ペーパーレスオフィスとは？ファックス機は消えない

ペーパーレスオフィスは、空飛ぶ車ほど現実味を帯びていないようだ。誰もがインターネットに接続している今、紙で書類を印刷したりメッセージを送ったりすることは、もはや絶滅の瀬戸際にいるように思える。しかし、新たな調査によると、私たちは依然として、本来あるべきよりもはるかに多くの紙を無駄にしているようだ。

デジタル文書・ワークフロー企業であるNitroは、オフィスにおける紙の利用状況を把握するため、男女比のバランスを取り、全国各地から500人以上のオフィスワーカーを対象に調査を実施しました。調査結果は、オフィスにおけるペーパーレス化が一般的に進んでいることを示していますが、現実は厳しいもので、紙を使う習慣を断ち切るのは難しいようです。

Nitroの調査によると、回答者の42%が「ほとんどの場合」または「常に」ファックスを送信していると回答しています（下のインフォグラフィックを参照）。これは一体どういう意味でしょうか？メール、インスタントメッセージ、その他のデジタルコミュニケーション手段を一切使用しない人がまだいるのでしょうか？おそらく、不可能ではないにしても、ほとんどいないでしょう。

ファックスを「全く」送らないと答えたのはわずか3.9%です。私もその一人です。屋根裏のどこかで埃をかぶっているファックス機を持っていますが、一度も使ったことがありません。誰かにファックスで送るように頼まれると、私は思わず本能的に反応してしまいます。そして、今は2012年だし、ファックスはもはや時代遅れだということを説明します。

Flickr、レオニード・マムチェンコフ
ファックス機を時代遅れにする技術は私たちにはある…しかしファックス機は消え去ろうとしない。

文書を印刷し、署名し、スキャンしてデジタル版をメールで送信することは、技術的にはファックス機を使うのと全く同じです。署名のために紙を印刷する必要があるため、紙の節約にはなりませんが、それでもファックス機よりも技術的に進歩しています。より良い解決策は、デジタル署名技術を導入し、紙に物理的に署名する必要をなくすことです。

調査には明るい点もいくつかありました。回答者のほぼ3分の2が、文書の50～100%を電子的に共有しており、ほぼ同数の回答者が、5年前と比べてオフィスでの紙の使用量が減少したと回答しています。少なくとも、進歩は見られるようです。

この問題の一部は世代的な要因によるものと思われます。18歳から35歳までの労働者の10人中8人近くが、半分以上の時間を電子的に文書を共有していますが、55歳以上の労働者ではその割合は60%に低下します。

インターネットで生まれ育った若い世代の労働者が成熟するにつれて、紙の使用量は急激に減少する可能性があります。ファックス機はすでに時代遅れの技術と見なされていますが、いつか完全に消滅することを願っています。どうか、私が生きている間にそうなってほしいです。