Office 2016の便利な新機能の中でも、特に時間をかけてマスターしたい機能が1つあります。それは「スマートルックアップ」です。簡単に言うと、これはデジタルリサーチアシスタントのような機能で、Webから情報を取得して作業の質を高めたり、見慣れないコンテンツの解読を助けたりしてくれます。Officeを頻繁に使っている方なら、スマートルックアップはワークフローをよりパワフルにするための鍵となるでしょう。
どこで見つけられるか
スマート検索は、Office 2016アプリで右クリックするだけで利用できます。調べたい単語やフレーズをハイライト表示し、右クリックしてコンテキストメニューから「スマート検索」を選択してください。また、 「校閲」>「スマート検索」を起動して クエリを入力することでもこの機能を利用できます。
単語または語句を右クリックすると、Office のスマート検索ツールが起動します。
Smart Lookupは、Office 2016のWindows版とMac版の両方で同じように動作します。ツールを起動すると、画面右側にサイドバーが表示され、クエリの結果が表示されます。Smart Lookupの本当に素晴らしい点は、 検索対象の単語の前後の単語の文脈に基づいて、最も関連性の高い結果を表示することです。多くの単語や用語は複数の意味を持つため、 Smart Lookup という名前には理由があります。
Smart Lookupは多くのシナリオでその価値を証明しています。いくつか例を挙げてみましょう。
言葉オタクになろう
その名の通り、Smart Lookup はハイライトした単語の定義、同義語、品詞を検索します。
文章作成に役立つ定義やその他の情報を見つけます。
「探索」タブを選択すると 、単語の使用法に関する情報が表示されます。また、ページを下にスクロールすると、Wikipedia または Bing の検索結果から項目が表示されます。「定義」をクリックすると、単語の意味と発音を確認できます。
ウェブからリサーチ情報を取得する
私にとって日常的に最も便利な機能は、Office 内から簡単に Web 検索を実行できる Smart Lookup の機能です。
Office アプリケーション内から Web リサーチを実行します。
もちろん、検索機能はMicrosoftのBingを利用しています。BingはGoogleほど総合的に優れているとは思いませんが、基本的な検索であれば、たいていのことは問題なく、しかも高速に行えます。仕事と研究を同時に確認できる利便性は、他に類を見ません。
リンクをクリックするとブラウザに飛ぶので、ブラウザに飛び移る必要があるかもしれません。しかし、20個ものタブを開く羽目になる前に、Smart Lookup を使ってみるのも良いでしょう。
スプレッドシートを賢く活用しましょう
スマートルックアップは、文章作成や編集だけに便利なわけではありません。Excelでは、スプレッドシートで出会った未知の用語をスマートルックアップで定義することもできます。
オフィスブログ Excel スプレッドシートで、よくわからない用語を定義します。
ブラウザを起動する必要がないことで節約できる数秒は、年末のバランスシートの計算を完了しようとしているときには大きな意味を持ちます。
スマートルックアップはさらに賢くなる
Smart Lookupは今のところ非常に便利ですが、今後さらに改善される可能性があります。Microsoftは、このツールの強化策として、生産性向上におけるライバルであるGoogleに目を向けるだけで十分でしょう。
例えば、Googleドキュメントのリサーチツールは、Webからの引用文を文書に挿入し、自動的にフォーマットして脚注を作成します。これは、APAまたはMLAのフォーマットが必要な研究論文を作成する場合、非常に便利です。また、Googleのリサーチツールでは、テキストをハイライト表示して即座にリンクに変換することもできます。これは、Web用の文章を作成する場合に非常に役立ちます。
Smart LookupはすでにOfficeのワークフローを変革しています。今後、どのようなスーパーパワーを発揮するのか、今から楽しみです。
