ペーパーレスオフィスの究極ガイド

紙の山に埋もれる言い訳はもう通用しません。山積みになっている書類のほとんど、あるいはすべてをデジタル化できるツールは、すぐに手に入り、しかも非常に手頃な価格です。私たちはまだペーパーレス社会とは言えませんが、このガイドは紙の使用量を減らすお手伝いをします。これは、効率性の向上、セキュリティの強化、そして環境負荷の削減といった、いくつかの正しい方向への一歩となります。さらに、オフィスと心の整理のために、ワークフローから紙を排除する方法もいくつか追加しました。

すべてをスキャン

紙の書類をなくす最も簡単な方法は、スキャンしてアーカイブすることです。SimpleScan Connectのポータブルスキャナーは、片面または両面スキャンに対応しています。また、スキャンした書類をBox、Dropbox、Google Driveなどの人気クラウドサービスにアップロードできる無料サービスも付いています。

標準的な印刷よりも扱いにくい形式を扱う場合は、Fujitsu ScanSnap SV600 などのデスクトップ スキャナーをお試しください。このスキャナーを使用すると、製本された文書や特大サイズの文書もボタン 1 つでスキャンできます。

混雑したオフィスにスキャナーを追加するには、スキャナーが内蔵された多機能プリンターと、スキャンした書類からPDFを作成し、保存または送信できるソフトウェアを備えたプリンターがおすすめです。オフィス向けモデルには、複数ページを簡単にスキャンできる自動原稿送り装置が搭載されています。両面原稿をスキャンできるプリンターを選ぶと、効率と利便性が最大限に高まります。

多くのモバイルアプリでは、スマートフォンやタブレットのカメラを使って文書をキャプチャできます。ただし、これらのアプリはごく少量の文書を扱う場合にのみ適しています。

どのスキャン方法を選択する場合でも、Nuance PaperPort などの優れたドキュメント管理ソフトウェア パッケージを追加すると、すべてのスキャンから検索可能でクラウド アクセス可能なデジタル アーカイブを作成できます。

ペーパーレスFAXの設定

時代遅れのように聞こえるかもしれませんが、一部の業界や個人は依然として業務手続きの一部をファックスで行っています。幸いなことに、テクノロジーの進歩により、この20世紀のオフィス文化の遺物はより環境に優しいものになりました。

多機能プリンターには通常、受信したFAXメッセージをPDFファイルとしてPCにメールで送信し、閲覧できる機能があります。これにより、印刷することなく、メッセージを簡単に読んだり、転送したり、保管したりできます。さらに、これらのプリンターには通常、デスクトップPCやノートパソコンの印刷ダイアログボックスから直接FAXを送信できるソフトウェアドライバーが付属しています。また、eFax、FaxZero、MyFaxなどのオンラインFAXサービスを利用すれば、有料でペーパーレスFAXの送受信も可能です。

FAXを多用する企業や、Exchange Serverなどのメッセージングバックエンドとの統合を希望する企業は、GFI FaxMakerやRightFaxといった高度なサーバーベースのソリューションを検討する必要があります。ただし、これらのオンプレミス型ソフトウェアアプリケーションは高額になる場合があり、初期設定作業も必要となることにご注意ください。

電子署名を導入する

署名は紙の使用を永続化させます。承認プロセスを排除できない場合は、少なくとも電子署名を導入してください。社内書類に関しては、意思決定や購入の承認にメールなどの電子媒体を利用するシステムで十分でしょう。

外部文書の場合、印刷することなくデジタル署名を埋め込む方法はたくさんあります。Adobe Readerを使えば、タッチパッド上で指を動かすだけでPDF文書に署名できます。さらに、SignNowやSignEasyなどのアプリを使えば、スマートフォンやタブレットでも同じことができます。要件に応じて、会社のロゴを埋め込んだり、署名済みの文書を別のクラウドサービスにアップロードしてアーカイブしたりできるアプリもあります。

法的要件は州や国によって異なる場合があるため、重要な法的契約をデジタル版のみに置き換える前に適切なガイダンスを求めてください。

デジタルメモを取る

正直なところ、SimpleNotesのようなテキストのみのアプリから、EverNoteやMicrosoft OneNoteのようなより高度なアプリまで、様々なメモアプリが利用できる今、もうPost-itを使う理由はありません。タッチスクリーンとスタイラスペンに対応しているので、スケッチや図表でメモを充実させることも可能です。しかも、すべてのメモはクラウドに保存されます。

Microsoft Exchange などの従来のメッセージング プラットフォームにも、PC および Mac Outlook クライアント、また iOS 7 のリリースにより iPhone および iPad でもアクセスできるテキストのみの Notes が組み込まれています。

Livescribe Sky Wi-Fiペンは安価ではありませんが、Wi-Fi経由でメモや音声録音をEvernoteアカウントに保存できます。また、Micro-USBケーブルで接続すれば、PCやMacに保存することも可能です。Livescribeを使用するには、書き込みを正確に記録する小さなドットがページ上に付いた特殊な（そして高価な）紙が必要です。このペンには、辞書などのアプリも搭載されています。

排除できないものは削減する

残念ながら、紙への印刷が避けられない状況や、紙の印刷を必要とするパートナーやクライアントと仕事をする中で、誰もが紙の印刷を避けられない状況に直面することがあります。そのような場合は、印刷設定で両面印刷を選択して、使用する紙の量を削減しましょう。

ペーパーレス社会はまだ実現が難しいですが、デジタル化を重視したプロセスを採用することで、その理想に近づくことができます。