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Googleドキュメントで変更を追跡する方法

Googleドキュメントで変更を追跡する方法
Googleドキュメントで変更を追跡する方法

ドキュメントの変更内容を記録しておくと便利な場合があります。例えば、編集内容を簡単に取り消したい場合などです。最近では複数の人が1つの共有ファイルで作業することが一般的になり、誰が提案したかがわかるため、変更内容について議論しやすくなります。

視覚的な結果は、かつて物理的な紙に変更内容を記していた方法に似ています。例えば、セクションを削除すると、別の色の取り消し線が引かれます。

この履歴の表示を可能にするために、ほとんどのテキストエディタには変更履歴の追跡機能が備わっています。Googleドキュメント版は「提案モード」と呼ばれています。シンプルですぐに使い始めることができ、合理化されたオプションセットは使いこなしやすいです。

Googleドキュメントで変更履歴を追跡する方法

他のテキストエディタとは異なり、Googleドキュメントでは「提案モード」は「編集」メニュー「ツール」メニューには含まれていません。代わりに、画面の右上を見てください。青い「共有」ボタンとアカウントのアバターが表示されているエリアの下に、鉛筆アイコンと「編集中」という文字が表示された水色のドロップダウンメニューがあります。(ウィンドウが小さい場合は、青い鉛筆アイコンだけが表示される場合があります。)

Google ドキュメントの編集、提案、表示モードのドロップダウン メニュー

PCワールド

デフォルトでは、すべてのドキュメントは編集モードで起動します。編集モードでは、変更内容はすぐにファイルに反映されます。ドロップダウンメニューをクリックすると、提案モードに切り替わります。

これで、すべての変更(書式設定、削除、挿入など)が明確な色でマークされ、ドキュメントの右側にコメントボックスが表示されます。Google ドキュメントでは、変更履歴に対してより共同作業的なアプローチを採用しているため、それぞれのコメントで特定の編集内容について継続的に議論することができます。

Google ドキュメントで他のユーザーを提案に招待する方法

Google ドキュメントのコメントモードでの共有
コメント投稿者権限で共有すると、投稿者は提案モードのままになります。

PCワールド

ドキュメントを編集するには、共有する必要があります。まず、「ファイル」>「共有」を選択するか、右上の青い「共有」ボタンをクリックします。次に、相手のメールアドレスを入力して共有リストに追加します。

名前の横に権限のドロップダウンメニューが表示されます。デフォルトは編集モードなので、提案モードに切り替えるには、メニューから「コメント」を選択します。既に編集モードでドキュメントを共有している場合は、共有メニューを再度開きます。権限ドロップダウンをクリックし、提案モードに変更して「保存」をクリックします。

提案テキストを更新する方法

前述の通り、ドキュメントへの変更は異なる色で表示されます。後から通常通り、好きなだけ編集できます。ただし、自分の提案したテキストに変更を加えても、他のユーザーのテキストを編集している場合にのみ反映されますのでご注意ください。

提案されたテキストを受け入れるか拒否するか

編集モードと提案モードを切り替えても、変更内容が自動的に承認または拒否されるわけではありません。最終版のドキュメントに更新内容が反映されるよう、手動で確認する必要があります。

個々の変更を承認または拒否するには、コメントボックスをクリックします。変更を承認する場合はチェックマークアイコンをクリックし、拒否する場合はXアイコンをクリックします。

すべての変更を承認または拒否したい段階に達した場合は、「ツール」>「提案された編集内容を確認」に移動することで、簡単に変更できます。ウィンドウの右上に白いポップアップボックスが表示されます。「すべて承認」または「すべて拒否」ボタンをクリックします。すべての変更を承認する前に、ポップアップボックスの上下矢印を使用して個々の編集内容を確認し、統合する内容であることを確認できます。

誤って間違ったボタンを押してしまった場合は、キーボードの CTRL + Z キーを押すか、[編集] > [元に戻す]に移動して、間違ったクリックを元に戻すことができます。

Google ドキュメントのレビューの編集候補ボックス
すべての変更を受け入れる(またはすべてを拒否する)唯一の方法は、このポップアップ インターフェイスを使用することです。

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元の文書を閲覧する方法

Googleドキュメントの表示モード

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すべての提案が反映される前の、最初のテキストがどのようなものだったかを確認したい場合があります。共有ボタンの下にあるドロップダウンメニューから「表示モード」を選択すれば、すぐに確認できます。Googleドキュメントでは、このモードは最終的な文書を読むことができるモードと説明されています。これは、提案されたテキストは変更が承認されるまでファイルの一部とは見なされないためです。

別の方法として、「ツール」>「編集の提案を確認」に移動する方法もあります。画面の右上に表示される白いポップアップボックスで、ドロップダウンメニューから「すべて拒否」を選択してプレビューします。

すべての編集提案が承認された状態でドキュメントをプレビューする方法

Google ドキュメント プレビューの「すべて承認」の提案

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特に編集が乱暴になり、最終結果がわかりにくい場合は、すべての提案が最終ファイルの一部として受け入れられた場合のドキュメントの外観を確認したい場合があります。

[ツール] > [編集の提案を確認]に移動して、右上に白いポップアップ ボックスを表示し、右上にある白いポップアップ ボックス内のドロップダウン メニューから[すべて承認] をプレビューを選択します。

GoogleドキュメントとMicrosoft Wordの変更履歴の比較

Google ドキュメントの提案モードは、Microsoft Word の Web 版に似ていますが、いくつかの重要な違いがあります。

  • Googleドキュメントの「提案」モードは、ドキュメントを編集している全員に適用されます。Microsoft Wordのウェブ版では、全員の変更履歴を追跡するか、自分だけの変更履歴を追跡するかを選択できます。
  • Google ドキュメントの表示モードでは、提案された変更が一切反映されていないドキュメントが表示されます。Microsoft Word のオンライン版では、同じモードでは、すべての変更が反映されたドキュメントのプレビューが表示されます。
  • Googleドキュメントでは、提案が反映されていない元のテキストを表示できます。Microsoft Wordオンライン版にはそのような表示機能は存在しないようです。
  • Microsoft Word の Web バージョンでは、すべての変更を一度に承認または拒否することはできません。
Microsoft Word のデスクトップ版の変更履歴の記録
Web ベースのテキスト エディターと比較すると、デスクトップ バージョンの Word では、変更を追跡する際により多くの機能が提供されます。

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Google ドキュメントと Microsoft Word のデスクトップ版を比較すると、後者は変更を追跡する際により多くの機能を提供します。

  • 変更履歴をオンにした状態でドキュメントを編集できますが、マークアップは表示されません。(基本的に、すべての変更内容がプレビュー表示されます)
  • 簡素化されたマークアップビュー
  • すべての変更を合理化された形式で表示するレビューパネル
  • 特定の種類の変更(さまざまな書式、テキストの変更など)のみを表示する機能(他の変更は一時的に非表示にすることができます)

デスクトップ版の Microsoft Word と同等の精度が必要な場合は、無料の代替手段として LibreOffice をダウンロードすることを検討してください。

Otpoo

Health writer and researcher with expertise in evidence-based medicine and healthcare information.