Googleは、複数のユーザーが1つのGmailアカウントにアクセスできる新機能「Gmail委任」を発表しました。Gmail委任はビジネスに特化した機能ではなく、家族で1つのメールアカウントを共有している場合などに便利です。しかし、その共同作業的な機能は、Microsoft Outlookの不具合だらけのサドルバッグから脱却し、Gmailをメールシステムとして導入したい企業に最適です。
Gmail の委任の仕組みと、それが Outlook を永久に捨て去るもう一つの完璧な言い訳となる理由について説明します。
Gmailの委任を設定する方法
Gmailの委任（以前はGoogle Appsユーザーのみ対象）は簡単に設定できます。「設定」>「アカウント」に移動し、「アカウントへのアクセスを許可」を選択してください。
「追加したアカウントには、アクセスを承認または拒否するためのリンクが記載された確認メールが届きます。アカウントが承認すると、Gmailの右上隅にあるメールアドレスの横に小さな下矢印が表示され、アカウントを切り替えることができます」と、ハリ・ニドゥモル氏はGoogleのブログで説明しています。
追加されたアカウントはそれぞれ別のブラウザタブまたはウィンドウで開くため、マルチタスクをスムーズに実行できます。セキュリティ面では、代理人はあなたの受信トレイの閲覧と代理メッセージへの返信のみが可能です。gChatへのアクセス、パスワードの変更、その他のアカウント設定の変更はできません。もし、意地悪な事務員が同僚にLOL Catsのスパムメールを送ってくるのではないかと心配しているなら、ご安心ください。メールの受信者には、メッセージがあなたではなく代理で送信されたことが通知されます。
Gmail 委任の確立に関するビデオはこちらをご覧ください:
それではまた、Outlook
Gmail がより強力になり、企業にとって使いやすくなるにつれて、企業が Microsoft の使い古された Outlookに固執する理由はますます少なくなります。
使い慣れた機能を損なうことなく、OutlookとGmailを連携させるシンプルな手順が数多くあります。Outlookとの連携に不安を抱いたり、Googleのクラウド依存に懸念を抱いたりする人もいるかもしれませんが、Gmailはオフラインで使用できるだけでなく、パソコンのハードドライブ（またはクラウド）にバックアップすることも可能です。
今こそ Outlook に永遠に別れを告げる時なのかもしれません。
