従来のモノクロレーザービジネスプリンターは驚くほどよく売れ続けていますが、ビジネスに最適なプリンターはインクジェット、レーザー、LED、または固形インクである可能性があり、多機能モデルまたは単機能モデルである可能性があります。
あなたのビジネスに最適なテクノロジーと機能レベルをどのように決めればよいでしょうか？ 予算はいくらまで出せますか？ 印刷する内容、印刷量、追加機能や拡張性が必要かどうかなど、じっくり考えてみてください。消耗品のコストも忘れずにチェックし、継続的なコストが許容範囲内であることを確認してください。
仕事に最適な最も安価なプリンター
もちろん、予算以上の出費は避けたいですよね。しかし、できるだけ安いプリンターを購入する前に、「安い」とは一体何を意味するのか、そしてなぜ一番安いプリンターが必ずしも最も手頃な価格のプリンターではないのかを考えてみましょう。
ほとんどのプリンターベンダーが採用しているビジネスモデルは、プリンターの初期価格が安いほど、インクやトナーの交換コストが高くなるというものです。そのため、高価な消耗品を搭載した低価格プリンターから利益を得られるのは、印刷頻度が非常に少なく、交換間隔をできるだけ長くしたい人だけです。印刷頻度が非常に少ない人でない限り、購入前にプリンターのインクやトナーのコストを確認しておくことをお勧めします。そうすれば、後で予算を破綻させるような事態に陥る心配はありません。インクとトナーのコストを計算する方法については、こちらのガイドをご覧ください。
インクジェット、レーザー、LED、固形インク…どれも良い（あるいはそれ以上）
速度と出力品質の差が縮まったため、基盤となるテクノロジーでマシンを選ぶことは以前ほど難しくなくなりました。普段は文字、スプレッドシート、ドキュメントなどのプレーンテキストを印刷し、シンプルなロゴや数本の直線程度のグラフィックは印刷しないのであれば、モノクロレーザープリンターまたはLEDプリンターで十分でしょう。これらのプリンターの消耗品も、比較的安価である傾向があります。当社のトップモデルランキングについては、https://www.pcworld.com/reviews/collection/1676/top_10_monochrome_laser_printers.html をご覧ください。
カラーレーザープリンターやLEDプリンターは、モノクロプリンターからの自然な進化のように見えるかもしれませんが、その移行はゆっくりと進んでいます。主な理由の一つは、カラープリンターは購入と補充にコストがかかることです。そのため、企業はカラー印刷の過剰使用や誤使用を防ぐために、カラー印刷へのアクセスを管理する必要があります。もう一つの重要な要素は写真の品質です。ほとんどのレーザープリンターやLEDプリンターは、滑らかな画像を印刷するのが困難です。最新のおすすめプリンターについては、https://www.pcworld.com/reviews/collection/1674/top_10_color_laser_printers.htmlをご覧ください。
優れた写真品質は、多くの企業にとってインクジェットプリンターが検討に値する理由の一つに過ぎません。オフィスに最適な様々なモデルが、競争力のある速度と印刷品質を提供します。メディアの柔軟性ももう一つのセールスポイントで、一部のモデルは専用キャンバス、アイロンプリント用紙、さらにはCD/DVDメディアにも印刷できます。https://www.pcworld.com/reviews/collection/1664/top_5_inkjet_printers.html と https://www.pcworld.com/reviews/collection/1675/top_10_inkjet_multifunction_printers.html に掲載されている、当社のトップランクモデルをご覧ください。
ゼロックスのみで販売されている固形インクプリンターは、ワックス状のブロックを溶かし、その半液体をプリントヘッドの小さな穴から紙に噴射する独自の技術を採用しています。トナーやインクカートリッジとは異なり、インクブロックはプラスチック包装を使用しないため、輸送、保管、環境への負荷が軽減されます。固形インクプリンターの写真品質は、レーザープリンターやLEDプリンターとほぼ同じです。十分な品質ですが、一般的なインクジェットプリンターほどではありません。インクジェットよりも高速で、カラーレーザープリンターやLEDプリンターよりもシンプルなプリンターを求める小規模オフィスや部門にとって、この技術は検討する価値があります。固形インクプリンターはレーザープリンターやLEDプリンターと最も競合するため、https://www.pcworld.com/reviews/collection/1674/top_10_color_laser_printers.htmlをご覧ください。
オフィスの規模と容量に合わせてプリンターをカスタマイズ
プリンターでどれくらいの量を印刷する必要がありますか？1日に数枚、数十枚、あるいは数百枚でしょうか？印刷するのはあなただけですか？それとも同僚も使用しますか？プリンターの容量が多すぎたり少なすぎたりしないよう、ニーズに合った機能を把握する必要があります。
個人用のインクジェットプリンターまたはレーザープリンターを選ぶのは、自分だけが使用し、1日に数十ページしか印刷しない予定の場合に限ります。印刷速度は遅く、自動両面印刷などの便利な機能がなく、消耗品も高価になる可能性があります。接続方法はUSBが一般的ですが、ワイヤレスも将来性があり、検討する価値があります。
複数の人が使用するプリンターの場合、共有を容易にするためにイーサネットネットワーク接続が不可欠です。ワイヤレスネットワーク接続は小規模なワークグループには便利ですが、速度と信頼性は変動しやすい傾向があります。
必要な印刷量を評価する簡単な方法は、用紙トレイをどのくらいの頻度で補充したいか自問することです。ほとんどの人にとって、答えはせいぜい1日に1回でしょう。数日間用紙使用量を記録し、標準給紙トレイの容量が平均1日あたりの用紙量を多少超えるプリンターを探しましょう。給紙トレイの補充頻度によって異なりますが、目安としては、印刷量をプリンターの月間デューティサイクルよりも大幅に低く抑えることです。この数値は、プリンターが継続的に快適に処理できる量ではなく、ストレステストの最大レベルを表しています。
どのくらいの速度が必要ですか?
予想される印刷量によって、プリンターに必要なエンジン速度、処理能力、メモリの量も決まります。
エンジン速度の仕様は、必ずしもあなたの使用パターンを反映していない可能性があるため、鵜呑みにしない方が賢明です。とはいえ、最適な条件下でプリンターがどの程度の性能を発揮できるかを示す指標にはなります。印刷出力速度が毎分20ページ未満のプリンターは、おそらくかなり遅いと言えるでしょう。20～40ppmであれば、ほとんどのオフィスでは十分な速度です。40ppmを超える速度は、より多くの印刷量を必要とする用途に適しています（そして、そのようなプリンターはそれに応じた価格設定になっています）。
ホストベースプリンターは、独自の画像処理能力を備えていません。代わりに、接続されたPCにジョブの処理を依存します。専用プロセッサを搭載したプリンターの場合、メガヘルツ（MHz）の数値が高いほど、ジョブの受信、解釈、印刷が高速になります。
予想されるジョブの数とサイズによって、プリンターに必要なメモリ容量が決まります。ビジネス向けプリンターの一般的なメモリ容量は64MBから256MBです。上位モデルでは拡張性も確保されています。
紙の取り扱いにはさまざまな選択肢があります
選択するプリンターは、現在の業務に適した用紙処理能力を備えている必要があります。また、将来の成長に対応できる拡張性も必要です。エントリーレベルのビジネスプリンターの中には、標準の入力容量が150ページ程度のものもあり、小規模で処理量の少ないワークグループであれば十分かもしれません。しかし、残念ながら、そのようなモデルのほとんどは拡張できません。より一般的な最小容量は250ページです。プリンターの中には、封筒などの厚手の用紙を給紙するためのスロットやセカンダリトレイを備えているものや、追加料金で給紙トレイやフィーダーを追加できるものもあります。複数の種類やサイズの用紙を定期的に給紙する場合は、種類ごとに専用のトレイを用意しておくと、時間と手間を節約できます。
自動両面印刷（両面印刷）は、次に購入するプリンターにぜひ搭載してほしい機能です。この機能を使用すると印刷速度が多少遅くなりますが、用紙使用量を半分にすることで節約できるお金と環境は、時間のロスを上回るでしょう。
印刷したいのに、今は印刷できない書類はありませんか？ 最新のプリンターは、ほとんどのインクジェットプリンターと一部のレーザープリンターの用紙搬送路がより直線的になり、また手差し給紙スロットが他のプリンターの最も難しい回転を回避できるため、封筒、ラベル、インデックスカードをほぼ問題なく印刷できます。ハイエンドのレーザープリンターには、封筒やはがきの丁合い、ホチキス止め、積み重ねのための特別な給紙・仕上げユニットも搭載されています。ワイドフォーマットプリンターなら、一般的なレターサイズ（8.5×11インチ）やリーガルサイズ（8.5×14インチ）よりも大きなサイズで印刷できます。
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単機能か多機能か?
自分で文書を印刷するだけなら、多機能プリンター（MFP）（オールインワンプリンターとも呼ばれます）は必要ないかもしれません。しかし、紙ベースのファイルをデジタル化したり、他の人と文書を共有したりしたい場合は、MFPを使えばコピーや文書の電子画像化、保存、メール送信などが可能です。ビジネス向けのMFPには、複数ページの文書を簡単にスキャンできる自動原稿送り装置（ADF）が搭載されている必要があります。
MFPは印刷の未来を担う存在のように見えますが、いくつかの限界もあります。オフィスが非常に忙しい場合、1台のマシンで全員の印刷、コピー、スキャン、ファックスの要求を処理しようとすると、マシンに過負荷がかかり、ユーザーにストレスを与える可能性があります。また、数百ページ、数千ページもの文書を長期的にスキャンする必要がある場合は、専用のADFを備えたドキュメントスキャナーを使用することで、作業を大幅に簡素化できます。
インクとトナーのコスト：計算してみましょう
プリンターや複合機の初期費用は気にしないでください。時間の経過とともに、インクやトナーの交換費用が本体価格を上回ることになります。消耗品のコストが予算内で収まるように、価格を注意深く調査しましょう。目安として、プリンターの定価が低いほど、インクやトナーの価格は高くなります。https://www.pcworld.com/products/printers.html では各モデルの詳細が提供されていますが、以下の簡単な手順に従って自分で計算することも可能です。
インク カートリッジを詰め替えて節約しようと考えている場合は、コストコ、オフィス デポ、カートリッジ ワールドのオプションを詳しく説明した「連続インク詰め替えユーザーのポートレート」シリーズをご覧ください。
ビデオ：適切なプリンターの選び方
1. 各カートリッジの現在の価格は、ベンダーのウェブサイトから入手してください。ベンダーがカートリッジを消費者に直接販売していない場合は、3社以上の大手オンライン小売業者から収集した価格を平均化します。プリンターが大容量カートリッジを提供しているかどうかを確認してください。大容量カートリッジは多くの場合、より安価です。
2. すべてのインクジェットプリンターメーカーは、インクカートリッジとトナーカートリッジの印刷可能枚数データを公開しています。これは、カートリッジが空になるまでに何ページ印刷できるかを推定したものです。ほとんどのメーカーの印刷可能枚数は、業界標準の測定ツール（特定の設定で印刷された特定の文書群）に基づいているため、異なるモデル間で結果を比較できます。印刷可能枚数を見つけるには少し調べる必要があるかもしれませんが、ぜひ調べてみてください。探している情報が簡単に見つからない場合は、遠慮なくメーカーに問い合わせてください。
3. 各色について、カートリッジの価格を総印刷可能枚数で割って、1色あたり1ページあたりのコストを算出します。印刷内容と印刷量によって、実際のコストは変動しますのでご注意ください。
もう1つヒントがあります。「同梱物」の情報を確認し、フルサイズのインクカートリッジやトナーカートリッジなのか、それとも容量の少ない「スターター」サイズのサプライ品なのかを確認してください。低価格のレーザープリンターやLEDプリンターには、スターターサイズのサプライ品が付属していることが多く、すぐに交換用カートリッジ一式を購入しなければならなくなります。このベンダーの策略を避けるのはますます難しくなっていますが、少なくともそのことに気付くはずです。
プリンターを購入する場所
IT専門家に頼らずに自分でプリンターを探す場合、ほとんどの大型小売店で必要なものは揃っています。大手小売店10社の品揃えを調査したところ、プリンター選びにおいて特に優れた小売店が1社あることが分かりました。加えて、追加サポートや割引など、中小企業向けの専門サービスを提供している小売店も検討すると良いでしょう。
ニーズと予算に合った最高のプリンター
ビジネスに最適なプリンターを見つけるのは、必ずしも難しくも高価でもありません。現在利用可能なテクノロジーはすべて、十分な性能、あるいはそれ以上の性能を備えているため、必要な機能や性能に重点を置くことが重要です。適切なプリンターをいくつか見つけたら、インクやトナーの価格をチェックして、継続的なコストを最小限に抑えましょう。
