Dropboxのようなサービスのおかげで、多くの人が複数のマシン間でファイルを同期させ、それらのファイルのバックアップコピーをクラウド上に保存できることを当たり前だと思っています。しかし、例えば同僚とファイルを共有するなど、グループでオンラインファイルストレージを利用したいと思ったらどうでしょうか？これらのサービスのほとんどは、ストレージと同期に加えて、シンプルなファイル共有機能も提供しています。中には、ファイル権限管理など、ファイルサーバーにあるようなツールを提供するサービスもあります。
複数のユーザー間でファイルを共有するのは複雑になりがちです。グループは一時的なもの、プロジェクト期間中のみ存在するもの、あるいは長期的なものなど様々です。メンバーは全員が同じオフィスに所属している場合もあれば、世界中に散らばっている場合もあります。グループの構成がどのようなものであっても、オンラインのファイルストレージ／同期／共有サービスは、全員が同じバージョンのファイルにアクセスしていること、そしてあるユーザーが行った変更が他のユーザーの変更を上書きしないことを保証できなければなりません。
グループ利用に最適なオンラインストレージサービスを見つけるため、幅広い分野を代表すると思われるいくつかのサービスに焦点を当てました。選定基準は、複数のユーザーのマシンにあるファイルをクラウドに同期するサービスです。MacとWindowsに対応したクライアントソフトウェアを備え、変更されたファイル（またはファイルの一部）を関連付けられたすべてのコンピューターに自動的にアップロードおよびダウンロードできる必要があります。また、どのフォルダーやファイルをどのユーザーと共有するかを制御できる機能も必要です。さらに、ドキュメントの古いバージョンのバックアップを保持し、削除されたファイルを復元できる必要があります。
これらの基準のほとんど、あるいはすべてを満たすサービスは数十件見つかりました。その中で、利用可能なサービスの全範囲を網羅し、基準に最も近く、信頼できる実績を持つほど長く運営されている5つのサービスに焦点を当てました。Box.net、Dropbox、Microsoft Live Mesh 2011のMac版、Sugarsync、Syncplicityです。比較のために、Google Docsも調査しましたが、他のサービスと直接比較できるものではありません。
私たちのテストでは、5つすべてが期待通りのパフォーマンスを発揮しました。ファイルの同期、更新、追跡、取得は期待通りに機能しました。さらに驚くべきことに、5つのサービスを同時に実行しても、目立った不具合はありませんでした。（ただし、オフィスでは試さないでください。どのフォルダをどのサービスと同期するかに注意しないと、まるで鏡の家に閉じ込められたような状態になってしまう可能性があります。）違いは、バージョンアーカイブやビジネスアカウントで提供される特別な機能などです。価格はそれぞれ異なりますが、評価する際に最大の懸念事項になるほどではありません。
ここでの目的は、特定のサービスを推奨することではなく (もちろん推奨しますが)、自分でサービスを調査するときに何を探すべきかについてのアイデアを提供することです。
それはアプリです
調査したサービスのうち、1つを除くすべてがMac OS XとWindowsの両方に対応したデスクトップクライアントを提供しています。Box.netは現在、Macクライアントのベータテストを行っています。これらのクライアントアプリでは、サービスが提供するほぼすべての機能にアクセスできる場合もありますが、ローカル設定（ファイル転送の帯域幅調整など）の制御以外はほとんどできない場合もあります。SugarSyncのソフトウェアは、分散的なアプローチにもかかわらず、最も多くの機能を提供しています。一方、Dropboxは比較的機能が限られています。
サービスがデスクトップクライアントに依存している場合、覚えておくべき点が1つあります。共同作業者（同僚、クライアント、請負業者など）が既にそのサービスを利用していない限り、必要なソフトウェアをダウンロードしてインストールするよう説得する必要があります。もし彼らがソフトウェアをダウンロードせず、サービスのWebインターフェースのみを使用している場合、彼らは二流の共同作業者になる可能性があります。
これらのサービスは、iPhoneなどのモバイルクライアントの品質と可用性において大きく異なります。例えば、SyncplicityとLive Mesh 2011はネイティブのスマートフォンクライアントを提供しておらず、代わりにモバイルWebアプリを使用する必要があります。一方、Box.net、Dropbox、SugarSyncは、米国で最も広く使用されているスマートフォンプラットフォーム向けのソフトウェアを提供しています。
MicrosoftのLive Meshを除くすべてのサービスでは、Webアプリだけでなく、デスクトップやモバイルクライアントからもファイルを管理できます。ただし、一部のサービスでは、一部の操作（ファイルの古いバージョンの復元など）にWebを使用する必要があります。DropboxのウェブサイトはWeb 1.0に非常に依存しており、例えばほとんどの操作には新しいページの読み込みが必要です。その他のサービスは、真のWebアプリを提供しているか、より高速でデスクトップのようなアクセスを実現するためにFlashを利用しています。
同期と共有
これらのサービスは、共有できる内容や共有方法がそれぞれ異なります。Dropboxを除くすべてのサービスでは、任意のフォルダを共有できます。また、一部のサービスでは個別のファイルを共有することもできます。Dropboxはシンプルさを重視しており、「Dropbox」という名前のフォルダ（そのフォルダ内のネストされたコンテンツを含む）のみを共有できます。ただし、手動でシンボリックリンクを作成したり、MacDropAnyなどのサードパーティ製ユーティリティを使用したりといった回避策があります。
今回調査した5つのサービスのうち、Syncplicityだけが、特定のファイルまたはフォルダセットと同期できるコンピュータの数に制限を設けています。無料または個人アカウントをお持ちの場合は、一度に2台のコンピュータと同期できます。Box.netは、デスクトップ同期を有料のビジネスアカウントに限定しています。Windows Live Mesh 2011は、フォルダを同期するコンピュータを指定できるという点でユニークです。DropboxとWindows Live Mesh 2011は、インターネットを経由することなく、同一ローカルネットワーク上の2台のマシン間で直接同期できる唯一のサービスです。これは、同じオフィス内の人々と大容量ファイルを共有する場合に大きな利点となります。
複数のユーザーがファイルを共有すると、同時に変更が行われ、競合が発生する可能性があります。Windows Live Mesh 2011を除くこれらのサービスはすべて、異なる2つのデバイスから同時にファイルが同期された場合にそれを検知し、競合コピー（通常はユーザー名またはマシン名でラベル付けされます）を作成します。しかし、Googleドキュメントが提供するような高度なバージョン管理機能を備えたサービスはどれもありません。Googleドキュメントは、すべての変更をバックグラウンドで追跡し、すべてのユーザーに同時にライブ適用します。不具合が発生してファイルが同期されなくなった場合でも、Googleは警告を表示し、ファイルを閉じて再度開くように促します。
これらのサービスでは、個々のファイルをロックすることはできません。つまり、誰かが既に作業中のファイルを編集できないようにしたり、特定のユーザーが特定のファイルを変更できないようにしたりすることはできません。こうした機能は、このようなドキュメントを扱うために特別に設計されたコンテンツ管理システム（CMS）によく見られます。共有ストレージや同期サービスは、ドキュメントの内容よりも、ファイルが変更されるたびに最新のコピーを保存することに重点を置いています。（一部のサービスでは、ファイルやフォルダを全ユーザーまたは特定のユーザーに対して読み取り専用に設定できますが、これはファイルのロックとは異なります。）
権限とセキュリティ
これらのサービスでは、ファイル権限の細かさが大きく異なります。例えば、Dropboxではフォルダ全体に対して権限を設定できますが、個々のファイルに対しては設定できません。さらに、Dropboxの権限ではすべてのユーザーに編集権限が付与されます。一方、他のサービスでは特定のアイテムやフォルダに対して閲覧のみの権限を付与できます。さらに細かい権限設定が可能なサービスもあります。
これらのサービスの多くは、メールアドレスを登録すれば、相手がサービスアカウントを持っていなくても、ファイルやフォルダを共有できます。場合によっては、登録した相手もファイルやフォルダを他のユーザーと共有できます。また、公開リンク（サービスのウェブサイトから誰でもファイルをダウンロードできるリンク）や、受信者のみが使用できるリンク、あるいは一度だけ有効なリンクを送信できるサービスもあります。
Windows Live Meshを除くこれらのサービスはすべて、ファイルの古いバージョンを保存します。ただし、保存するバージョンの数や、古いファイルをストレージ容量にカウントする方法はサービスによって異なります。ほとんどのサービスでは、誰がファイルを変更したかを追跡します。グループでファイルを共有する場合、古いバージョンを取得できることは特に重要です。使用したファイルのローカルバックアップがある場合もありますが、クラウドベースのツールは変更をより頻繁に保存するため、以前のバージョンを簡単に取得できます。
サーバー侵入、暗号化プロトコルの脆弱性、中間者攻撃といった脅威が蔓延する現代において、ビジネスユーザー向けのオンラインストレージサービスは、保存時だけでなく転送中のデータも保護する必要があります。Microsoftは、他のサービスに比べてセキュリティ対策に関する情報提供が少ないのが現状です。
もし企業があなたのデータを紛失したらどうなるでしょうか？これは当然の懸念です。つい最近、Googleは数十万ものGmailアカウントを一時的に削除し、すべてを復元するまでに数日かかりました。SyncplicityやDropboxなどの一部のサービスは、ファイルの取り扱いについて、他のサービスよりも詳細な情報を提供しています。
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事業計画
これらのサービスはすべて個人向けプランを提供しており、ビジネス用途には十分な機能を備えているかもしれません。Live Meshを除くすべてのサービスには、グループで特に便利な追加機能も用意されています。ビジネスアカウントには通常、複数のユーザーを管理するためのツールが用意されており、アカウントを作成して権限を割り当てたり、複数のファイルに新規ユーザーを一括で割り当てたり、アクセスを取り消したり、アカウント外のユーザーを招待したりといった操作が可能です。ビジネスプランによっては、ユーザーごとに個別の容量を割り当てるのではなく、プランの全メンバーが利用できるストレージプールを提供している場合もあります（Googleはそうではありません）。
多数のクライアント、顧客、ベンダーと連携している場合は、共有ストレージをどのプロジェクトが使用しているかに関係なく、アカウントを自分で管理できるため、個人アカウントの方が合理的でしょう。幸いなことに、ほとんどのサービスでは、ストレージ容量が制限された無料の個人アカウントや、ビジネス向けサービスの14日間または30日間のトライアルを提供しており、試してみることができます。
Box.netは、ビジネス向けサービスの中では明らかに勝者です。アカウントグループに対してITスタイルの制御と管理を提供します。他のほとんどのサービスでは、ビジネスアカウントは固定されています。
価格
今回調査した4つのサービス（Box.net、Dropbox、SugarSync、Syncplicity）のユーザー1人あたりの料金は、驚くほど近いものでした。SugarSyncは1ユーザーあたり月額10ドルで最も安く、Dropboxは最初の5ユーザーまで13.25ドル、追加ユーザーは約10ドルで中間価格です。Box.netとSyncplicityは15ドルで、この価格帯の上限となっています。Dropboxは年間サブスクリプションのみで、柔軟性が大幅に低下しています。一方、SugarSyncは年間支払いで16%の割引が適用されます。
各サービスが提供するストレージ容量は大きく異なります。Box.netの3ユーザー向けスタータープランには、500GBのプールストレージ（各ユーザー167GB）が含まれますが、追加購入はできません。Syncplicityはストレージ容量が最も少なく、追加ストレージの料金も最も高くなっています。最初の3ユーザーで50GBを共有し、追加10GBごとに月額10ドルかかります。これはBox.netやDropboxとは比べ物にならないほど高額です。
SugarSync は Box.net や Dropbox と比べても高価で、3 ユーザー スターター プランでは 100 GB (ユーザーあたり 33 GB) しか提供されておらず、追加の 100 GB ごとに月額 30 ドルが課金されます。これは Dropbox のほぼ 2 倍です。
Dropboxのスタータープラン（5ユーザー）には70GBしか含まれておらず、100GB単位で月額17ドル（年間200ドル）の追加料金がかかります。ただし、Dropboxは削除されたファイルやファイルの古いバージョンをこれらのストレージ容量にカウントしません。そのため、修正の頻度によっては、Dropboxと他のサービス（バージョンや削除されたファイルも容量に含めることが多い）の必要なストレージ容量に大きな差が生じる可能性があります。
Windows Live Meshは無料なので、他の4つとは一線を画しています。しかし、他の4つにはないストレージやユーザーアップグレードといった機能は備えていません。
社外の人とこれらのサービスを使用する場合は、相手に料金を支払うよう説得する必要があります。そうでない場合は、あなたが支払いを負担する必要があります。
結論
ファイルへの集中管理ときめ細かなアクセスを求める、真剣なビジネスユーザーにとって、Box.netのビジネスアカウントは、今回調査したサービスの中では断然の選択肢です。残念ながら、Macクライアントのリリースを待たなければなりません。
シンプルさとコストパフォーマンスの観点から言えば、Dropboxを選びます。同期するフォルダが1つだけで、オプションも分かりやすいので、ファイルやフォルダへの細かい権限設定が不要な限り、共同作業が簡単です。LAN同期機能は、共同作業者が全員同じネットワーク上にいる場合に特に便利です。古いバージョンや削除されたファイルはストレージ容量にカウントされないため、頻繁に修正される大容量のプロジェクトファイルを保存するのに特に適しています。ビジネス市場で競争力を維持するには、このサービスにはまだ道のりが長いと言わざるを得ません。より柔軟なアカウント規約と、ビジネスユーザー向けのトライアルメンバーシップのようなものを用意する必要があります。
Googleドキュメントの同時編集機能と優れたWebアプリインターフェースは素晴らしいものですが、Macや他のデバイスでファイルを同期する必要がなければなおさらです。企業によっては、Syncplicityなどの別のサービスを使ってGoogleドキュメントのデスクトップ同期を有効にし、Webインターフェースを主な編集・共同作業の手段として使うことが、コスト、機能、そしてリーチのバランスの面で最適な選択肢となるかもしれません。
どのサービスを選ぶにしても、重要なのは、プロジェクトメンバー全員がファイル管理に費やす時間を削減し、その時間を生産的な作業に振り向けることです。共同作業用のクラウドストレージは、プロジェクトメンバーが現実に集中できるようにし、魔法のような作業は彼らの頭上で起こるようにします。
Glenn Fleishman 氏は、Macworld のシニア寄稿者であり、Economist のBabbageブログに定期的に寄稿しており、 Take Controlシリーズの電子書籍を多数執筆しています。
