェクト内のサブプロジェクトとサブタスクを視覚的に表示します。これにより、チームメンバーはミッションクリティカルなタスクとタスクの依存関係を一目で把握できます。
プロジェクト管理プログラムを使う上で私が最も懸念していることの一つは、Web アプリケーションへのログイン頻度です。私の毎日のトラフィックの多くはメール経由です。そのため、プログラムに優れたメール統合機能がない場合、つまり、例えばアプリケーションの Web サイトにアクセスせずにタスクを割り当てたり進捗状況にコメントしたりできない場合、私はそのプログラムを決して使わない可能性が高いです。幸いなことに、5pm は、競合の Cohuman や Asana と同様に、この点で優れています。プロジェクトやタスクの作成、既存のタスクや進捗状況への返信、これらすべてをメールの受信トレイ内で行うことができます。また、既存のタスクにファイルを添付したり、タスクの進捗状況を更新したりすることもできます。メールの件名に、タスクの開始日や期限などの詳細情報を指定することもできます。
長所:豊富な機能を備えたフルサービスのプロジェクト管理プログラム、インタラクティブなガントチャートを備えたタスク依存関係追跡システム、優れた電子メール統合、iPhone アプリ
短所:雑然としたインターフェース、価格
最適な使い方：フル機能のプログラムをお探しで、タスクの依存関係の特定と記録を手伝ってくれる専任のプロジェクトマネージャーがいる場合は、5pm をお試しください。また、少人数のグループの場合は5pm をご利用ください。大人数のグループの場合は、コストと機能の面で Cohuman の方が合理的です。
価格: 5 ユーザーおよび 10 プロジェクトの場合は月額 18 ドル、10 ユーザーおよび 20 プロジェクトの場合は月額 28 ドル、20 ユーザーおよび 40 プロジェクトの場合は月額 48 ドル、40 ユーザーおよび 80 プロジェクトの場合は月額 88 ドル、無制限のユーザーおよびプロジェクトの場合は月額 175 ドル
コーヒューマン
5pm ではユーザーが 2 つのタスク間の依存関係を示すことができますが、Cohuman では各タスクに関連付けられた情報も評価し、それらの依存関係を自動的に識別します。
Cohumanは、新しいタスクにそれぞれスコアを割り当て、プロジェクト内の他のタスクとの相対的な優先度を決定します。各チームメンバーは、Cohumanが生成した、重要度順に整理されたすべてのタスクのスマートリストを受け取ります。つまり、プロジェクトにいくつのタスクが関連付けられていても、Cohumanを使えば、各チームメンバーはToDoリスト上のミッションクリティカルなタスクを他のタスクから簡単に切り分けることができます。
先ほどの例で言えば、Web開発者がCohumanに「ホームページのレイアウトを確定」と入力すると、このタスクの期限が明日であること、そしてその前にグラフィックデザイナーに「グラフィックアセットのアップロード」というタスクを完了させる必要があることを伝えることができます。Cohumanは即座に「グラフィックアセットのアップロード」をグラフィックデザイナーのToDoリストの一番上に移動し、デザイナーには変更を通知するメールが届きます。すると、グラフィックデザイナーは「グラフィックアセットのアップロード」タスクが他のチームメンバーの作業を遅らせているため、速やかに完了させる必要があることを認識します。
Cohumanは、チームメンバーの長いToDoリストがプロジェクト全体の遅延につながるのを防ぎます。例えば、彼女のToDoリストに30個のタスクがある場合、グラフィックデザイナーは「グラフィックアセットのアップロード」まで数週間もかかってしまうかもしれません。その間、Cohumanのスマートな優先順位付けシステムがなければ、Web開発者はタスクを進めることができなかったでしょう。さらに、ユーザーはタスクの優先順位を手動で変更したり、タスクが期限を過ぎたときに「ping」（Cohumanからの穏やかなリマインダー）を送信したりすることもできます。
最後に、Cohumanのメール連携機能は充実しています。Cohumanを使えば、Cohuman Webアプリケーションにログインすることなく、プロジェクトの活動状況を簡単に把握できます。例えば、ウェブサイトホストからメールを受信した場合、そのメールをCohumanに転送するだけで、Web開発者にタスクとして割り当て、タスクにコメントを残すことができます。
長所:スマートな依存関係システム、クリーンなインターフェース、優れた電子メール統合、堅牢な無料版、iPhone アプリと Windows Phone 7、Android、Palm Pre 用のサードパーティ アプリ
短所:連絡先管理機能がない
最適な使用方法:プロジェクトに多くの可動部分が含まれている場合、またはチームにプロジェクト マネージャーがいない場合は、Cohuman を検討してください。
価格:無料版、プロフェッショナル版は月額 20 ドル
アーサナ
Asanaは5pmやCohumanのような高度な機能を備えていませんが、今回のまとめの中で最も汎用性の高いプロジェクト管理プログラムとして浮上しました。Asanaは基本的に、いくつかのツールを備えた非常にカスタマイズ性の高いToDoリストであり、賢く活用すれば、様々なプロジェクトを整理することができます。
例えば、Asana を使えば、求人活動における応募者を追跡できます。求人ごとに新しいプロジェクトを作成し、応募者を個別のタスクとして設定します。Asana のタグ付けシステムを使えば、履歴書を提出した応募者、電話面接のスケジュールを設定した応募者、面接を完了した応募者などを特定できます。その後、Asana のメトリクスシステムを使って、応募プロセスの各段階にいる応募者数を追跡できます。
Asanaは、今回紹介したプログラムの中で、クリスマスプレゼントの購入、計画しなければならないホリデーイベント、ずっとやりたかった家のリフォームなど、ToDoリストを使って管理できるプロジェクトのアイデアが次々と浮かび、何度も使いたくなった唯一のプログラムです。複数のチームメンバーが関わる複雑なプロジェクトに取り組んでいるのでなければ、5pmやCohumanのアカウントに登録することはありませんが、Asanaのアカウントを作成して家族や友人と共有し、個人的なプロジェクトを連携させています。
長所:優れたインターフェース、カスタマイズ可能なタグとToDoリストのヘッダー、全体的に使いやすい、iPhone、iPad、Androidアプリ
短所:依存関係の追跡機能の欠如、連絡先および進捗管理機能の欠如
最適な用途: Asana は、単純なタスクを管理していて、Google スプレッドシートよりもわかりやすいインターフェースが必要な場合や、タスクの依存関係を割り当ててフォローアップする優れたプロジェクト マネージャーがチームにいる場合に最適です。
価格:無料
仕事など
今回紹介する他のアプリケーションとは異なり、Worketcは顧客関係管理（CRM）、請求管理、販売管理、プロジェクト管理といった機能を備えた、生産性向上と中小企業向け管理のための包括的なスイートです。Worketcで実行できる仕事関連のタスクが膨大なため、セットアップは少し大変でした。（「スタートガイド」だけでも33ページあります。）
Worketcのプロジェクト管理機能は5pmの機能と非常に似ており、タスクの依存関係やミッションクリティカルなタスクを管理するためのガントチャートなどが含まれています。タスクにコメントを投稿し、それを1人または複数のチームメンバーにのみ公開できる便利な機能があります。この機能は、ベンダー、下請け業者、外部のクライアントと仕事をしている場合に特に便利です。例えば、クライアントの1人がタスクにコストに関するコメントを投稿した場合、返信を投稿する前に、チームメンバーと個別に話し合うオプションが欲しいところです。
Worketcスイートには多くの便利なプロジェクト管理ツールが搭載されていますが、他の機能も使う予定がない限り、このプログラムは使いません。Worketcの最大のメリットは、プロジェクト管理と顧客関係管理、営業、請求管理が統合されていることです。リードの獲得からプロジェクト完了時のクライアントへの請求書発行まで、Worketcは独自のツールエコシステムを構築しており、非常に密接に連携しているため、どのツールを使うべきか選ぶのが困難です。
長所:電子メールとの優れた統合。連絡先管理、販売、請求、プロジェクト管理を統合。ドキュメント、タスク、請求書、タイムシート、電子メール、その他の仕事に関連する項目の中央リポジトリとして機能します。
短所:価格。連絡先や請求の管理に Worketc をまだ使用していない場合、またはそれらの目的で Worketc を使用する予定がない場合は適していません。
最適な使用方法:ビジネスですでに Worketc を使用している場合は、そのプロジェクト管理機能が適しています。
価格: 10ユーザーまで月額39ドル。複数ユーザーの場合は割引あり。
