プロジェクト管理アプリTrello、Asana、Smartsheetの比較

プロジェクト管理アプリは、あなたの生活を楽にしてくれるはずです。プロジェクトやタスクを一元管理することで、整理整頓をスムーズにし、その状態を維持できるようにしてくれるはずです。

だからこそ、プロジェクト管理アプリが失敗すると、本当に困ったことになります。生活を楽にしてくれると謳った製品が、かえって苦労を強いることほど、がっかりすることはありません。そこで、現在最も人気のある3つのプロジェクト管理アプリの使い勝手を検証してみました。良いニュースは？どれも期待通りの働きをしてくれたことです。さらに嬉しいことに、それぞれに独自の特徴があるので、きっと自分にぴったりのアプリが見つかるはずです。

Trelloを使い始めた当初は、特に感動もしませんでした。Android、Web、iOS、Kindle Fire、Windows 8など、様々なプラットフォームで利用できるこのプロジェクト管理アプリは、「あらゆるものをまとめて整理」できると謳っています。確かに、それは魅力的に聞こえますが、初めて起動した時は、ボード、リスト、カードの使い方がいまいち分かりませんでした。整理整頓、それも本当に整理整頓するために使い始めて初めて、Trelloの真の美しさとシンプルさに気づき始めたのです。

モバイルアプリとデスクトップ版のインターフェースが驚くほど似ているのが気に入っています。画面スペースが広く、進行中のプロジェクトをすべて表示する「ボード」が表示されます。ボードの作成は簡単で、リストとカードを追加するのも簡単です。これらはTrelloが整理に使用している2つのサブカテゴリです。大きなプロジェクトを管理しやすいサイズに分割するのに最適な方法です。

ボードは公開、非公開、または組織のメンバーのみ閲覧可能に設定できます。また、メールアドレスを入力することで他のユーザーとボードを共有することもできます。TrelloはTrelloユーザーを認識し、そうでないユーザーには招待状を送信します。他のユーザーにタスクを割り当てて期限を設定したり、完了したいアイテムをリクエストできるようにしたりすることも可能です。

Trelloは画面右側に誰が何に取り組んでいるかを示す列を表示しますが、メッセージ用のスペースはありません。これは便利な機能です。コラボレーション機能がなくても問題ないのであれば、Trelloは優れた組織ツールになるでしょう。

Trelloの基本機能はすべて無料版でご利用いただけます。Trello Gold（年間45ドル）にアップグレードすると、最大250MBのファイルをボードにアップロードできるようになります（無料版では添付ファイルの容量制限は10MBです）。また、カスタム背景などの機能も追加されます。Business Class版（同じく年間45ドル）では、ビジネスユーザー向けの管理機能がいくつか追加されます。

アーサナ

コミュニケーション機能が組み込まれていないコラボレーションツールに抵抗があるなら、Asana がまさにぴったりのプロジェクト管理ツールかもしれません。Asana は「タスクと会話を統合する」という点において、コミュニケーションを中心としています。

Asanaでは、プロジェクトと、それを完了するために必要なタスクのリストを作成できるようになっています。タスクはリストまたはカレンダーで表示でき、ToDo、最近完了したタスク、担当者などによって並べ替えることができます。タスクを作成したら、Trelloと同様に、誰かに割り当てて完了させることができます。AsanaのWeb版の左側の列からは、タスク、共同作業者とメッセージを交換できる受信トレイ、そしてプロジェクトの便利な概要を提供するダッシュボードにアクセスできます。

Asanaは多くの点でTrelloよりも堅牢で、チームで常に連絡を取り合いながらコラボレーションしたい人向けの機能が充実しています。しかし、AsanaはTrelloよりも学習曲線が緩やかです。Asanaの使い方をじっくり学び、プロジェクトの詳細をすべて把握した上で設定できる人が必要です。そうすることで初めてAsanaを最大限に活用できるのですが、それにはある程度の時間がかかります。

Asanaのモバイル版レイアウト（AndroidとiOSアプリあり）は、Web版よりもシンプルで、これは良い変更点だと感じました。受信トレイやタスクの閲覧がよりシンプルになり、タッチスクリーンでの操作にも適しています。Web版がモバイルアプリにもっと似ていれば良かったと思います。

Trelloと同様に、Asanaもほとんどのユーザーは無料で利用できます。追加のプライバシーコントロール、無制限のゲストユーザー、追加のダッシュボード機能を求める組織は、15ユーザーで月額50ドルからのプレミアムプランを選択する必要があります。

スマートシート

 Trelloは視覚的に分かりにくい、Asanaはちょっと難しそう、という方はSmartsheetを検討してみてください。このプロジェクト管理アプリはスプレッドシートのようなアプローチで整理できるので、あなたにぴったりかもしれません。

スプレッドシートを使ったことがある人なら、Smartsheet はきっと使いこなせるでしょう。プロジェクトはシートに整理し、Smartsheet が提供する豊富なテンプレートやアウトラインから好みのフォーマットを選んで書式設定できます。イベント企画からガントチャート（プロジェクトのスケジュールを示す棒グラフの一種）を使った製品リリースまで、あらゆるプロジェクトを網羅しています。Smartsheet のテンプレートがどれも使い物にならない場合は、基本レイアウトを使って好みに合わせてカスタマイズすることも可能です。

そこからはとても簡単です。タスクを入力し、スプレッドシートとほぼ同じようにフォーマットするだけです。ただし、Smartsheetでははるかに簡単です。期日の設定、列と行の折りたたみと展開、選択リストからのデータ入力など、さまざまな操作が簡単に行えます。Smartsheetを使いこなすためにスプレッドシートの高度な知識は必要ありません。動画やPDFなどの添付ファイルのアップロードなど、スプレッドシートではできないことも可能です。動画をカレンダー形式に切り替えたり、プロジェクトをインタラクティブなタイムラインとして表示したりすることも可能です。

Smartsheet の共有は簡単で、リンクを無制限のユーザーにメールで送信できます。また、シートの編集権限を持つユーザーと閲覧権限を持つユーザーを簡単に制御できるのも気に入っています。Smartsheet のモバイルアプリ（Android と iOS に対応）も使いやすく、作成したシートはスマートフォンの小さな画面でも見やすく、スプレッドシートでは必ずしもそうとは限りません。

Smartsheetは30日間無料でご利用いただけます。その後は月額14ドルから​​始まるプランがあり、そこから料金が上がっていきます。堅実なビジネスパーソンには嬉しい強力なプロジェクト管理アプリですが、Asanaのような組み込みのコラボレーション機能やTrelloのようなシンプルで魅力的なビジュアルは備えていません。