ワークグループプリンターを購入するメリット（そしてもしかしたら不安材料でもあるかもしれませんが）は、選択肢が豊富なことです。標準的なモノクロレーザープリンターやLEDプリンターに加え、カラーレーザープリンターやLEDプリンター、そしてスキャン、ファックス、コピー機能を備えた多機能モデルも登場しています。ハイエンドのインクジェットプリンターも、優れた速度、優れた画質、そして同等かそれ以下の消耗品コストを謳い文句に、この流れに乗ろうとしています。
どのように決めますか？プリンターに何を求めているかを理解することで、最適な候補が見つかります。
ワークグループプリンターに必要な機能
ワークグループプリンタは、速度と容量を重視して設計されており、通常、ネットワークに接続された10～20人のユーザーのニーズに対応できます。専用のプロセッサ、拡張可能なメモリ、そしてフォントやフォームを保存するための標準またはオプションのハードドライブを備えています。月間印刷枚数は数万枚に達しますが、これは耐久性を示す指標であり、実際に印刷する枚数（通常はそのごく一部）を示すものではないことに注意してください。
用紙トレイは数百ページ分の用紙を収容でき、インクカートリッジまたはトナーカートリッジは数千ページ分も持続します。便利な用紙処理オプションとして、折り畳み、丁合い、ホチキス止め、そしてオプションのメディアトレイが用意されており、普通紙、レターヘッド紙、封筒など、あらゆる用紙をすぐに使用できます。ワークグループプリンタには、印刷済みページを追跡したり、カラー印刷を許可するユーザーを制御できるソフトウェアなどの追加管理ツールも用意されています。
1. タスクとボリュームに合わせてプリンターを選択する
ワークグループで何を印刷し、メンバーがどのくらい印刷するかを把握することが、決定の決め手になります。主にテキストとスプレッドシートを印刷し、グラフィックをほとんどまたはまったく印刷しない場合は、モノクロ レーザー プリンタまたは LED プリンタで十分です。シンプルなグラフィックであれば、カラー レーザー プリンタまたはソリッド インク プリンタが適しています。写真にはインクジェットが最適ですが、特定のカラー レーザー プリンタ、特に一般的な 600 dpi ではなく 1 インチあたり 1200 dpi の高解像度モデルは、ほぼ同等の性能を発揮します。ユーザーが用紙トレイに用紙を補充したり、インク カートリッジやトナー カートリッジを交換したりする回数を最小限に抑えるには、少なくとも数日分の印刷に十分な用紙を収容でき、少なくとも 1 か月は使用できるトナー カートリッジを備えたプリンタを選択します。
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2. Windows、Mac、Linuxの互換性を確認する
Macをお使いの場合や、アート系のプロジェクトを多く行う場合は、必要なプリンターの種類が変わってきます。Windowsユーザー向けのプリンターの中には、Macユーザーにとって機能が限られていたり、ユーザーエクスペリエンスが悪かったりするものもあります。Windows Vista以前、あるいはLinuxをお使いのPCをお持ちの場合は、プリンターにそれらの古いOS用のドライバーが含まれていることも確認しましょう。メーカーのウェブサイトからプリンターのドライバーをダウンロードしてください。お使いのOS用のドライバーがない場合は、別のプリンターを探してください。
3. 色が必要な人とそうでない人
モノクロ印刷は魅力的ではないかもしれませんが、多くの企業では印刷の大部分を占めており、高性能なモノクロプリンターはカラーモデルよりもはるかに安価です。また、一般的に高速で、複雑さが少なく、メンテナンスが容易で、必要なトナーも安価です。少量のカラー印刷を長期間にわたって行う必要がある場合は、インクジェットプリンターが少量であれば問題なく処理でき、予算を大幅に圧迫することもありません。また、たまにカラー印刷が必要な場合は、キンコーズなどの外部サービスビューローを利用することも検討できます。大量の多色印刷を定期的に行う場合は、高性能なインクジェットプリンターまたはカラーレーザープリンターを検討してください。
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4. レーザーとLEDが主流だが、インクジェットと固形インクが競合
カラー文書を印刷する必要があるユーザーが少数の場合、またはカラー印刷をたまにしか行わない場合は、ほとんどのユーザーには高品質のモノクロレーザープリンターを、カラー印刷が必要なユーザーにはインクジェットプリンターを購入するのが良いでしょう。インクジェットプリンターは、高価なカラーレーザープリンターと同等かそれ以上の色再現性を実現し、レーザープリンターと同程度の印刷量に対応できるものもあります。インクジェットプリンターは写真品質の印刷に最適で、レーザープリンターとLEDプリンターはテキストや鮮明なグラフィックの印刷に適しています。
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5. シングル機能 vs. マルチ機能：ボリュームと汎用性のバランス
コピー機、FAX機、ネットワークスキャナを既にお持ちの場合は、スタンドアロンプリンターの方がパフォーマンスが向上する可能性があります。多機能プリンターは多機能ですが、当然ながら複数のタスクを同時に処理する必要があるため、すべての機能を使用する頻度が少ない場合や、印刷をメインにコピー、スキャン、FAXの軽い作業を行う場合に適しています。さらに、ソフトウェアを1つインストールするだけですべての機能を利用できます。ただし、多機能プリンターの欠点は、ハードウェアに問題が発生した場合、FAX、コピー、スキャンができなくなる可能性があることです。
6. 研究コストと信頼性
総所有コスト（TCO）はプリンター本体の購入価格をはるかに超えています。インクやトナーの長期的な交換費用に加え、レーザーやLEDの定着器や廃トナーボトルといった部品の費用も含まれます。価格と印刷可能枚数をすべて事前に把握し、印刷内容や印刷量、そして特に予算に見合ったものかどうかを確認しましょう。
PCWorldのプリンターレビューでは、インクやトナーのコストのみを取り上げているので、事前に検討しておくと良いでしょう。さらに、カスタマーレビューを掲載しているサイトも確認し、高評価と低評価の両方を必ず確認しましょう。これらのレビューは、部品の故障やソフトウェアドライバーの問題など、潜在的な問題箇所を示唆してくれる可能性があります。
PCWorld の上級編集者 Melissa Riofrio がこの記事に貢献しました。
