私たちの約80%が「メール無呼吸症」、つまり受信トレイを開くたびに息を止めてしまう習慣を経験しています。誰が私たちを責められるでしょうか？毎日何百通ものメールが私たちの注意を引こうと競い合っています。もちろん、サードパーティ製のメール管理ツールを使えば、メッセージをフィルタリング、並べ替え、優先順位付けしてくれますが、通常は有料です。しかし、Gmailユーザーであれば、すでにメールをコントロールするためのツールが豊富に揃っています。今日から始められる5つの方法をご紹介します。
1. キーボードショートカットを使う
生産性オタクなら誰でも知っているように、「パワーユーザー」に「パワー」を与えるのはキーボードショートカットです。トラックパッドやマウスを使うために指をキーから離す必要がないため、キーボードショートカットを使用すると受信トレイをより迅速かつ正確に操作できます。Gmailでは、「メッセージを送信」「次のウィンドウに進む」「CCに受信者を追加」など、いくつかのショートカットがデフォルトで有効になっています。最大限の効果を得るには、すべてのショートカットを有効にしましょう。
押すとShift–?Gmail のキーボード ショートカット ガイドにアクセスできます。
設定するには、受信トレイの右上にある歯車アイコンをクリックし、「設定」>「一般」>「キーボードショートカット」と進み、「キーボードショートカットをオン」の横にあるラジオボタンを選択します。設定は必ず保存してください。ショートカットが思い出せない場合は、「押す」を押すと、Shift–?内蔵のチートシートが開きます。
2. 受信トレイのスタイルを選択する
Gmailのデフォルトでは、メッセージは受信順に表示されます。時系列順にメールを確認したい場合はこれで問題ありません。しかし、多くの人はメッセージの優先順位を高く設定することを好みます。Gmailには、受信トレイを並べ替える4つの方法があります。
- 重要なメッセージを先頭に表示 - この受信トレイ スタイルでは、Gmail はユーザーのメール習慣に基づいてどのメッセージがユーザーにとって最も重要かを予測し、それらのメッセージに黄色のマーカーでタグを付け、到着した時間に関係なく受信トレイの先頭に配置します。
- 未読メッセージを最初に表示- このスタイルでは、未読メッセージがすべて表示されるため、見逃しが防止されます。
- スター付き優先- スターを使用して重要なメールを手動で優先順位付けする場合、このオプションを選択すると、それらのメールが常に受信トレイの上部に表示されます。
- 優先受信トレイ- すべての並べ替えを自動化したい場合は、このオプションを選択すると、Gmail は最も頻繁にやり取りするメールの種類を学習し、メッセージを「重要かつ未読」、「スター付き」、「その他すべて」の 3 つのカテゴリに分類します。
受信トレイの並べ替え方法をいつでも変更するには、左側のナビゲーション バーの「受信トレイ」にマウスを移動し、矢印をクリックしてドロップダウン メニューからオプションにアクセスします。
Gmail のプリセット受信トレイ スタイルを試して、自分に合ったものを見つけてください。
3. カテゴリタブをオンにする
Gmailのデフォルトのタイムラインスタイルをご利用の場合は、「カテゴリ」を有効にすることで、ある程度の順序付けが可能です。これにより、メールは種類ごとに5つのサブ受信トレイに分類されます。「メイン」は個人的なメッセージ、「プロモーション」はお得な情報やマーケティング情報、「ソーシャル」はソーシャルネットワークからのアラート、「最新情報」は領収書、請求書、明細書、確認書、「フォーラム」はディスカッションボードやメーリングリストからのメッセージです。これらの受信トレイには、メイン受信トレイの上部にあるタブからアクセスできます。
カテゴリタブをオンにして、受信メッセージをサブ受信トレイに分類します。
カテゴリを有効にするには、デフォルトの受信トレイ スタイルを使用していることを確認し、歯車アイコンをクリックして「受信トレイの設定」に進みます。ポップアップ表示されるオーバーレイで、使用するタブを選択し、「保存」をクリックします。
4. 個人レベルの指標を使用する
先ほども述べたように、メッセージの横に小さな黄色のマーカーが表示されている場合は、そのメッセージが重要であることがわかります。逆に、はっきりとしたマーカーが表示されている場合は、そのメッセージの緊急度が低いことを示します。しかし、Gmailのパーソナルレベルインジケーターを有効にすると、これらのマーカーからさらに多くの情報を得ることができます。この機能では、マーカー内に矢印が表示され、メッセージが自分宛て（一重矢印）、グループ宛て（二重矢印）、メーリングリスト宛て（矢印なし）のいずれであるかがわかります。
この機能を有効にするには、歯車アイコンをクリックし、「設定」>「個人レベルのインジケーター」に移動して、 「インジケーターを表示」を選択します。「保存」をクリックします。
5. 左側のナビゲーションをカスタマイズする
コンテンツを整理するためにラベルを使用している場合（そしてそうすべきです）、左側のナビゲーションバーをカスタマイズしてラベルへの直接リンクを提供することで、ラベルをさらに便利に活用できます。Gmailでは、ラベルリンクの表示オプションとして「表示」、「非表示」、「未読の場合は表示」の3つが用意されています。未読の場合は表示は、受信トレイを整理するのに最も役立つでしょう。ラベルリンクは、まだ開いていないメッセージが含まれている場合にのみ左側のナビゲーションに表示されるからです。
各ラベルのリンク設定をカスタマイズするには、歯車アイコンをクリックし、[設定] > [ラベル]に移動します。
