会議をこなしたり、従業員や同僚からの要求に応えたり、生活の流れを乱すような煩雑な事務手続きをこなしたりする中で、集中力を維持するには、誰しも時折ちょっとした助けが必要になるものです。こうした生産性に関する悩みを相談するのに、経営者以上に適任な人はいるでしょうか？サンフランシスコを拠点とする小規模テクノロジーPR会社、Rsquared Communicationの創業者、レベッカ・リーブ氏による専門家のアドバイスをご紹介します。
パイプラインディールズ
PipelineDealsは、私が自分のビジネスのキャパシティ管理に役立つツールを徹底的に探した結果、スタートアップの第一人者Dan Martell氏から強く勧められました。私は小規模な代理店のマネージャーとして、プロジェクトとワークロードをスムーズに進めなければなりません。また、ビジネスの獲得と維持を追跡するための軽量な顧客関係管理（CRM）システムとしてPipelineDealsを使用しています。私はGoogleドキュメントを使用して、ビジネスのその他のほとんどのコンテンツを整理およびホストしていますが、顧客関係とプロジェクト情報を評価するには変数が多すぎて1つの画面のスプレッドシートに入力できなかったため、適切な選択ではありませんでした。PipelineDealsは、毎日のメールリマインダーと、獲得、失注、進行中のビジネスの視覚的な表示によって、私に最新情報を提供するという点ではるかに優れています。Pipeline Dealsの料金は月額10ドルです。
Googleアラート
新規クライアントとの連携の一環として、Googleニュースやブログのアラートを定期的に設定し、クライアントの製品に関する報道や、メディアや業界内での製品に関する話題を常に把握できるようにしています。また、メディア監査の一環として、業界用語やクライアントの競合他社に関するアラートも設定しています。これらのアラートを組み合わせることで、クライアントとその市場セグメントに関する最新情報を常に把握できます。
フレッシュブックス
FreshBooksのオンライン請求書・決済システムを使って、クライアントの業務をすべて管理しています。見栄えの良い請求書をあっという間に作成できるだけでなく、PayPal経由で支払いの送受信もFreshBooks経由で行えます。さらに、このサイトは私がこれまで見てきたどのサイトよりもオンラインでの決済手数料が安く、北米在住のクライアントであれば1取引あたりわずか0.50ドル（海外在住のクライアントの場合は3.9%）です。標準の2.9%、あるいは加盟店手数料の2.5%を支払っている場合でも、このサイトを使えば毎月数百ドルも節約できます。FreshBooksの利用料金は、最大25人のクライアントまでで月額20ドルです。
信頼できるアシスタント
私はYour Trusted Assistantのバーチャルアシスタント、ジェニファーとデイビッド・ランハムを月に5～10時間の事務作業で雇っています。彼らはテクノロジーに精通した夫婦で、ロサンゼルス（当時はスタジオのエグゼクティブアシスタントとして働いていました）から、家族とより近い場所で自分のビジネスを営むために中西部に移住しました。
YTAとの協業を選んだのは、これまでで最高のビジネス上の決断の一つでした。YTAは請求できない業務を手伝ってくれるので、私は自分の好きな仕事に集中できます。YTAは、会議のための出張予約、PipelineDealsと一般的なCRMの最新情報の維持、請負業者の勤務時間集計、カレンダーイベントのスケジュール管理、そして一般的なリサーチ（近々予定している結婚式の準備も手伝ってくれました）など、様々な業務を手伝ってくれます。料金は、毎月の作業時間数によって異なります。
ウーバー
Uberは、ここ3～6ヶ月で出会った中で、最も時間を節約してくれるサービスです。GPSを使ってタウンカーを呼べるモバイルアプリです（デスクトップでもアカウントを管理できます）。サンフランシスコに住んでいるので車は持っていないので、ほぼ毎日タクシーを利用しています。しかし、サンフランシスコのタクシーは滅多に来ません。たとえ来たとしても、20分から30分かかることもあります。もし会議に出席しなければならないのに遅刻しそうになったら、時間通りに到着するためならどんな値段でも払う覚悟です。
Uberの車は、同じ距離を走るのにタクシーの75～200%の料金がかかるのが普通ですが、実際に5分以内に来てくれると分かっているので、その追加料金を喜んで払います。信頼できるサービスを利用できるというのは、本当に安心です。15分も街角で立ち止まって、次の会議に遅れる前に誰かを呼び止められるかとストレスを抱えながら待つ必要がなくなるからです。さらに嬉しいことに、車は豪華で、たいてい水とガムが用意されていて、ドライバーはGPSを搭載しているので目的地を把握しています。街中をスムーズに、静かに、そして慌ただしくなく走れることが保証されています。
