領収書をこまめに保管したいなら、Dropboxがあなたの新しい頼れる相棒になります。人気のファイル同期アプリの最新バージョンでは、領収書を含む書類をスキャンし、Dropboxアカウントに素早くアップロードできるようになりました。
しかし、新しいDropboxの機能はそれだけではありません。Dropbox内で直接Microsoft Officeドキュメントを作成したり、共同作業者とファイルに関するコメントを交換したりすることも可能です。また、Dropboxファイルを「オフライン」で保存したり、Dropboxアプリをパスコードで保護したりするといった、昔からある便利な機能もお忘れなく。
1. カメラから書類をスキャンする
多くのサードパーティ製モバイルスキャンアプリは、書類や領収書の写真を撮影し、PDFに変換してDropboxにアップロードできます。しかし、Dropboxの最新バージョンでは、ついにアプリ自体が書類のスキャンを実行できるようになりました。
ベン・パターソン Dropbox アプリでドキュメントをスキャンしたら、画像を切り抜いたり、フィルターを追加したり、ページを追加したりできます。
Dropbox インターフェースの下部にある大きな「+」ボタンをタップし、「ドキュメントをスキャン」をタップして、携帯電話のカメラを向け、青いアウトラインがドキュメントの端にぴったり収まるまで待ちます。
シャッターボタンをタップすると、スキャン画像を回転したり、フィルターを変更したり（白黒、ホワイトボード、オリジナルなど）、トリミングしたり、同じPDF内の新しいページにスキャン画像を追加したりできます。ページの順序を変更するには、「配置」タブをタップしてください。
アップロードの準備ができたら、[次へ] ボタンをタップし、ファイルに名前を付けて、場所とファイルの種類 (PDF または PNG) を選択し、[保存]をタップします。
Dropboxで作成したスキャンファイル内を検索することもできますが、Dropbox Businessユーザー限定です。1ユーザーあたり月額12.50ドル、最低5ユーザーからと、かなり高額です。（ちなみに、Googleドライブではスキャンした書類や領収書などのファイル内検索は無料です。）
注:この記事の執筆時点では、ドキュメントスキャン機能があるのは iOS バージョンのみですが、Android バージョンも近い将来この機能を搭載する予定です。
2. Word、PowerPoint、Excelファイルの作成と編集
Dropbox で Microsoft Office ファイルを扱う際に、手動でアプリを切り替える必要はありません。最新の Dropbox アップデートにより、タップ 1 回で Word、PowerPoint、Excel の作業を開始できます。
ベン・パターソン Dropbox の最新バージョンでは、アプリ内で直接 Office ドキュメントを簡単に作成できます。
便利な「+」ボタンに戻り、タップして「ファイルの作成またはアップロード」を選択し、Officeアプリを選択します。すると、Dropboxアカウント内での名前と保存場所を選択できます。「作成」をタップすると、選択したOfficeアプリに自動的に移動します（このトリックを使うには、MicrosoftのモバイルOfficeスイートをインストールする必要があります）。
作業中は、変更内容が自動的にDropboxに保存されます。完了したら、「戻る」ボタンをタップすると、Dropboxアプリに戻ります。
Dropboxアカウント内の既存のOfficeドキュメントを編集することもできます。ドキュメントをタップして開き、画面下部の「編集」ボタンをタップするだけで、関連するOfficeアプリに自動的に切り替わり、編集作業を実行できます。
注:この記事の執筆時点では、Android 版の Dropbox では Office ファイルを編集できますが、新しい Office ファイルを作成する機能はまだ提供されていません。
コミュニケーションが取れないと、共同作業はなかなか大変です。幸いなことに、Dropbox の使いやすいコメント機能を使えば、同期したファイルについて簡単にチャットできます。
ベン・パターソン Android 版の Dropbox では、コメントを書き込みながらファイルを覗くことができます。
ファイルを開いてコメントバブルをタップするだけで、チャットを始めることができます。ドキュメントを共有しているユーザーは誰でもコメントスレッドを閲覧できます。また、コメントに共同編集者のDropboxハンドル（「@メンション」）を追加することで、直接チャットすることもできます。
コメントウィンドウの右上に、通知ボタン（ベルの形をしたボタン）があります。このボタンを有効にすると、誰かがコメントを追加するたびに通知が届きます。通知ボタンをオフにすると、通知をスヌーズできます。
残念ながら、ファイルの特定の部分やセクションにタグを付けてコメントを追加することはできません (将来のアップデートで可能になるかもしれません)。ただし、Android 版の Dropbox では、コメント中にファイルを覗くことができます。通知アイコンの横にある四角いボタンをタップするだけです。
ボーナスのヒント:デスクトップ ブラウザからコメントを「解決済み」としてマークできます。そうすると、コメントがクリアされます。
4. Dropboxをパスコードで保護する
スマートフォンやタブレットがすでにパスワードで保護されている場合でも、貴重な Dropbox ファイルにさらに保護層を追加することを検討してください。
ベン・パターソン パスコードの入力に何度も失敗すると、Dropbox が自動的にログアウトしたり、ローカル データをすべて消去したりするように設定できます。
Dropbox アプリでは、別の 4 桁のパスコードを使用してファイルをロックできます。また、パスコード ロックを設定すると、ロック解除に 10 回失敗すると Dropbox からサインアウトしたり、デバイスから Dropbox ファイルを消去したりすることができます。
Android版Dropboxの場合は、画面上部の3本線の「ハンバーガー」ボタンをタップし、設定アイコン（歯車のようなアイコン）をタップして、「パスコードを設定」をタップします。iOSの場合は、「最近」タブをタップし、「設定」ボタンをタップして「パスコードを設定」機能にアクセスします。
次に、「パスコードをオンにする」をタップし、4桁のPINを入力します。有効にすると、Dropboxのパスコードロックにより、iOSユーザーはログインに10回失敗すると自動的にログアウトされます。Android版のDropboxにはログアウト機能はありませんが、パスコードの入力に10回失敗すると、デバイスからDropboxファイルを削除するオプションがあります。
Dropbox のパスコード ロック機能は、現在使用している端末のみをロックすることに注意してください。他のデバイスで Dropbox をロックしたい場合は、各デバイスごとにこのプロセスを繰り返す必要があります。
5. ファイルをオフラインで保存する
一般的に言えば、携帯電話やタブレットがネットワークに接続されていない場合、モバイル Dropbox アプリはあまり役に立ちません。
ベン・パターソン Dropbox ファイルをオフラインで利用できるようにすると、携帯電話がネットワークに接続されていない場合でもファイルを開くことができます。
ただし、特定のファイルにオフライン使用のフラグを設定することは可能です。そうすることで、ファイルの最新バージョンが端末にダウンロードされ、携帯電話やWi-Fiに接続できないときでもファイルを開くことができます。
Dropboxのファイルリストでファイルの横にある下矢印ボタンをタップし、「オフラインで利用可能にする」オプションを有効にしてください。または、ファイルを開いて画面上部の3点メニューボタンをタップし、「オフラインで利用可能にする」をタップすることもできます。
Androidユーザーは、3行のハンバーガーメニューをタップし、「オフラインファイル」をタップすることで、オフラインのDropboxファイルをすべて表示できます。iOS版Dropboxの場合は、画面下部の「オフライン」タブをタップしてください。
オフラインの Dropbox ファイルはデバイスのローカル ストレージ容量を消費すること、また、ドキュメントにオフラインで加えた変更がオンラインの共同作業者の変更と競合する可能性があることを忘れないでください。
