Googleドキュメント：編集候補とその他の2つの優れた編集機能の使い方

Googleのクラウド生産性スイート（呼び方は様々ですが）は、仕事とコラボレーションの世界に浸透しつつあります。ソフトウェアをインストールする必要がないだけでなく、作業内容を自動保存し、しかも無料という点も魅力です。また、Chromebookの売上が最近急増していることからも、ユーザーがこれまで以上にウェブアプリケーションを使って仕事をこなそうとしていることが分かります。

Docsアプリは、標準規格であるMicrosoft Wordと肩を並べるほどの性能ではありませんが、文書の作成と編集に関しては決して劣っていません。最近追加された「編集の提案」機能をはじめとする共同作業ツールは、多くの点でWordと同等かそれ以上に優れています。

ドキュメントを最大限に活用するために、編集の提案、変更履歴、ドキュメントの設定を使用する方法を説明します。

文書を共同作業しているとき、元の著者に言葉を変えずに提案したい場合があります。これまでは、コメントをすべて大文字で入力するか、アスタリスクで囲んで入力し、自分や著者が後で削除してくれることを祈るしかありませんでした。

Googleは最近、非破壊的な変更や編集方法を導入しました。ツールバーの右端、コメントボタンの下にある「編集」をクリックします。すると、提案モードまたは表示モードに切り替えるためのオプションを含むドロップダウンが表示されます。

Googleドキュメントのモード — 提案モードでは、ドキュメントを編集できるユーザーは誰でも、ドキュメントの所有者に編集内容を提案できます。所有者は編集内容を承認または拒否できます。

提案モードでドキュメントに変更を加えると、入力したテキストの上部と下部が括弧で囲まれ、削除箇所は取り消し線で表示されます。

右側には専用のコメントカードもポップアップ表示されます。カードにはチェックマークと「×」ボタンがあり、ドキュメントの編集権限を持つユーザーは変更を承認するか却下するかを選択できます。また、返信テキストボックスにテキストを入力して、提案について議論することもできます。

Googleドキュメントの提案モード — 提案はコメントによく似ていますが、ドキュメントの実際の編集に関連付けられています。

ドキュメントにコメントできるユーザーは誰でも、提案モードでテキストを入力できます。変更履歴の記録をオンにしたWord文書で行った編集は、Googleドキュメントで自動的に提案に変換されます。

ドキュメントを .docx ファイルとしてダウンロードすると、Word の変更履歴として提案が表示されます。

表示モードでは、提案やコメントは非表示になり、ドキュメントは印刷時の状態で表示されます。表示モードではドキュメントを編集することはできません。

改訂履歴

変更履歴は、自動保存された変更を元に戻す必要がある場合に最適な機能です。また、編集権限を持つ他のユーザーがドキュメントにどのような変更を加えたかを確認したい場合にも便利です。

変更履歴を使用するには、「ファイル」>「変更履歴を表示」をクリックするか、ショートカットキーCtrl+Alt+Shift+Gを使用します。変更履歴サイドバーには、ドキュメントを開いた時点からの主要な編集内容が表示されます。自動保存された各時点の変更内容を表示するには、「より詳細な変更履歴を表示」をクリックします。