マイクロソフトは火曜日にOffice 365を正式にリリースしました。個人ユーザーからあらゆる規模の企業まで、これまでは大規模な予算とIT部門を持つ大企業のみが利用できた生産性向上・コミュニケーションプラットフォームを、今や誰もが利用できるようになります。大規模な予算とIT部門を持つ大企業は、コストを削減し、これらのサービス提供に伴うバックエンドの煩雑な作業をマイクロソフトに任せることができます。
MicrosoftはOffice 365を、ProfessionalおよびSmall Businessと、Medium BusinessおよびEnterpriseの2つの基本バージョンで提供しています。どちらのプランをご利用いただいても、Office 365ではExchange Online、Lync Online、SharePoint Onlineに加え、Word、Excel、PowerPoint、OneNoteなどのOffice Web Appsが提供されます。
プロフェッショナルプランとスモールビジネスプランはユーザー1人あたり月額6ドル、ミディアムビジネスプランとエンタープライズプランは機能とサービスに応じて10ドルから27ドルです。例えば、Office 365の一部のオプションでは、Microsoft Office 2010 Professionalデスクトップソフトウェアのフルライセンスが提供されます。
もちろん、各プランには多少の違いはありますが、共通する機能もいくつかあります。私は過去数ヶ月間、パブリックベータ版の4月リリース前を含め、Office 365ベータ版を実際に使用する機会に恵まれました。その経験に基づき、新しいMicrosoftクラウド生産性スイートに期待できることについて、実践的な評価を以下にまとめました。
ログイン
Office 365にログインすると、ホーム画面が表示されます。ホーム画面はすっきりと整理されており、洗練されていないように見えるほどです。ホーム画面は、Office 365のProfessional版およびSmall Business版と、Medium Business版およびEnterprise版で若干異なりますが、基本的なレイアウトと多くの要素は同じです。
Professional および Small Business のホームページのメイン画面には、Outlook、Lync、SharePoint サイトを参照するチーム サイト、およびパブリック Web サイトへのリンクである Web サイトのセクションがあります。
画面上部には、ホーム、Outlook、チームサイトへのリンクがあります。一見すると冗長に思えるかもしれませんが、Office 365の機能を使いながらこれらのリンクはアンカーとして機能し、サービスの他のエリアに簡単に戻ることができます。
右側には、上部に現在の日付と曜日が表示されたパネルがあります。その下には検索バーがあり、その下にOffice 365への連絡先のインポート方法や、モバイル端末でOffice 365メールを設定する方法などのリソースへのリンクリストがあります。また、Office 365のブログやコミュニティフォーラムへのリンクもあります。
見通し
Office 365 ホームページの Outlook の見出しの下には、「受信トレイ」、「予定表」、「オプション」の 3 つのリンクがあります。「受信トレイ」リンクと「予定表」リンクのどちらも、Outlook Web App のそれぞれのページに移動します。Outlook Web App は基本的にデスクトップ版 Outlook と同じ機能を備えていますが、Web に接続されたほぼすべてのデバイスから、いつでもどこからでも情報にアクセスできるという利点があります。
3つ目のリンク「オプション」をクリックすると、Outlook Web Appの設定やExchange Onlineサービスの管理ができます。メールボックスのストレージ容量の使用状況を確認したり、メールアカウントの追加や削除を行ったりできます。右側には「他の操作へのショートカット」というボックスがあり、「Outlookをこのアカウントに接続する」「パスワードを変更する」「既存のメールアカウントから連絡先をインポートする」といった操作が可能です。
Office 365で既存のOutlook PSTファイルから連絡先を直接同期またはインポートできれば便利ですが、まず連絡先をCSVファイルにエクスポートする必要があります。しかも、その前にOutlook 2010の「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」にあるエクスポート機能を探さなければなりません。これは直感的な操作とは言えません。
Outlook Web Appsのオプションの左側には、アカウントのその他の設定や管理を行うためのリンクがあります。受信トレイのルールを設定してメールをフィルタリングしたり、保持ポリシーを設定して古いメッセージを自動的に削除またはアーカイブし、メールファイルのサイズを管理したりできます。また、BCCフィールドの表示/非表示や、カレンダーイベントのデフォルトのリマインダー期間といったOutlookの標準設定も設定できます。
左側のペインで「電話」をクリックすると、Exchange Online および Outlook アカウントに関連付けられている電話を管理できます。デバイスを削除してアクセスできないようにしたり、デバイスの回復パスワードを確認したり、デバイスワイプを開始してデータを消去したり、紛失または盗難にあった場合に電話から Exchange Online へのアクセスをブロックしたりできます。
リンク
Office 365 ホーム ページの Lync の唯一のオプションは、Lync 2010 をインストールすることです。リンクが示すように、それをクリックすると、Lync 2010 クライアント ソフトウェアがダウンロードされてインストールされます。
Lyncは非常に多機能なツールですが、個人や中小企業の多くはこれまで使いこなせていません。Lyncは、インスタントメッセージ、音声/ビデオ通話、オンライン会議、そしてリアルタイムプレゼンス機能を組み合わせた、強力なコミュニケーションツールです。
Lyncクライアントは、Office 365ドメイン内の連絡先を表示し、Windows Live Messengerにも接続できます。どの連絡先がオンラインか、また現在連絡可能かどうかを瞬時に確認できます。ワンクリックで同僚にインスタントメッセージを送信できます。会話に同僚を追加したり、ビデオ会議に切り替えたり、グループ全体でデスクトップを共有したり、すべてLync内から行えます。
多少の文化的な変化は必要ですが、Lyncに慣れれば、最もよく使うツールの一つになるでしょう。Office 365をパートナー、ベンダー、顧客のOffice 365アカウントに接続したり、Windows Live Messengerを介してネットワークを構築したりすることで、Lyncはより効率的かつ効果的なコミュニケーションを実現します。
Office Web アプリ
Word、Excel、PowerPoint、OneNoteにはOffice Web App版があります。Office Web Appは、Microsoft Office 2010デスクトップ版の機能制限版です。ただし、Web版でも一般的な機能のほとんどが利用できるため、ほとんどのユーザーにとって問題なく動作します。
Office Web Apps は、Office 2010 の同等機能に比べて、機能面では劣るものの、可用性とコラボレーションという2つの明確な利点があります。これらのツールは Web ベースであるため、どこからでもアクセスでき、スマートフォンやタブレットからもアクセスできます。ただし、Office Web Apps の使用や、iPhone や iPad から Office Web Apps で作成されたファイルの閲覧を試みた私の経験では、うまくいきませんでした。
Windows Phone 7スマートフォン、特にMangoアップデートを搭載したスマートフォンをお持ちの場合、Officeモバイルエクスペリエンスは格段に向上します。Windows Phone 7は、SharePointまたはSkyDriveにオンライン保存されたMicrosoft Officeファイルとシームレスに統合され、Office Web Appsに依存せずにネイティブのOfficeモバイルアプリを搭載しています。私はMangoを使ったことはありませんが、数週間Windows Phone 7を使用する機会があり、Microsoft中心の環境で業務を行うユーザーにとって、非常に優れたエクスペリエンスだと感じました。
Office Web Apps と互換性のある Web 接続デバイスであれば、同僚、パートナー、顧客とファイルを共有することもできます。これは、メールに添付して送信するよりも時間と帯域幅を節約できるため、非常に大きなドキュメントに最適です。Excel と OneNote では、ファイルを共有した他のユーザーとオンラインで共同作業を行い、編集内容や変更内容をリアルタイムで確認できます。
Office Web Apps のもう一つの利点は、ファイルが Microsoft Office デスクトップファイルと同じ XML ベースの形式で保存されることです。つまり、Office Web Apps で作成されたファイルは、Web からデスクトップへ、そして再び Web へ移動しても書式が変化することなく、パートナーや顧客と簡単に共有したり編集したりできます。
シェアポイント
Lyncと同様に、SharePointも強力なMicrosoftツールですが、個人や中小企業の多くは活用できていません。SharePointはアプリケーションというよりプラットフォームであり、多くの用途を秘めています。
SharePointはチームサイトです。イントラネットサイトとファイルストレージリポジトリを組み合わせたようなものです。チームサイトでフォルダーを作成してファイルを保存したり、チームにメッセージを投稿したりできます。また、必要に応じて、SharePointチームサイトをさらに活用することもできます。例えば、SharePointはオンラインコラボレーションプラットフォームとしても機能し、チームがドキュメントをリアルタイムで共同作業できるようになります。
「ウェブサイト」リンクをクリックすると、数回クリックするだけでプロフェッショナルなサイトを作成できます。これには、「会社概要」、「お問い合わせ」、「ホーム」、「サイトマップ」ページの作成、テーマやテンプレートを使った外観のカスタマイズ、そしてサイトを公開することが含まれます。
ビデオ：バルマー氏がMicrosoft Office 365を発表
心の平安
Office 365には安心のセキュリティ機能も備わっています。データは、地理的に分散したデータセンターに分散配置された冗長サーバーに保存され、自動フェイルオーバー機能も備わっています。データはバックアップされ、災害から保護されます。
さらに、Office 365は、メールからマルウェアやスパムを除去するMicrosoft Forefront Online for Exchangeセキュリティを提供しています。さらに、Microsoftは99.9%の稼働率を保証し、それを裏付ける保証も提供しています。
全体として、Microsoft は Office 365 でコストパフォーマンスに優れたサービスを提供しており、顧客はメンテナンスと管理の煩わしさを Microsoft に任せながら、ツールとサービスを利用できます。
