この3部構成の記事のパート2では、Outlookの連絡先リスト（CSVファイル）をExcelにインポートする方法、そしてそのデータベースを改良、維持、管理する方法について解説します。パート3では、配布用にカスタムWord文書と結合する方法を説明します。これは、配布作業が反復的で膨大な数に及ぶ場合など、このような作業を行う上で最も簡単で効率的な方法です。また、Excelは使いやすく、データベースを1つの画面で表示できるため、多くの場合、この方法が好まれます。Outlookの連絡先をExcelにエクスポートしてデータ管理を行う方法については、パート1をご覧ください。
本物のデータベースが必要な場合
まず、差し込み印刷データ管理にExcelを使用しない場合についてお話ししましょう。Excelは1,048,576件のレコードを処理できますが、データベースのレコード数が100,000件を超える場合は、Microsoft Accessなどのリレーショナルデータベースの使用をお勧めします。100,000件のレコード（各レコードのフィールド数が少数であっても）には膨大なデータが含まれるため、このような巨大なデータベースの操作は、システムのメモリ容量とその割り当て方法によって異なりますが、時間と手間がかかるからです。Word文書で一度にこれほど大量のデータを差し込むのも、時間と手間がかかります。
他のデータベースプログラムが利用できない場合でもExcelは使用できますが、データベースを作業しやすいセクション（別々のシート、または場合によっては別々のワークシートファイル）に分割する必要があります。例えば、姓AからHを1つのワークシートファイルに、姓IからPを2つ目のワークシートファイルに、姓QからZを最後のファイルに分割するなどです。4つのフィールド（列）を持つ50,000件のレコード（行）は、12のフィールド（列）を持つ25,000件のレコード（行）よりも実際にははるかに小さい（メモリとファイルサイズ）ことに注意してください。小さなデータベース（または単一のデータベースのセクション）は、1つの巨大なデータベースファイルよりもはるかに簡単に管理および操作できます。
Excelでは、マスターデータベースを1つのファイルに、関連データベースを別のファイルに分割してリレーショナルデータベースを作成することもできます。ただし、これは別の複雑なプロセスなので、今後の記事で取り上げます。
1. CSVファイルをExcelにインポートする方法はいくつかあります。最も簡単な方法は、ファイルを見つけてファイル名をダブルクリックすることです。システムにExcelがインストールされている場合は、ファイルはExcelプログラムで開きます。ただし、Excelのバージョンが複数ある場合や、複数のスプレッドシートプログラムを使用している場合は、まずExcelを開いてファイルを見つけ、「ファイル」 > 「開く」 > 「コンピューター」 > 「参照」をクリックし、ファイルの場所を参照してファイルを選択し、「開く」をクリックすることをお勧めします。
2. Excelでは、各連絡先フィールドがそれぞれ独立した列に配置され、レコードはA2行目から縦に並びます。Outlookのフィールド名は、A1行目から始まる最初の行に分散して配置されます。
JD サルティン 図 1: インポート - Outlook 連絡先の CSV ファイルを Excel で開きます。
3. Outlookの連絡先リストをメンテナンスし、すべてのフィールドを最新の状態に保っていれば、ExcelのCSVファイルは図2aのスプレッドシートのようになるはずです。ただし、このデータベースは仕事関連のデータベースであるため、自宅住所、自宅市区町村、自宅電話番号など、自宅に関連するすべてのフィールドは不要です。また、最初の列/フィールド（役職）も不要です。
4.これらのフィールドとその中のすべてのデータを削除するには、Ctrlキーを押しながら「ホーム…」フィールド列の上にある列文字をクリックします。すべてのホームフィールド列を選択したら、列文字または選択領域内の任意の列にカーソルを置き、右クリックしてドロップダウンメニューから「削除」を選択するか、リボンメニューから「削除」 > 「シート列の削除」を選択します。スプレッドシートの一番上の行を参照して、インポートしたフィールドを確認します。同じ手順で、この配布リストに不要なフィールドをすべて削除します。
JD サルティン 図 2: 不要な列/フィールドを削除します。
5. Excelのフィールド名はOutlookのフィールド名と完全に一致する必要はありません。データをエクスポートする前に、Outlookで任意のフィールド名にマッピングできるからです。Outlookの連絡先をExcelにエクスポートしてデータ管理を行う方法については、パート1をご覧ください。フィールド名が長いと、スペースを大量に消費し、入力に非常に時間がかかるため、短くしましょう。
例えば、「Business Postal Code」を「bZipCode」に、「Business Street」を「bStreet」に変更します。Wordの一部のバージョンでは、結合時にフィールド名や列名にスペース、引用符、アポストロフィ、ハイフンを使用できないため、いずれにしてもこれらのフィールド名や列名を変更する必要があります。
注: Office 2013 では、Word はフィールド名間のスペースをアンダースコアに置き換えます。
6.次に、各フィールドのデータが見えるように列幅を調整します。最も簡単で効率的な方法は、スプレッドシート全体をハイライトし、「ホーム」タブの「書式」 > 「列幅の自動調整」を選択することです。すべての列が1秒で調整されます。各列フィールドの最長レコードに合わせて、各列の幅が調整されることに注意してください。
注:これは「マスター」データベースです。つまり、各連絡先の基本データが含まれています。通常、マスターデータベースには顧客/クライアントレコードとメーリングリストレコードが含まれます。これは、それぞれが1つしか存在しないため、各連絡先が一意のレコードであるためです。スレーブデータベースまたは子データベースは、この一意のレコードを介してマスターデータベースに接続されます。ただし、名前の入力方法は（情報を入力する個人によって異なる場合が多いため（例：Robert Smith、Robert J Smith、Rob Smith など）、ほとんどのデータベース管理者は各クライアント/連絡先に一意のID番号を割り当て、エラーの発生を防いでいます。
7.カーソルをホーム ポジション、つまり A1 に移動します (または Ctrl+Home キーを押します)。[挿入] > [シートの列の挿入]を選択します。セル A1 にフィールド名を入力しますIDnum。セル A2 と A3 にそれぞれ、101とを入力します102。両方のセル (A1:A2) を強調表示し、セル A2 の右下隅にある小さな緑色のボックスにカーソルを置きます (カーソルがプラス記号に変わります)。マウスの左ボタンを押したまま、プラス記号 (強調表示された状態) をデータベースの最後のレコードまでドラッグして、マウスを放します。列には 101 と 102 に続く連続した番号、つまり 103、104 などで埋められます。これで、クライアントに ID 番号が与えられます。
JD サルティン 図 3: 列幅を調整し、列を挿入し、一意の連絡先 ID 番号を追加します。
注:リレーショナルデータベースでは、追加フィールドは別のスプレッドシートまたはファイルに配置されるため、ID番号などの固有のフィールドが必要になります。この手順については、後ほど別の記事で説明します。この演習では、配布リスト用の追加フィールドをこの「マスター」スプレッドシートに追加します。このデータベースの配布ドキュメントには、「専門知識」、「イノベーション」、「料金」という3つの「カスタム」フィールドが含まれています。
8.これらの新しいフィールドを追加するには、Ctrl+Homeキーを押してカーソルをセルA1に移動します。次に、Endキーを押し、右矢印キーを2回押します。これにより、カーソルが現在のデータベースの末尾の最初の空白列（例：L列）に移動します。L1Expertiseにフィールド名を入力し、InnovationsM1にフィールド名を入力し、FeesN1にフィールド名を入力します。次に、各列に適切なデータを入力します。
9.次に、データベース全体を郵便番号で並べ替えて、結合した手紙と封筒が米国郵政公社の大量郵便割引の規則に準拠するようにします。
JD サルティン 図 4: 新しいカスタム フィールドとデータを追加し、郵便番号で並べ替えます。
10.データベースと手紙を結合する準備が整いました。ExcelデータベースとMicrosoft Wordの手紙を結合する方法については、次回のコラムで詳しく説明しますので、ぜひご覧ください。
