生産性こそが王者であり、生産性スイートの王者Google Workspaceは、私たちの記憶にある限りMicrosoft Officeでした。しかし、少なくともここ10年ほど、静かな変化が起こり、経験豊富なユーザーや企業はMicrosoftのスイートからGoogle Workspaceアプリへと徐々に移行しつつあります。
私自身は2009年から6社以上の企業でGoogleアプリを主に使ってきましたが、.docxや.xlsx形式の添付ファイルがメールで送られてくると、うんざりしてしまうほどです。そろそろ乗り換え時でしょうか？MS Officeを手放すべき5つの理由と、Microsoftのスイートを使い続ける価値がある2つの大きな理由をご紹介します。
1. Google Workspace はほぼ無料で、企業にとっては非常に安価です。
Google Workspace は、Google アプリ全体を統合スイートとして提供します。
ロバート・ストロメイヤー / PCWorld
Microsoftは、Officeが登場して以来ずっと、Officeスイートに数百ドルの料金を請求してきました。現在、Office 365には、様々なアプリケーションの組み合わせからなる、わずかに異なる、そして明らかに恣意的な複数のバージョンがあり、価格はPersonalが年間70ドルからBusiness Premiumが年間264ドルまでと幅広くなっています。確かに、法人向け価格は年間72ドルと264ドルとほぼ同額で、大企業はこのバンドル版よりも割引価格で利用できます。しかし、個人利用の場合、Googleアプリは完全に無料です。1セントもかかりません。アカウントを作成して、好きなように使うだけです。私の子供たちも、友達も、この方法を自分で理解しました。
2. Google はより簡単なコラボレーションを提供します。
Googleのアプリスイートは、その誕生当初からコラボレーションを念頭に置いて構築されてきました。インターネットファーストを掲げるGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドなどは、新世代の労働者にとってドキュメントの共有と共同作業が当たり前になっていた時代に開発されました。Microsoftはこの分野で何年も遅れをとっていました。Office 265は進化を遂げましたが、MicrosoftのコラボレーションエクスペリエンスはSharePointとOneDriveをバックエンドに頼っており、依然として使いにくく分かりにくいままです。しかし、Googleアプリを使えば、誰が何をしているかを簡単に把握でき、変更内容を見つけて元に戻し、他のユーザーが変更を保存するのを待つことなく、リアルタイムで作業を完了できます。
Google Workspace では、互換性の問題を心配することなく、簡単に共有や共同作業を行うことができます。
ジョン・フィリップス/ファウンドリー
3. どこからでもシームレスにアクセス
Office365とGoogle Workspaceはどちらもオンラインで利用でき、あらゆるデバイスからアクセスできますが、Googleのシステムは容易なアクセスと共有を第一に設計されています。一方、Microsoft Officeはビジネスグレードのセキュリティに偏りがあり、容易なアクセスと共有を阻む多くの厄介なハードルが存在します。ブラウザからでも、モバイルデバイスでGoogleのネイティブアプリを使っていても、Microsoft OneDriveで煩わしく感じるよりも、Google Driveにアクセスする方が常に簡単です。共有したい相手はGmailアカウントを持っている可能性が高いので、それだけでGoogle Driveにアクセスできます。
バージョン管理や古いバージョンの復元といった機能は、Microsoft OfficeよりもGoogleアプリの方が簡単です。必要なアプリを選んで「このバージョンを復元」を選択するだけです。
ロバート・ストロメイヤー / PCWorld
3. Googleアプリはシンプル
シンプルさは諸刃の剣になり得ますが、平均的なユーザーにとって、GoogleドキュメントとスプレッドシートはMicrosoft Officeよりも使いやすいと言えるでしょう。Googleドライブがスイートに組み込まれているため、ファイルの保存場所を気にする必要はほとんどありません。新しいドキュメントを作成して、入力を始めるだけです。基本的な書式設定ツールも用意されており、高度な機能も利用できますが、ほとんどの人にとってはそれほど必要ありません。Googleは、使いやすいインターフェースを巧みに構築し、複雑な部分をユーザーの邪魔にならないようにすることで、素晴らしい成果を上げています。
4. Googleは継続的に広範な統合を追加している
Office365の特定のバージョン（ベーシックな個人版では6つのアプリに加え、DefenderとOneDriveが付属）を購入すると、利用できるアプリは固定されています。一方、Google Workspaceは常に拡張されています。Googleアプリの右上にあるGoogle Appsメニューを開くと、ドキュメントやスプレッドシートからKeep、フォーム、Voice、さらにはYouTubeまで、20以上のアプリが表示されます。Googleのアプリエコシステムはすべて何らかの形でGoogle Workspaceと連携するため、ドキュメントやコンテンツを簡単に共有できます。
5. おそらくすでにGoogleアプリをご利用いただいているでしょう
Gmailアカウントを一度も登録したことがない方でない限り、おそらくすでにGoogle Workspaceをお持ちで、ご利用いただいていると思います。しかも無料です。他に何かする必要も、購入する必要もありません。ただ、そのままお使いください。
Microsoft Officeを維持する理由
Googleのアプリは完璧ではなく、必ずしも最も堅牢な選択肢というわけでもありません。Microsoftの生産性向上の約束が圧倒的に勝る2つの大きな分野があります。それは、プレゼンテーションと超高度なスプレッドシートです。
上級データラングラーはExcelを好む
Googleスプレッドシートはシンプルで使いやすく、共同作業も簡単ですが、Excelの高度な機能には及びません。平均的なユーザーはピボットテーブルを作成したり、Excelを必要とするような高度な分析を行ったりすることはないでしょう。しかし、もしそうした機能が必要な場合、この2つのツールは全く比較になりません。
Microsoft Excel では、Google スプレッドシートよりもピボット テーブルが優れており、優れたテンプレートを見つけて使い始めるのも簡単です。
ロバート・ストロメイヤー / PCWorld
パワープレゼンターはPowerPointを好む
これまでのキャリアで本格的なプレゼンテーション作成を数多く経験してきたので、PowerPointの洗練さを高く評価しています。PowerPointには膨大なビジュアルスタイルとエフェクトのギャラリーがあり、レイヤー化されたデータドリブンなビジュアルを作成するアプローチはGoogleスライドよりもはるかに優れています。PowerPointを使いこなせるようになると、スライドのオブジェクトが過度に簡略化されていることにすぐに戸惑うでしょう。
何度か、PowerPointでプレゼンテーション資料を作成し、本当に理想の見た目と雰囲気に仕上げてから、Googleスライドにエクスポートして使用したり、チームメンバーに配布したりしました。どのプレゼンテーションツールが優れているかを判断する上で、これは非常に重要な事実です。
結論
ほとんどの人にとって、無料のGoogleアプリはただ無料なだけでなく、Microsoft Officeよりも使いやすく、共同作業も簡単です。ほとんどの人はGmailやYouTubeのアカウントを持っているので、既にGoogleアカウントを持っているので、追加のサブスクリプションやオプションなしでそのまま作業できます。しかし、ビジュアルプレゼンテーションやデータ分析といった特定のニーズを持つ本格的なプロフェッショナルにとっては、Microsoftが依然として圧倒的な優位性を持っています。もしこれらの機能が必要な場合は、会社がOffice365のサブスクリプションを購入してくれるはずです。苦労して稼いだお金を無駄にするのはもったいないです。
