QuickBooks 2011 にモバイルと Web アクセスが追加

私たちの評決

Intuit の中小企業向け会計ソフトウェアの 2011 版には、待望のオンライン アクセス、スマートフォン ツール、その他の新機能が追加されていますが、ソフトウェアとアドオン サービスには高額な料金がかかります。

QuickBooks 2011では、Intuitは新規ユーザーへのリーチと、ベテランユーザーを最新の市場をリードする中小企業向け会計ソフトウェアへのアップグレードへと誘うという、絶妙なバランスを実現しています。そしてここでも、アップグレードの有用性は、企業が新機能からどれだけのメリットを得られるかにかかっています。

新しいバージョンは全体として大きなリリースではありませんが、アカウントへのモバイル アクセス、簡素化された開始プロセス、一括請求などの機能により、一部の人にとってはアップグレードのコストに見合う価値があります。

新規ユーザーにとっても、長年のユーザーにとっても、最も魅力的な新機能は、ブラウザとスマートフォン（リリース当初はiPhoneとBlackBerry）からQuickBooksにアクセスできることです。Intuitは完全にWebベースのQuickBooksをいくつか提供していますが、QuickBooks Connectサービスは、会計業務の大部分はデスクトップアプリケーションで行いたいものの、場合によっては本格的なプログラムを実行せずにデータの一部にアクセスして管理したいというユーザーに最適です。

ただし、このサービスは無料ではありません。30日間の試用期間終了後、Intuitはユーザー1人あたり月額10ドルを請求します。ソフトウェア本体の価格は230ドル以上（2010年10月4日現在）なので、パッケージ全体を見ると高すぎると感じるかもしれません。

私は、400 ドルの業界特化型 Premier バージョンの 1 つである QuickBooks 2011 Premier Professional Services Edition を試しました。ビジネス アカウントの設定にもう少し積極的に取り組むつもりなら、230 ドルの QuickBooks Pro でいくらか節約できます (Premier は、ビジネスの種類に基づいて多くの基礎作業を行います)。

オンラインアクセスを設定するには、アカウントを作成し、データをクラウドに同期する必要があります。その後は、インターネットに接続されたPCでQuickBooks 2011を実行している限り、データは1時間ごとに（または設定を調整すればより頻繁に）自動的に同期されます。QuickBooks Connectウェブサイト（サインアップ後にURLが提供されます）にログインしてブラウザからアクセスするか、スマートフォンからアクセスすることもできます。

デスクトップブラウザでできることすべてをモバイルでできるわけではありません。例えば、iPhoneでは顧客データの編集はできませんでしたが、新規顧客の追加や請求書の作成・閲覧はできました。デスクトップブラウザでは、追加のレポート情報にもアクセスできます。オフサイトで仕事をする従業員がいる企業にとって、モバイル機能は非常に役立つでしょう。

QuickBooksは、新規ユーザーが専門的な会計用語や細かな説明に圧倒されることなく、使い始められるよう支援することに引き続き取り組んでいます。過去のQuickBooksと同様に、このアプリケーションは最初に、作成するアカウントを決定するための企業の基本情報を収集するためのインタビューから始まります。しかし、最後に、会計業務のフローチャートにいきなり飛び込むのではなく、新しいクイックスタートセンターから作業を開始できます。クイックスタートセンターには、請求書の発行、領収書や経費の入力など、一般的なタスクへのリンクや、初心者向けのチュートリアルやその他のリソースが用意されています。上級ユーザーは、クイックスタートセンターを終了して、フローチャートインターフェースに直接進むことができます。

顧客、ベンダー、従業員に関するデータを入力する手間を大幅に省くことができる新機能が1つあります。QuickBooksの初期セットアップ時に、Outlookだけでなく、主要なWebベースのメールサービス（Gmail、Hotmail、Yahoo!メール）からも連絡先をインポートできるようになりました。これにより、メールのやり取りをしたすべてのユーザーのリストが作成され、各人を顧客、従業員、ベンダーのいずれかに分類して、QuickBooksの適切なリストに表示させるオプションも提供されます。幸いなことに、デフォルトではこれらのラベルは設定されていません。これは、個人的なメッセージとビジネス上のやり取りの両方に使うメールファイル内のほとんどのユーザーにとって、おそらく適切なラベルでしょう。ただし、このデフォルトは変更可能です。

私にとってさらに問題だったのは、表示される連絡先が、どうやら基になるアカウントのアドレスとメールのやり取りをしたことがある人だけだったことです。Gmailをクライアントとして複数のメールアドレスからメッセージを収集する場合、Gmail以外のアドレス（私の場合はカスタムビジネスドメイン宛のメールも含まれていました）にメールを送信する連絡先は表示されません。そのため、QuickBooksが生成したリストには、普段使っているビジネス連絡先は一切表示されませんでした。

私が気に入った改善点の 1 つは検索機能です。この機能は現在、QuickBooks データベース全体で機能し、特定の取引、通信、または請求書の追跡がこれまで以上に簡単になりました。

新しい顧客スナップショットでは、顧客の履歴に関するさまざまな関連情報が収集されるため、情報に基づいた意思決定を即座に行うことができます。

その他の注目すべき機能としては、Premierエディションのみで提供される貸借対照表の資産クラス定義機能があり、複雑な企業の帳簿管理に役立ちます。さらに、多数の顧客に同一の請求書を定期的に送付する企業には、一括請求書発行機能が最適です。これは差し込み印刷のような仕組みで、請求書を作成し、送付先の顧客を選択するだけです。関連機能として、回収センター機能があります。請求書の支払期限が過ぎている、または過ぎそうな顧客を検索し、Gmail、Hotmail、Outlook、Yahoo!メール経由で通知を送信できます。

QuickBooks 2011では、Intuit Payment Networkを介してオンラインで支払いを受け付けるオプションも提供されています。この機能を利用するには、銀行口座情報を入力してアカウントを作成し、電子メールの請求書で「オンライン支払いを許可する」チェックボックスにチェックを入れる必要があります。

顧客は請求書内のリンクをクリックして銀行口座情報を入力できます。顧客にかかる費用は発生せず、貴社には支払い1件につき50セントの定額手数料がかかります。もちろん、顧客はIntuitに銀行口座情報を提供する意思が必要ですが、多くの顧客は紙の小切手を発行して郵送するよりも、電子決済を好むでしょう。

Intuit は 2011 年 5 月 31 日に 2009 より前のバージョンのサポートを終了し、銀行やその他の金融機関からのデータのダウンロードを自動化できなくなるため、ベテランの QuickBooks ユーザーの中にはアップグレードを迫られる人もいるかもしれません。

QuickBooks 2011は、すべての人にとって必須のアップグレードではないかもしれませんが、一括請求書発行、Webやスマートフォンからのアクセス、オンライン決済の受付機能など、魅力的な機能が追加されています。Intuitの料金よりはるかに安い価格で、中小企業向けの十分な会計ソフトウェアを見つけることは確かに可能です（Simply Accountingや無料のOutright.comなどが思い浮かびます）。しかし、これほど充実した機能と洗練された製品を見つけることは難しいでしょう。