Gmailは世界で最も人気のあるメールサービスですが、その優れた機能のいくつかは、ほとんどのユーザーには知られていない、目に見えないところに隠れています。Gmailは比類のない検索機能、優れたスパムフィルタリング、そして大容量の無料ストレージ（最新の確認では10GB）を提供していますが、それだけではありません。そして、常に改善の余地があります。少しの知識と重要なアドオンがあれば、Googleのウェブメールサービスを、想像もできなかった方法で使いこなすことができます。
Gmailのスレッド表示に飽きていませんか？オフにしましょう。キーボードショートカットを知りたいですか？ポップアップ式のチートシートが内蔵されています。添付ファイルをDropboxアカウントに直接保存できたら便利だと思いませんか？適切なツールを使えば簡単です。
このガイドは、Gmail初心者から上級者まで、Gmailを最大限に活用するためのお手伝いをします。ほとんどのヒントはWebブラウザでのGmailの使用に基づいていますが、「Gmailの使い方」セクションもぜひご覧ください。ブラウザ以外でもGmailを最大限に活用する方法を学べます。
一生懸命働くのではなく、賢く働く
1. 大きな添付ファイルを検索する
Gmailは強力な検索機能で知られていますが、今回新たに便利な検索パラメータ「メッセージサイズ」を追加しました。例えば、10MBを超える添付ファイルを持つすべてのメールを検索したい場合は、「size:10m」と検索するだけです。さらに、「older_than」修飾子と組み合わせて検索することもできます。例えば、「size:10m older_than:6m」のように検索すると、10MBを超え、かつ6ヶ月以上経過したすべてのメールが取得されます。
2. オフラインで作業する
Wi-Fiのない飛行機内で作業している場合や、インターネット接続が遅かったり不安定だったりする地域にお住まいの場合など、いずれの場合もオフラインGmailをインストールしてください。オフラインGmailを使えば、メッセージの閲覧、返信、作成、検索、アーカイブが可能になり、次回オンラインになった際に自動的に送信または同期されます。ただし、Google Chromeが必要です。他のブラウザをお使いの場合はご利用いただけません。
3. 乱雑な返信を抑える
メールのやり取り（または「スレッド」）が長くなるにつれて、乱雑で雑然とした大量のテキストを読み進めるのが難しくなります。これは通常、「返信」をクリックすると、Gmailが元のメール全体とそれ以降のすべての返信を引用するからです。ありがたいことに、簡単な回避策があります。送信者のメッセージで、返信するテキスト（いわばメッセージの核心部分）を正確に選択し、「返信」をクリックします。これで、Gmailが返信を作成する際に、ハイライト表示されたテキストのみが含まれるようになります。つまり、混乱が大幅に軽減されるということです。
4. 会話ビューをオフにする
雑然としたといえば、Gmailのスレッド表示（メッセージスレッドとも呼ばれます）は同じ件名のメッセージをまとめてしまうため、非常に雑然としていると感じる人もいるでしょう。メッセージを分散させて、一目で見やすくしたい場合は、Gmailの設定（「全般」タブ）で「スレッド表示をオフに」を選択してください。
5. キーボードショートカットをマスターする
マウスから手を離しましょう。様々なキーボードショートカットを覚えることで、Gmailの操作を劇的にスピードアップできます。返信はR、リンク挿入はCtrl+K、送信はCtrl+Enterなどです。利用可能なショートカットの完全なポップアップリストを表示するには、Gmailの受信トレイを表示しているときにShift+?を押してください。Googleには、Gmailのすべてのショートカットをリスト化したウェブページもあります。また、Chromeをお使いの場合は、KeyRocket for Gmailアドオンをインストールすることで、作業中にショートカットを学習できます。
6. 重要なメッセージを一番上に表示する
職場、友人、親戚からのメールは重要です。一方、店舗、Facebook、知らない人からのメールはそれほど重要ではありません。Gmailの優先トレイ機能を使えば、重要なメールを一番上に表示できるので、見落とされにくくなります。この機能を有効にするには、「設定」アプリを開き、 「受信トレイ」タブをクリックし、 「受信トレイの種類」から「優先トレイ」を選択してください。この機能の使い方は少し難しいかもしれませんので、詳しくはGoogleの優先トレイの概要をご覧ください。
7. 昔ながらのボタンを復元する
少し前にGmailは、アーカイブ、削除、スパムなど、ほとんどのボタンをアイコンに置き換えました。アイコンは一部のユーザーにとって分かりにくく、少なくとも一目では判別しにくいと感じられました。アイコンではなくテキストでボタンを表示したい場合は、元に戻すことができます。「設定」>「一般」に移動し、「ボタンラベル」までスクロールして、 「テキスト」に設定してください。
アドオンを導入する
8. 受信トレイにスヌーズボタンを追加する
特定のメッセージをすぐに確認できない場合、未読としてマークしても、新しいメールが徐々に押し下げて見えなくなってしまいます。必要なのは、そのメッセージを「スヌーズ」して、指定した時間に受信トレイの一番上に表示させる方法です。BoomerangとSnooze Your Emailは、どちらもGmailと連携し、ボタンをクリックするだけで、指定した時間（分または日数）の遅延を簡単に設定できます。BoomerangはChromeとFirefoxで動作し、月額5ドルかかります。Snooze Your Emailは無料ですが、Chromeでのみ動作します。
9. メールをToDoリストに変える
Gmailにはタスクリストが組み込まれていますが、少し貧弱です。特に、他の場所からそのリストにアクセスしたい場合です。もっと充実した機能をお探しなら、Astridをチェックしてみてください。これは無料のWebベースのToDo管理ツールで、ユーザーのお気に入りとして常に上位にランクインしています。Google Chromeの新しいRemind Meアドオンは、AstridのサービスをGmailで利用できるようにします。現在のタスクを確認できるだけでなく、ボタンをクリックするだけでメールを新しいタスクに変換できます。
10. Gmailの添付ファイルをお気に入りのクラウドに自動保存する
添付ファイルをDropboxアカウントなどに直接保存したいと思ったことはありませんか？Attachments.meは、Gmailの添付ファイルをBox、Dropbox、Google Drive、SkyDriveにアップロードできる無料サービスです。ブラウザプラグイン（ChromeとFirefoxで利用可能）をインストールし、上記のクラウドサービスのいずれか、または複数と連携させるだけです。これで、すべての添付ファイルがインデックス化され、カタログ化されて簡単に閲覧・検索できるようになります。数回クリックするだけで、添付ファイルの閲覧、ダウンロード、共有、アーカイブができます。
11. Gmailをソーシャルに変える
LinkedInやTwitterなどのSNSからメールを受信し、その中のリンクをクリックして、接続先やリンク、最新情報などを確認する、という手順は皆さんご存知でしょう。PowerInboxはこれらすべてをGmail本体に埋め込み、様々なソーシャルネットワークのメッセージ内容をメッセージ内で直接表示できるようにします。このChromeアドオンでは、Facebookの最新情報にコメントしたり、連絡先リクエストを承認したりするといった特定の操作も実行できます。
12. 受信トレイを「スマート」にする
Outlookを海外で使っている方なら、Xobniという、いわば強化版アドレス帳の懐かしい思い出があるかもしれません。Smartr Inbox for Gmailは、その優れた機能をウェブメールにもたらします。連絡先情報、ソーシャルネットワークの更新情報、メッセージ履歴、関連連絡先を、必要に応じて表示/非表示を切り替えられる魅力的なサイドバーにまとめています。Chrome、Firefox、Safariに対応しており、一度使ったら手放せないツールの一つとなるでしょう。
13. ブランドメッセージを受信トレイに送らない
認めましょう。受信トレイの雑然としたメールの半分は、ストア、ソーシャルネットワーク、その他の「ブランド」ソースから来ています。Chrome版PhilterItは、受信トレイから不要なメールをすべて「フィルター」し、アイコンが並ぶGmailサイドバーに整理します。後から都合の良い時に確認できます。見たいメールはそのまま残しつつ、受信トレイの雑然としたメールを素早く簡単に削除できる方法です。
14. Googleドライブ以外のサービスから添付ファイルを追加する
Gmailユーザーなら、Googleドライブからファイルを添付するのがいかに簡単かご存知でしょう。では、Box、Dropbox、Evernote、Facebook、Flickrからファイルを添付したい場合はどうすればいいでしょうか？Cloudy for Chromeを使えば、これらのサービスやその他のクラウドハングアウトからファイルを添付できます。新規メッセージの作成中に「添付」ボタンをクリックし、クラウドサービスまたはソーシャルネットワークを選択するだけです。複数のサービスから複数のアイテムを添付することも可能です。
それは研究室から来た
15. 定型返信でメールに早く返信する
いつも同じ返信を何度も入力していることはありませんか？Labs機能の「定型返信」を使えば、メッセージを短くまとめれば時間を節約できます。この機能を有効にすると、メッセージを作成または返信する際に「その他のオプション」の矢印をクリックし、「定型返信」にマウスを合わせて、必要な定型返信を選択するだけです。必要に応じて新しい定型返信を作成することもできます。Gmailの新機能としてはあまり洗練されていないかもしれませんが、間違いなく便利です。
16. クリックせずにメッセージを表示する
Gmailにはプレビューパネルのオプションがないため、読みたいメールをクリックした後、受信トレイに戻って別のメールをクリックする必要があり、時間がかかり、時間の無駄です。ありがたいことに、Labs機能の「Message Sneak Peek」を使えば、このプロセスが少し楽になります。メッセージを右クリックするだけで、プレビューウィンドウですぐに内容を確認できます。さらに便利なのが「プレビューパネル」を有効にすると、受信トレイの横に本格的なプレビューウィンドウが表示されます。
17. クリック1つでメッセージを既読にする
最も時間を節約できる方法は、時に最もシンプルなものです。例えば、メッセージプレビュー機能を使ってメールを確認した後、「その他」メニューをクリックせずに既読にしたい場合は、Labs機能の「既読にするボタン」を有効にしてください。1通以上のメッセージを選択すると、ツールバーにボタンが表示されます。ワンクリックで、あっという間に既読になります。
外から見たGmail
18. スマートトリガーを設定する
Gmailから「緊急」マークのメールが届いたら、スマートフォンに通知が届いたら便利だと思いませんか？ スターを付けたメッセージをEvernoteアカウントに自動保存してくれたら？ これらは「If This Then That's Gmail Channel」で公開されている「レシピ」のほんの一部です。このチャンネルでは、Gmailに様々な便利な機能を実行させるための独自のトリガーを作成することもできます。
19. 特定のGmailブックマークをブラウザに追加する
新しいメールを作成する手順は、Gmailを開いて「作成」ボタンをクリックするだけです。しかし、ブラウザのお気に入りバーにブックマークを追加すれば、手間を省くことができます。「作成」ボタンだけでなく、「スター付き」「送信済みメール」、特定のラベルなど、様々な項目をブックマークに追加できます。ブラウザで目的の項目をクリックし、アドレスバーのURLをブラウザのお気に入りバーにドラッグするだけで、新しいブックマークを作成できます。これで、お気に入りのGmail機能にワンクリックでアクセスできるようになります。
20. iOS版Mailboxに切り替える
Mailbox for iOSはまだベータ版ですが、iPhoneでGmailを使うための推奨アプリとして急速に人気が高まっています。 他にも、メッセージを「スヌーズ」して後で確認できる機能（上記のヒント8のように）があります。また、メールをシンプルにする「受信箱ゼロ」の理念を強く推進しています。何より素晴らしいのは無料です（ただし、入手にはおそらく行列に並ぶ必要があるでしょう）。
21. GmailメールにPGP暗号化を追加する
メールのセキュリティが心配ですか？心配するべきです。特にウェブメールは、最近の数々のハッキング事件からもわかるように、かなり安全性が低い傾向があります。Mailvelope（ChromeとFirefoxでベータ版）を使えば、OpenPGP暗号化を使って暗号化されたメールをやり取りできます。自分で公開鍵と秘密鍵を生成し、小さな鍵アイコンをクリックするだけで、メールが強力な保護下で確実に送受信されます。
