書類棚と私の関係はもう終わりだ。引き出し6つは枯れ木でいっぱい。総重量は194.7ポンド（約84kg）という途方もない量の書類。ホームオフィスのスペースを有効活用する上で、これほど不便な方法は思いつかない。特に、一度ファイルに入れたら二度と触ることのない書類のほとんどを、これ以上に有効活用する方法はない。引っ越しの準備も進めているし、荷造り、荷解き、そして書類整理を繰り返すことを考えると、この関係を今すぐにでも終わらせたいという気持ちがさらに強くなった。
私の目標は必ずしもすべての紙切れを処分することではありませんでした（後ほど説明しますが、場合によっては不可能なこともあります）。しかし、少なくともファイルキャビネットの引き出し1つにまで全てを詰め込みたいと考えていました。私が実際にやった方法をご紹介します。皆さんにもできますよ。
1. 容赦なくふるいにかける
約90キロもの書類を精査するのは、私にとっては大変な作業で、丸々2日の午後を費やしました。同じような旅に出ようとしている方にとって、この最初のステップは間違いなく最も難しい部分ですが、同時に最もやりがいのある部分でもあります。
以下は、私の個人的な考古学探検で発見した枯れ木の宝石の一部です。
- 10年前に書き留めたストーリーのアイデア。
- 1990 年代に私が署名した作家契約。
- 8年以上前のFedExの配送領収書。
- 東芝 Libretto ラップトップをレビューするための秘密保持契約。1991 年 6 月に期限切れ。
- 1995 年に私が書いた記事のストーリー クリップと切り抜きです。(これらを捨てるのは悲しいことですが、切り取った雑誌のページの総重量は 10 ポンド近くになりました。)
- 遠い昔に辞めた仕事の給与明細書。
- 銀行や投資会社からの明細書が詰まった、果てしないファイル。（なぜいつも最低5ページは必要になるのでしょうか？）
- クレジットカードの領収書が大量にある。
- 私が10代の頃に書いた小説。
- その小説に対する却下の手紙。
- かなり昔の VCR のマニュアルも含め、数ポンド相当の製品マニュアル。
こんなにも多くの情報が全くのゴミだったことに驚きました。さらに、銀行の明細書や公共料金の請求書など、多くの「重要」な情報がオンラインで入手できるようになったため、紙のコピー（スキャン画像でさえ）はもはや不要になりました。ほとんどの銀行や金融機関は、明細書を少なくとも1年間保存し、場合によっては最大7年間保管しています。今必要になりそうなものはすべて、オンデマンドでオンラインでアクセスできることは分かっていました。そして、もし必要になったとしても、税務上の理由から12ヶ月以内には必要になるはずです。つまり、これらの情報を保存する必要も、後世のためにスキャンする必要もないということです。
すべてを慎重に整理した結果、ファイルを精査した 1 回の作業で、書類の総重量が約 30 ポンドにまで減りました。
残ったのはスキャンできる書類だけだったが、その手間をかける価値があるのか疑問に思った。2006年の納税申告書をもう一度確認したいと思うだろうか？それとも、義務付けられている「7年ルール」が切れるまで、このファイルをもう1年間保管するだけで十分だろうか？また、公式の印鑑や印鑑、署名など、保管しておくべき法的記録も大量にあった。過去には実体のある形で提示しなければならなかったからだ。しかし、これらを引き出しに詰め込む必要はなかった。こうした書類は、本当に緊急事態が発生しない限り、ガレージで埃をかぶってしまえる保管箱にしまっていた。
二度目の「保管人」への回送で、処理すべき書類は10ポンド強になりました。これらは主に医療記録、特大の紙に印刷された書類、オンラインでアクセスできない財務記録、そして不動産や車の購入に関する書類（これらは次の所有者に紙で引き継がれることが多いです）でした。さらに、会社の定款や各種営業許可証（「この通知は目立つように掲示しなければなりません」という証明書など）といった法務書類もありました。
3. さあ、スキャナーの時間です
次のステップはスキャンでしたが、かなり時間をかけて戦略を練りました。書類をスキャンしてPDFに変換するのは当然の選択です（特に検索を容易にするOCRソフトウェアを使うと便利です）。でも、その後はどうするのでしょうか？多くの人はEvernoteに資料を保存したいと思っていますが、私はEvernoteの大ファンですが、今回の書類にはスキャンは最適な選択肢ではないと思いました。
まず、これらの文書は日常的に使う予定はなく、そもそも使う予定もありませんでした。また、Evernote（日々のメモやタスク管理に使用しています）を乱雑にしたくありませんでした。PDFをハードドライブ上のフォルダに保存すれば十分で、さらに重要なのは、オンラインサービスにつきものの月額料金がかからないことです。（eFileCabinet Onlineのようなクラウドベースの文書管理サービスは、月額20ドル以上かかります。）
DoxieやNeatなど、多くのスキャナーは文書のアーカイブ化を容易にするために特別に設計されていますが、ここでわざわざ新しいものを作る必要はないと思いました。私のEpson WF-3540の原稿送りシステムはうまく機能しており（Doxieには欠けている部分です）、数百ページにも及ぶ請求書や明細書を難なく読み取るのに十分であるのは明らかでした。
仕事のプロジェクトとして、書類をスキャンするのは週末の過ごし方としてはあまり刺激的ではありません。退屈で満足感もありませんが、書類の山が徐々に減っていくのを見るのはやりがいを感じます。
関連するページを積み重ねて書類をスキャンすることにしました。エプソンのスキャンソフトはPDF形式で複数ページを1つのファイルにまとめてくれるので、12枚の保険金請求書を一度にスキャンしても、12枚ではなく1つのファイルにまとめられます。スキャンが完了したら、各ファイルに適切な名前（「blue shield bills 2012」など）を付け、ハードドライブの適切なフォルダに保存しました。一度慣れてしまえば、作業はあっという間に進み、スキャン完了まで数時間しかかかりませんでした。書類管理にEvernoteを使いたい場合は、スキャンと整理が終わったら、すべてEvernoteのノートブックに簡単にインポートできます。
スキャン後、最終的な紙ファイルの重量は4.9ポンド（約2.3kg）で、約95%の軽量化に成功しました。文字通りペーパーレスではありませんが、ほぼペーパーレスに近い状態です。
4. 紙を使う習慣を完全にやめよう
次のステップ、そして最も簡単なステップは、アメリカ郵便で届く紙の書類を減らすことです。銀行や公共料金サービス会社のウェブサイトにログインしてみてください。おそらく、電子明細書配信や電子請求書への登録を勧めてくるはずです。もちろん、銀行を利用して電子的に請求書を支払うことも可能で、そうすれば紙の書類をもう1枚減らすことができます。
各社の電子請求システムや電子決済システムはそれぞれ異なるため、少々面倒です。（これは、やや複雑な業界を標準化する勇気のある、意欲的なスタートアップ企業にとっては絶好のチャンスでもあります。誰かやってみませんか？）しかし、最終的には、紙の明細書や請求書を削減するために、さらに別のサードパーティプロバイダーに登録する必要がないため、柔軟性が大幅に向上します。
ペーパーレス化を実現したら、今後入ってくる紙の負担を最小限に抑えるために、さらに多くの対策を講じることができます。
迷惑メールを最小限に抑えるには、3大信用調査会社が運営するOptOutPrescreen.comにアクセスし、クレジットカードや保険の事前審査済みオファーの配信停止に登録しましょう。DMAchoiceとNational Do Not Mail Listは、迷惑な商業メールの排除に役立ちます。ただし、Do Not Call Registryと同様に、Do Not Mail Listの効果は発信者の遵守状況によって異なり、効果はすぐに現れるものではありません。
5. 郵便物のスキャンサービスが紙のスキャンを完全に阻止
Earth Class Mailは、物理的なメールボックス全体を仮想化することで、さらに一歩進んだサービスを提供しています。郵便物をECMサービスに送信すると、すべての郵便物のスキャンデータが送信されます。保管する郵便物、ゴミ箱に入れる郵便物、または物理的に転送してもらう郵便物を選択できます。荷物の転送も可能です。比較的小規模な事業向けに設計されたこのサービスは、最大50通の郵便物で月額20ドルの料金がかかります。さらに、超過分と、受け取りを希望する物理的な荷物ごとに料金が発生します。
Outboxは、企業ではなく個人ユーザー向けに設計された類似のサービスです。メールは週3回、既存のメールボックスから直接収集されます。Outboxでは、迷惑メールなどの不要なメールの「配信停止」をクリックしたり、フォルダやToDoリストに整理したりできます。Earth Class Mailと同様に、リクエストに応じて郵便物を自宅まで配達してもらうこともできます。Outboxの料金は月額5ドルですが、現在はオースティンとサンフランシスコでのみ利用可能です。
デスクの上のメモ帳やポストイットはどうですか？もちろん、それらも捨ててしまえばいいのですが、これは技術的な解決策というより、むしろ個人の行動習慣の見直しの問題です。スマートフォン、タブレット、PC向けのメモアプリは数多くありますが、Evernoteのような検索性に優れたツールが真価を発揮するのはまさにこの分野です。Microsoft OneNoteもおすすめで、派手さを求めないならGoogle Keepもシンプルさが魅力です。
大きな重荷が取り除かれた
数日のうちに、約90キロもあった紙が、約2GB分のスキャンファイルと、簡単に保管できる残りの書類の山にまで減りました。また、可能な限りオンラインアカウントに移行し、迷惑メール対策も講じることで、紙の受信を最小限に抑えました。手軽に利用できるスキャンツールや便利なウェブサービスのおかげで、ペーパーレス化は容易になりました。週末の午後を少しだけ使ってみてください。そうすれば、あなたのファイリングキャビネットも、私のものと同じようにFreecycleに登録されるでしょう。
