オフィスのFAX機を捨ててしまいたくなるかもしれませんが、おそらく年に少なくとも数通はFAXを送信する必要があるでしょう。WindowsではOS自体からFAXを送信できますが、固定電話回線を使用する必要があり、中小企業にとっては使いたくないかもしれません。また、ビジネスに必要なセキュリティ機能やモバイル機能が不足しています。
幸いなことに、古い電話回線に接続されたファックス機がなくても、利用できるサービスがいくつかあります。3つのWebファックスサービスを簡単に試してみました。その結果は以下のとおりです。
ファックスゼロ
FaxZeroは必要最低限の機能しか備えていないファックスサービスで、ファックスの受信やモバイルデバイスからの送信機能はありません。しかし、ファックスが3ページ未満で、1日に5通以上送信する必要がない限り、FaxZeroは無料で、登録手続きは一切不要です。連絡先情報と送信先のファックス番号を入力し、送信したい文書をアップロードするだけです。FaxZeroは数分でファックスを送信します。2ページの文書でこのサービスを試してみたところ、「送信」ボタンを押してから約3分後に、ファックスが送信中であることを知らせる確認メールが届きました。そして、ファックスはすぐに送信先に届きました。
しかし、大量の書類をFAX送信する予定がある場合、FaxZeroは最適な選択肢ではありません。3ページを超えるFAX1通につき2ドル、また1日5通という同社の無料送信制限を超える1通につき2ドルの料金がかかります。週に1、2通しか無料にならないのであれば、それほど負担にはなりませんが、普段使っているFAX機の代わりにFaxZeroを利用する場合は、超過料金がすぐに膨らんでしまう可能性があります。
マイファックス
MyFaxは、たまにファックス機を買い替える以上の機能を求めるユーザーに最適な、機能豊富なファックスサービスです。国際ファックスもメールで簡単に送信できます。@MyFax.comにファックスの宛先を指定するだけで送信できます。MyFaxに登録すると、受信用の市外局番のファックス番号が自動的に付与されます。ファックスは自動的にPDFファイルに変換され、同社の使いやすいWebダッシュボード「MyFaxCentral」に保存されます。MyFaxCentralから2ページのテスト文書を自分に送信したところ、「送信」ボタンを押した直後に確認メールとファックスが届きました。
何らかの理由でMyFaxのサイトを利用したくない場合は、すべての受信ファックスを自分のメールアドレスに加え、選択した5つのメールアドレスに送信するように設定できます。MyFaxにはモバイルアプリも用意されており、AndroidまたはiOSスマートフォンを使って外出先でもファックスを送受信できます。
MyFaxの基本プランは月額10ドルで、月間100通のファックス送信と200通のファックス受信が可能です。この上限を超えた場合、超過分のファックスに対して1ページあたり10セントの追加料金が請求されます。また、月額20ドルと40ドルのプランも用意されており、送受信の上限をさらに引き上げることができます。
eFax
eFaxはMyFaxと多くの共通機能を提供しています。両社の登録手順はほぼ同じで、まず無料の受信FAX番号を選択し、次にアカウントをメールアドレスに紐付け、最後に請求情報を入力します。eFaxのメール送信方法もMyFaxとほぼ同じです。両社とも、国際電話番号へのFAX送信もサポートするWebベースのダッシュボードを備えており、AndroidとiOSのモバイルアプリも提供しています。
eFax でテスト ファックスを送信したところ、ほぼ瞬時に送信され、ファックスが送信されたことを確認する電子メール メッセージが届きました。
類似点はあるものの、eFaxにはMyFaxにはない強力な機能がいくつかあります。例えば、eFaxはデジタル署名をサポートしており、フォームに署名してFAXで返信することが多い場合、時間と手間を節約できます。また、eFaxではFAXをデジタル暗号化できるため、従来のFAXよりもSSL/PGPセキュリティを強化できます。この機能は、機密情報を扱い、HIPAA、サーベンス・オクスリー法、グラム・リーチ・ブライリー法などの規制を遵守する必要がある場合に特に重要です。eFaxは送受信したすべてのメールメッセージを永久にアーカイブします（MyFaxは1か月後に古いFAXを削除します）。また、最大1GBのファイルを保存できます。
[関連記事: 「デジタル署名で古いFAX機は不要に」]
一方、デジタル署名などの高度な機能を使用するには、eFaxのeFaxメッセージングソフトウェア（Windows版またはMac版）をダウンロードする必要があります。このアプリケーションは操作は比較的簡単ですが、起動するのが少し面倒です。また、eFaxはMyFaxよりもかなり高価です。最安レベルのeFax Plusアカウントは、月間受信150通、送信150通で月額17ドルです。より大容量のプランは、受信200通、送信200通で月額20ドル、月額19.95ドルです。どちらのプランでも、上限を超えた場合は、1ページあたり10セントの超過料金が発生します。
評決
急いでいて、たまに短いファックスを送信したいだけなら、FaxZeroが3つのサービスの中で最良の選択肢です。使いやすく、送信速度も速く、しかも無料です。しかし、長文のファックスを定期的に送信する必要がある場合は、MyFaxが最も費用対効果が高いでしょう。MyFaxの月額10ドルという料金は、eFaxと同等の多くの機能を備えているにもかかわらず、eFaxよりも大幅に安価です。しかし、ビジネスで安全な送信が必要な場合は、暗号化されたファックス送信が可能なeFaxが最適な選択肢かもしれません。（さらに、大容量ファイルの保存も可能です。）
