Gmailのメッセージ管理に役立つ5つの裏技

少し前に、Gmailアカウントをもっと活用するための裏技をいくつかご紹介しました。しかし、Googleの他のサービスと同様に、まだまだ新しい裏技や機能があります。今回は、メッセージをより効率的に管理するのに役立つ5つの裏技をご紹介します。

「ミュート」を押す

新入社員への「ようこそ！」メッセージが13回も届いたら、モニターから叫びながら逃げ出したくなる、そんな経験はありませんか？Gmailには、そんな気が散るメールのやり取りをミュートする機能があります。

ミュートされた会話は受信トレイを経由せず、アーカイブに直接保存されます。新しいメッセージがあなただけに宛てられている場合、または新しいメッセージの「宛先」または「CC」行にあなたが追加された場合にのみ、受信トレイに戻ります。ミュートを解除するには、会話を選択し、メッセージの上にあるその他ボタンをクリックし、「ミュート」を選択します。キーボードショートカットのMを使用することもできます。

異なるアドレスからメッセージを送信する

私たちの多くは複数のメールアカウントを持っています。仕事用のメールアドレスと、少なくとも1つ、場合によっては複数の個人用メールアドレスです。それぞれのアカウントに個別にログインする代わりに、Gmailを使えばどのアカウントからでもメッセージを送信できます。

まず、Gmailで予備のメールアドレスを設定する必要があります。Googleは、外部アドレス、ドメイン、メールエイリアスの追加手順を詳しく説明しています。追加したら、メールの作成、転送、返信時に「送信元」欄をクリックします。次に、欄の右側にあるプルダウンメニューをクリックし、メッセージを送信するアドレスを選択します。

メッセージをタスクに変換する

メールをアクションアイテムに変換できるサードパーティ製アプリは数多くありますが、Google ToDo リストを使えばGmailだけでそれが可能になります。

ToDoリストに追加したいメッセージを開くか、受信トレイでそのメッセージの横にあるチェックボックスをオンにします。「その他」>「タスクに追加」をクリックするか、Shift + T キーを押します。追加したメッセージは、Gmail ウィンドウの右下にあるタスクリストに追加されます。タスクリストをクリックすると、期限やメモを追加したり、関連メッセージを確認したり、別のリストに移動したりできます。

メッセージをバックアップする

誰もが、Gmailの最も重要なメッセージは必要な時に必ず見つかると思っていますが、運を試すのは避けた方が良いでしょう。他の重要なデータと同様に、バックアップは必須です。Googleでは、サードパーティ製のソフトウェアを使わずにバックアップできます。

Googleのデータダウンロードページにアクセスし、Gmailまでスクロールダウンしてください。右側のドロップダウンメニューをクリックして、すべてのメールをダウンロードするか、特定のラベルのみをダウンロードするかを選択できます。メッセージは広く使用されている.MBOX形式で保存されるため、他のメールサービスにも簡単に移行できます。

スペースを取り戻す

多くの人は、ドライブの15GBの無料ストレージ容量を消費することはありません。もし消費する場合でも、容量を圧迫しているメールの添付ファイルを見つける簡単な方法があります。

Gmailの検索バーに「size:xm」と入力してください。「x」は数字に置き換えてください（「m」はメガバイトを表します）。これで、指定したサイズを超える添付ファイル付きのメッセージがすべて表示されます。ローカルドライブまたは外部ストレージに保存し、受信トレイから削除して空き容量を増やしましょう。