Google スプレッドシートの必須アドオン: ワークフロー、高度な検索と置換、メールの結合

スプレッドシートの管理と維持は、職場における生産性を最も阻害する要因の一つです。幸いなことに、Googleスプレッドシートをご利用の場合は、機能を拡張するアドオンが数多く用意されており、日常的なタスクをより効率的に実行し、時間を有効活用できます。ここでは、最も重要なアドオンをいくつかご紹介します。

昔は、書類の承認が必要になった時は、オフィス内を駆け回って同僚からリアルタイムで承認を得ることができました。しかし、今日の非同期型でバーチャルな職場では、書類承認プロセスの管理はより困難になっています。

ワークフローは、Google スプレッドシートのアドオンで、ドキュメントを受信者から受信者へと送り、各受信者にレビュー、編集、承認を促します。スプレッドシート内のワークフローウィンドウにチームメンバーのメールアドレスとメッセージを入力し、「承認をリクエスト」ボタンをクリックするだけです。受信者がワークフローの担当部分を完了すると、次の受信者に同じ作業を促すメールが届きます。承認ワークフローの作成者は、ドキュメントに誰が参加したか、まだ参加していないかを追跡し、プロセスが完了したら通知を受け取ることができます。

高度な検索と置換

複雑なスプレッドシートで何かを探すのは、干し草の山から針を探すようなものです。このアドオンは、Googleスプレッドシートの検索範囲をセルに表示されている範囲だけでなく、表示テキストの背後にあるメモ、数式、ハイパーリンクに隠されたデータまで拡張します。

検索を行うには、「検索対象」フィールドに検索したい内容を入力し、その下の「検索対象」タブで検索範囲とデータの種類を選択します。デフォルトでは、アドオンはアクティブなシートのみを検索しますが、セル範囲、特定のシートの選択範囲、またはデータベース内のすべてのシートを検索対象とするように指定できます。

見つかったすべてのエントリは「検索結果」タブに表示されます。エントリをクリックすると、元のスプレッドシートのそのエントリに移動します。Ctrlキーを押しながら、新しい値で一度に置き換えたいレコードをすべて選択するか、「すべてエクスポート」ボタンをクリックして検索結果のすべてのエントリを新しいシートにエクスポートします。

もう一つの差し込み印刷

大量メールマーケティングはあらゆるビジネスにとって貴重なツールですが、スプレッドシートからGmailに連絡先情報をコピー＆ペーストするのは現実的ではありません。このアドオンを使えば、メールテンプレートにそのデータが自動的に入力されます。

まずGmailでメッセージの下書きを作成し、Yet Another Mail Mergeを使って連絡先を新しいスプレッドシートにインポートし、結合を実行します。すべてのデータが適切な場所に表示されるように、メッセージにいくつかの構文を手動で追加する必要があります。手順については、便利なハウツーをご覧ください。メールを送信したら、どのメールが開封されたかをスプレッドシートから追跡できます。

分割名

例えば、受信者全員にファーストネームで宛名を書きたいのに、スプレッドシートのフォーマットがフルネームになっている場合、大量のメールの宛名書きはすぐに面倒になります。このアドオンを使えば、名前の各部分を個別のセルに分割し、差し込み印刷で必要な部分だけを取り出すことができます。

このアドオンをインストールしたら、連絡先の名前を含むセル範囲を選択し、「名前の分割」>「開始」を選択します。各名前を分割できる5つの要素（名、ミドルネーム、姓、敬称／敬称、接尾辞／冠詞）から選択し、「分割」をクリックします。アドオンは、元のエントリの右側に、選択した名前の各要素の列を挿入します。