公共の場や大規模なオフィスにある共有プリンターで機密情報を印刷するのはリスクを伴いますが、いくつかの技術を活用することでリスクの大部分を軽減できます。オフィスや自宅のネットワークでの使用であれば、プリンタードライバーによる保護が提供されます。学校や公共図書館、大学のコンピュータラボ、印刷所などの公共の場では、リスク軽減は各機関がセキュリティ強化のために講じる対策に大きく左右されます。
安全なネットワーク印刷
一部のネットワークプリンターでは、プライベート印刷ジョブを送信できます。Brother、Xerox、HPなどのメーカーは、この機能を備えたモデルを製造しています。プライベート印刷を使用するには、印刷ジョブの送信時に4桁のPINを入力し、プリンターに到着したらプリンターの10桁のキーパッドで再度PINを入力する必要があります。機種によっては、正しいユーザー名とドキュメント名も入力する必要があります。プライベート印刷ジョブが完了すると、プリンターはすぐにメモリからジョブを削除します。
各ブランドおよび各モデルのプリンタードライバーは、それぞれ独自の方法でこのタスクを実行します。ほとんどのモデルでは、プライベートジョブの送信は、通常の印刷ジョブと同じ方法で開始されます（ファイル、印刷、またはCtrl + P）。京セラのKM-5050 KX（下の図で使用）では、プライベートプリントにチェックを入れると、4桁のPIN（アクセスコード）と名前の入力を求められます。
公共印刷
多くの学術機関や公共図書館では、Pharos Systems社製のソフトウェアを使用しています。このソフトウェアは、印刷ごとに課金したり、学生による無料印刷の権利の濫用を防止したりします。これらの機能を利用することで、安全に印刷できます。一般的な学校や図書館では、印刷前に学生IDまたは図書館カード番号をプリンターに入力する必要があります。システムで料金が発生する場合は、印刷前に料金を支払う必要があります。これらの手順により、プリンターの前に立っている間だけ文書が印刷されます。
顧客にコンピュータ時間を貸し出す小売印刷業者は、一般的にセキュリティ保護された印刷サービスを提供していません。しかし、FedEx Officeの担当者は、すべてのプリンターがレンタルコンピュータに直接接続されているか、またはレンタルコンピュータから見える場所に設置されているため、自社の店舗ではセキュリティ対策は不要だと述べています。
