編集者注: Adam Pash 氏はテクノロジーの第一人者であり、テクノロジー、生産性、コンピューターで生活を楽にすることに重点を置いた人気の Web サイト、Lifehacker の編集長です。
インターネットは、メディアの消費から調査の実行、人間関係の維持、コミュニケーションまで、人々が行うほぼすべての方法を変えました。
ビジネスへの影響も同様に広範囲に及んでいます。そして今日、ミッションクリティカルなデータを扱う上で、インターネットベースのコンピューティング、いわゆるクラウドコンピューティングは、仕事の進め方に大きな変化をもたらしています。
ビジネスオペレーションをクラウドに完全移行する準備が整っている場合でも、まだ導入を検討している場合でも、クラウド統合は大きなメリットをもたらします。具体的には以下のとおりです。
- クラウドに保存されているデータには、どこにいてもどのPCからでもアクセスできます。必要なのはインターネット接続とWebブラウザだけです。
- クラウド上のデータについては、Googleなどの企業は、ほとんどのビジネスユーザーが用意しているバックアップよりも強力なオフサイトデータ冗長性を提供しています。ハードドライブがクラッシュしたり、コンピューターが故障したりしても、データが一緒に失われる心配はありません。
適切なツールを使用すれば、データをすぐにクラウドに保存でき、デスクトップ、ラップトップ、スマートフォンでも快適に利用できます。
Microsoft Office を捨てさせないでください!
インターネットは人々の働き方を確かに変えましたが、デスクトップアプリケーションは多くの面で、特にビジネスの世界においてWebを凌駕し続けています。幸いなことに、デスクトップアプリケーションを完全に放棄することなく、クラウドのメリットを活用することができます。適切なツールとノウハウがあれば、重要なビジネスアプリケーションとデータをWebと連携させ、あらゆる情報を同期させ、あらゆるブラウザからアクセスできるようにし、クラウドにバックアップすることが可能です。
注：クラウドへのデータ同期には、この記事で網羅しきれないほど多くのオプションがあります。ここでは、最も人気があり信頼性の高いオプション、つまり多数のGoogleアプリケーションに焦点を当てます。
マイクロソフト オフィス ライブ
ビジネスでは大量の文書、スプレッドシート、プレゼンテーションを作成することが多いため、Microsoft Officeを日常的にご利用いただいている方も多いでしょう。Webベースの代替アプリの多くは、Microsoft Officeスイートのパワーにはまだ遠く及びません。しかし、最も人気のあるOfficeアプリをWebに統合するための優れた選択肢がいくつかあります。
Microsoft 独自の Office Live Workspace サービスは、Word、Excel、PowerPoint で動作し、Live Workspace Web サイトに 3 種類の Office ドキュメントを保存できるようにすることで、USB メモリを持ち歩く必要性をなくすことを目的としています。
Live Workspace にドキュメントを保存すると、どのブラウザからでも閲覧でき、ワークスペース内の他のユーザーと共有したり、デスクトップの Microsoft Office アプリケーションで編集したりできます。ファイルは Microsoft のサーバー上にオンラインで保存されますが、ハードドライブ上にある場合と同様に、デスクトップの Office アプリケーションで開いて編集し、保存できます。
デスクトップで Live Workspace を使い始めるには、Microsoft の Office Live Update for Office をダウンロードしてください。
Googleドキュメント
Live Workspace よりも Google ドキュメント (Google のオンライン オフィス アプリケーション スイート) を好む場合は、デスクトップの Office アプリを Google ドキュメントと同期するのに役立つツールがいくつかあります。
1つ目のMemeo Connectは、デスクトップとGoogleドキュメント間であらゆるドキュメントを同期します。ドキュメントは、Officeでローカルに編集することも、Googleドキュメントでオンラインに編集することもできます。どちらの場合でも、Memeo ConnectはローカルのOfficeドキュメントをGoogleドキュメントと常に同期させます。
共同作業を頻繁に行う場合は、OffiSync の方が良い選択肢かもしれません。インストールすると、OffiSync は Memeo Connect とほぼ同じように動作し、デスクトップや Google ドキュメント内のあらゆるドキュメントを閲覧・編集できます。
OffiSync は共同作業に重点を置き、ユーザーが同時に同じドキュメントで作業できるようにし、一方のユーザーが保存した変更は、もう一方のユーザーが開いているドキュメントのバージョンに即座にマージされます。
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クラウドカレンダー
デスクトップ カレンダーを使用すると、PC の前にいる間、予定を立てたり、重要なイベントを覚えたり、生活を整理したりするのに役立ちます。
クラウドに同期するカレンダーなら、いつでもスケジュールにアクセスできます。スマートフォンとワイヤレスで同期できるので、スケジュール全体を完璧に同期できます。
この作業には、GoogleカレンダーとMicrosoft Outlook用のGoogleカレンダー同期プラグインが最適です。インストールすると、デスクトップ版OutlookカレンダーとGoogleカレンダー間でシームレスな双方向同期が可能になります。
携帯電話向けボーナス: BlackBerry、iPhone、Nokia S60、または Windows Phone をお持ちの場合は、携帯電話向け Google Sync でカレンダーをデバイスとワイヤレスで同期できるので、外出先でスケジュールを確認したり、予定を追加したりして、次にコンピュータの前に座ったときにはカレンダーが完全に同期されていることを安心して確認できます。
クラウド内の連絡先
連絡先はビジネスの生命線です。そのため、連絡先を常にバックアップし、どこからでもアクセスでき、最新の状態にしておくことが非常に重要です。
Google Apps Premier Edition を購入すれば（Google のクラウドとデータを同期することに真剣に取り組んでいるなら、悪くないアイデアです）、Google Apps Sync for Microsoft Outlook にもアクセスできるようになります。これは、Outlook と Google コンタクト間の連絡先の同期を巧みに処理するツールです。（残念ながら、Google は Outlook との連絡先の同期を Premier アカウントでのみサポートしています。）
Google Apps Premier に加入したくないけれど、Google コンタクトを Outlook の連絡先と同期したい場合は、GO Contact Sync をお試しください。Google 以外のアプリを試してみませんか？Plaxo は、Outlook とスムーズに同期できる優れたオンライン連絡先管理サービスです。
携帯電話のボーナス: Google 連絡先は、Google カレンダーと同様に、BlackBerry、iPhone、Nokia S60、Windows フォンとシームレスに同期します。
携帯電話用の Google Sync は、特に携帯電話から頻繁に新しい連絡先を追加する場合に、連絡先の管理に特に便利です。携帯電話から連絡先を転送すると、Google Sync によってワイヤレスでクラウドに同期され、その後デスクトップに戻ります。
ファイルとフォルダをクラウドに同期する
オンラインでのファイルの作成や編集に特に関心がない場合は、Dropbox や SugarSync などのファイル同期アプリケーションを使用してドキュメントをクラウドに同期することをお勧めします。
これらのユーティリティのいずれかをコンピューターにインストールすると、クラウドとアプリがインストールされているコンピューター間で、あらゆるファイルを瞬時に同期・バックアップできます。その後、同期されたフォルダーに追加したファイルは、Webとアプリをインストールしたすべてのデスクトップ間で同期されます。
クラウド内の電子メール
電子メールはどのビジネスにとっても極めて重要ですが、会社の電子メール サーバー経由か Gmail などのクラウド サービス経由かに関係なく、デスクトップと Web 間で電子メールを同期することはまったく新しいことではありません。
Gmail または Google Apps をご利用の場合は、デスクトップ クライアントと Gmail の受信トレイを完全に同期させるために、デスクトップ メール クライアントで Gmail の IMAP を設定することをお勧めします。(Gmail で IMAP を有効にするには、ログインして [転送と POP/IMAP] ページにアクセスしてください。)
デスクトップに Gmail IMAP を設定すると、選択したデスクトップ メール クライアントがブラウザの Gmail と常に完全に同期されるようになります。
