勤務時間中に生産性を高める最も簡単な方法の一つは、メールチェックなどのメンテナンス作業に費やす時間を減らすことです。こうした作業は、より重要な仕事への集中力を妨げます。カリフォルニア大学アーバイン校の最近の研究では、メールチェックの頻度を減らすことでストレスを軽減し、仕事への集中力を高めることができることが示唆されています。
しかし、受信トレイのチェック頻度を減らすようにという提案に対して、多くの人はまず「そんなことをしたらクビになるわ」と答えます。ほとんどの人にとって、メールは私生活でも仕事でも主なコミュニケーション手段です。一日の大半をメールを無視するのは、災難を招くような気がします。そして、もしすべてを削除してメールアカウントを閉鎖したとしたら、おそらくそうなるでしょう。
しかし、メール管理を戦略的に行い、いくつかのヒントやコツを学べば、ほとんどの人は1日に1、2回メールをチェックするだけで、重要な情報を見逃すことなく済みます。無理そうに思えますか？受信トレイをうまく使いこなし、メールに支配されないようにするための手順をご紹介します。
受信トレイを整理する
メールライフをコントロールするための第一歩は、未読メールを整理することです。新着メールを常にチェックしているだけでも大変なのに、100件以上の未読メールの中に埋もれた重要なタスクを見逃していないか、受信トレイを執拗に確認している人も多いのではないでしょうか。
解決策は、未読メールに目を通し、一つ一つに何らかのアクションを起こすことです。たとえ、不要になったメールを削除するなど、様々な手段を講じる必要があるかもしれません。この作業は大変な作業ですが、長期的にはメールを頭から追い出すことで時間の節約になります。メールを整理することで、自分のメール管理パターンをより深く理解できるようになります。メール履歴を見れば、誰が返信を期待しているのか、いつ返信すべきなのか、そして近いうちに受信トレイに何が届きそうなのかが分かります。
極端な場合は、メールの恩赦を宣言し、すべての未読メッセージを「処理済み」にすることを検討してください。この方法を取る場合は、同僚に一斉メールを送信して通知することをお勧めします。そうすれば、彼らはあなたからの返信を待っているプロジェクトについて、丁寧にリマインダーを送ってくれるでしょう。
幸いなことに、ほとんどの人はそこまで極端な手段を講じる必要はなく、数時間で受信トレイを整理できるはずです。古いメールのバックログを整理しながら時間を節約するための戦略に関する詳細なガイドラインについては、「受信トレイをゼロに戻す」をご覧ください。
メールを整理して自動化する
古いメールを整理したら、次は未来への準備を始めましょう。受信メールはできるだけ効率的に整理しましょう。そうしないと、普段あまり頻繁にチェックしないメールが、返信のためのマラソンセッションになってしまいます。
まず、誰から、どのような理由でメッセージを送信したかに基づいて、受信トレイをフォルダに整理しましょう。適切なフォルダを設定したら、受信メールを自動的にフォルダに振り分け、返信が必要なメッセージを一目で確認できるようにします。
メールフィルターの仕組みやGmailでの具体的な使い方については、「Gmailフィルターの使い方ガイド」をご覧ください。ただし、現在ではメールアプリやサービスが数多く存在するため、ご利用のメールソリューションごとにフィルターの設定方法を網羅することは不可能です。メールフィルターの設定で問題が発生した場合は、IT部門にご相談ください。
可能であれば、自動化された機能もいくつかオフにする必要があります。まず、お使いのメールクライアントの通知がオフになっていることを確認してください。理想的には、スマートフォンやその他のデバイスのプッシュ通知も無効にすることをお勧めします。スマートフォンやタブレットで新着メールの通知を受け取るのは便利に思えるかもしれませんが、非常に気が散る場合があります。そもそも確認するつもりのないメールについて、定期的に通知を受ける必要はありません。
同様に、お使いのメールクライアントのメッセージ確認頻度を低く設定しましょう。理想的には、クライアントがあなたよりも頻繁に新着メールを確認しないことですが、1時間に1回程度に減らすだけでも生産性が大幅に向上するはずです。もちろん、Gmailなど一部のメールクライアントは、タブを開いている間は自動的に新着メールを確認します。Gmailの一般設定で通知をオフにするか、使用していないときはGmailウィンドウを閉じることで、この煩わしさを解消できます。
境界線を設定する
空っぽで自動的に整理された受信トレイを手に入れた今、勤務時間中にメールクライアントを1、2回チェックするだけで、重要なメールの95%に返信できます。しかし、受信トレイをこれだけ整理しても、メールを読んだり返信したりするのに1日に何時間も費やすのを防ぐには不十分な場合があります。1日に何百通ものミッションクリティカルなメールを受信している場合は、より強力な対策を講じる必要があるかもしれません。
特に大量のメールを扱っている場合や、「常時オンライン」のメッセージングシステムでしか実現できないような迅速な返信を期待する同僚がいる場合は、期待を明確に伝える必要があるかもしれません。新しいメールスケジュールについて同僚に知らせる自動返信を設定しましょう。Gmailの「一般設定」メニューにある「休暇通知」は、この目的に最適なツールです。1～2週間、自動返信を設定するだけで、新しい生産性戦略について周知させることができます。Gmailでは、連絡先リストに登録されている人だけにメッセージを送信するように設定することもできます。つまり、あなたのメールの制限について知っておく必要がある同僚や友人に、メッセージを的確に届けることができます。
次回の受信トレイの確認前に連絡を取ることが非常に重要になった場合に備えて、何らかの緊急連絡チャネル (電話回線やインスタント メッセージング クライアントなど) を常に開いたままにしておいてください。それでも、受信トレイに関するヒントに従えば、特定の電子メール メッセージに返信する前に数時間または (場合によっては) 数日待つことで発生する問題がいかに少ないかに驚くでしょう。
新しい境界線を確立したら、他の人の境界線も尊重することを忘れないでください。仕事関連のタスクについて、夜間や週末に同僚にメールを送らないようにすれば、同僚もあなたが設定したメールスケジュールを尊重してくれる可能性が高くなります。受信トレイを効率化することで、毎日1～2時間を節約できます。その時間をより多くのことに活用しましょう！
