Microsoft OneNote のヒント: データを管理・共有する 5 つの優れた方法

OneNoteは長らくMicrosoftのExcel、Word、PowerPointといった競合製品の影に隠れてきましたが、群​​を抜いて強力な生産性ツールであることは間違いありません。デジタルメモアプリを初めて使う方でも、ベテランユーザーでも、これからご紹介する5つのコツを活用すれば、OneNoteの潜在能力を最大限に引き出すことができます。

1. メモをパスワードで保護する

OneNote で共同作業を行う場合、財務データなど、特定の個人やチームに特定の情報を見られたくない場合があります。OneNote では、ノートブックのセクション（ノートブック全体ではありません）をパスワードで保護できるため、必要に応じて機密情報へのアクセスを制限できます。

ノートブックセクションを開き、タブを右クリックして「このセクションをパスワードで保護」を選択します。右側に「パスワード保護」パネルが開きます。「パスワードの設定」を選択し、「パスワード保護」ダイアログボックスにパスワードを2回入力して「OK」をクリックします。これで、必要な人だけに情報を共有できるようになります。

2. OneNoteを開かずにクイックノートを作成する

情報やアイデアを今すぐメモに書き留めておき、後で文脈を整理する必要がある時があります。そんな時のために、OneNote にはポストイットのデジタル版とも言えるクイックノート機能が備わっています。

どうしてもタスクから離れられない場合は、OneNote を開かずにタスクを作成することもできます。

クイックノートをすぐに作成するには、Windows + N キーを押します。「OneNote に送信」ウィンドウが表示されたら、N キーを押して新しいクイックノートを作成し、ノートウィンドウにメモを入力します。

メモはノートブックのクイック ノート セクションに自動的に保存されるため、時間があるときに整理することができます。

3. Outlookの会議の詳細をメモに追加する

会議の記録をより完全に残したい場合は、会議のカレンダーエントリから直接会議メモに詳細を追加できます。これを行うには、コンピューターにOneNote 2013とOutlook 2013の両方が必要です。

OneNoteで、「ホーム」>「会議の詳細」を選択します。すると、当日予定されている会議の一覧が表示されます。いずれかの会議をクリックすると、議題、時間、場所、参加者などの詳細情報がテキストとしてメモに追加されます。過去または将来の会議を選択するには、「別の日付の会議を選択」をクリックし、「前日」または「翌日」ボタンを使って移動します。

4. ノート内の特定の段落へのリンク

OneNote 内のノートブック、ノートブックのセクション、またはページにリンクできますが、特定の箇所にジャンプできるようにしたい場合もあります。

段落にリンクするには、テキストを右クリックし、「段落へのリンクをコピー」を選択して、任意の場所にリンクを貼り付けます。

リンクには段落の最初の行の一部または全部が表示されますが、リンクを右クリックして「リンクの編集」を選択することで変更できます。リンクダイアログボックスが表示されるので、「表示するテキスト」フィールドでテキストを変更できます。ユーザーがリンクをクリックすると、段落が元のページで開きます。

5. テンプレートを活用する

メモの選択肢は、ただの白いページだけではありません。OneNote には、メモをよりプロフェッショナルな印象にしたり、より華やかにしたりするための、あらかじめ書式設定されたオプションが多数用意されています。

テンプレートを選択するには、ノートを開き、「挿入」>「ページテンプレート」を選択します。下矢印で「アカデミック」「空白」「ビジネス」「装飾」「プランナー」の5つのカテゴリのいずれかを選択し、クリックすると選択肢が表示されます。テンプレートを選択すると、現在開いているノートに適用されます。

自分で書式設定済みのノートをテンプレートとして保存する場合は、そのノートを開き、「挿入」>「ページテンプレート」を選択します。「テンプレート」パネルで、「現在のページをテンプレートとして保存」を選択します。表示されるダイアログボックスにデザイン名を入力し、「保存」をクリックします。パネルに「マイテンプレート」という新しいカテゴリが表示され、その中にテンプレートが表示されます。